Melhores ferramentas para o trabalho remoto

Cada vez mais o trabalho remoto é uma boa opção para empresas e diferentes trabalhos.

Em tempos de quarentena, como estamos vivenciando agora, não é bem opção, então é ainda mais importante o conhecimento das melhores ferramentas para o trabalho remoto.

Em geral quem trabalha de casa – ou cafés, coworkings, etc – tem mais tempo, produtividade e gera mais resultados.

Seja você freelancer ou trabalha diretamente para uma empresa, o trabalho remoto costuma ser bem diferente de estar fisicamente próximo de clientes ou colegas de trabalho.

E muitas dessas diferenças podem ser desafiadoras.

Eu já trabalho remotamente desde 2011 e quero compartilhar com você nesse artigo quais são as ferramentas e aplicativos que mais me ajudaram e ajudam a ser efetivo no trabalho remoto.

A grande maioria das recomendações são 100% gratuitas.

Comunicação

Uma das principais necessidades de quem trabalha remotamente é a comunicação com outras pessoas.

Fazer reuniões tanto em grupo quanto com outro indivíduo ainda hoje pode ser incrivelmente complicado pois muitos dos serviços mais tradicionais ainda são ruins e difíceis de usar. Quem nunca entrou numa videoconferência e não conseguiu fazer a câmera ou microfone funcionar?

Pensando nisso, minha sugestão é utilizar os seguintes:

Whereby

O Whereby é possivelmente o serviço mais simples e funcional disponível atualmente de forma gratuita para fazer videoconferências.

Saiba mais: Análise completa do Whereby

Com ele basta você criar um link pessoal ou da sua empresa – ex: whereby.com/SeuNome – e compartilhar esse link com quem deseja conversar.

A simplicidade de somente ser necessário copiar um link e mandar para outra pessoa faz com que ninguém precise instalar nada no computador nem se preocupar muito com configurações. Inclusive, é possível compartilhar a tela do computador.

Em sua versão gratuita, há uma limitação de número de pessoas de uma só vez na mesma sala.

Recomendação:

• Conversas com até 4 pessoas
• Reuniões rápidas
• Entrevistas

Zoom

O Zoom é um dos melhores softwares de videoconferência disponíveis. Com ele você consegue fazer videoconferências e reuniões com centenas de pessoas online ao mesmo tempo, gerenciar sub-salas, controlar quem pode ou não falar e muitas outras funcionalidades.

A sua versão paga, naturalmente, possui muito mais funcionalidades e limites mais altos de participantes. No entanto, mesmo em sua versão gratuita é possível já ter um número grande de pessoas, mas por um tempo limitado para cada reunião.

Para conversas com uma única outra pessoa, o tempo no gratuito é ilimitado.

Ele funciona de forma similar ao whereby, no entanto ao você enviar o link para os participantes eles precisam baixar um programa no computador ou celular para funcionar corretamente.

Isso é um pouco mais de atrito, então é melhor quando todos da empresa ou instituição já estão familiarizados e com o software instalado.

Recomendação:

• Grandes reuniões
• Conversas individuais com pessoas da sua empresa ou instituição
• Webinários
• Apresentações

Slack

Se na sua empresa ou instituição não há um padrão claro para comunicação, é bem provável que hoje está usando uma mistura de WhatsApp, Telegram, E-mail, Telefone e outros.

O que isso gera é uma completa desorganização e dificuldade de saber onde foi dito o que para quem.

Para resolver esse problema, a recomendação é o uso de um software como o Slack.

Com ele, você concentra toda a comunicação da sua equipe em um só lugar. Há a necessidade da mudança da cultura do E-mail e WhatsApp, em especial, para que todas conversas aconteçam diretamente na ferraenta.

Você pode dividir conversas em texto por assuntos, ter diálogos individuais, grupos, ligações e mais um monte de coisa legal.

Recomendação:

• Empresas de todos os tamanhos
• Times provisórios para um projeto específico
• Grupos de discussão informais

Calendly

Se marcar reuniões e achar horários bons já é algo chato com pessoas ao vivo, online é ainda pior.

Muitas vezes é aquele vai e vem que nos toma tempo.

Para resolver isso, o Calendly é uma aplicação muito interessante. Com ela você conecta seu calendário e disponibiliza alguns horários na sua agenda que está disponível para ter reuniões.

Saiba mais: Análise completa do Calendly

Já com a ferramenta configurada e os horários definidos, você só precisa mandar um link para quem quer marcar uma reunião. A pessoa entra no link, seleciona o melhor horário para ela com base na sua disponibilidade e depois sua agenda – tipo Google Calendar – é atualizada automaticamente com a reunião.

Recomendação:

• Profissionais autônomos e freelancers
• Reuniões individuais
• Conversa com clientes

Gestão de Documentos e Arquivos

Outra necessidade importante ao trabalhar online é a de gestão de arquivos e documentos.

Lidamos com planilhas, textos, imagens, vídeos e muitos outros tipos de informação e dados todos os dias. Por isso, ter uma forma de tanto organizar isso quanto compartilhar com outros é importante.

Existem centenas de maneiras diferentes, mas vou compartilhar as que eu mais uso e confio.

Google Drive

O gigante Google Drive naturalmente aqui é a primeira opção para uma série de coisas:

• Documentos em texto
• Planilhas
• Apresentações
• Vídeos
• Imagens

O legal aqui é que você pode subir todos os seus arquivos para o Drive e acessar de qualquer lugar. Ao mesmo tempo, você pode compartilhar cada arquivo ou pasta com pessoas diferentes e todas as atualizações são sincronizadas.

Você pode utilizá-lo gratuitamente, mas se quiser passar do limite de 15gb precisará adquirir um plano pago. Eles não são muito caros e variam de acordo com a quantidade de espaço que precisa contratar.

Recomendação:

• Indivíduos
• Empresas de todo porte
• Trabalho em equipe

WeTransfer

Mesmo o Google Drive sendo uma ferramenta incrível, a sua versão gratuita só lhe permite armazenar 15gb. Então para alguns tipos de arquivos acaba sendo um pouco complicado se você quiser manter os custos mais baixos.

A solução é o WeTransfer. Com ele você consegue subir arquivos de até 2gb por vêz e enviar para outras pessoas.

O sistema gera um link para que você possa compartilhar e pedir pra quem precisar baixar o arquivo. Na sua versão gratuita, os links tem um tempo de duração limitado em alguns poucos dias, então é importante pedir para as pessoas baixarem antes que expire.

Recomendação:

• Envio de arquivos grandes – ex: vídeos

Chrome Remote Desktop

Essa ferramenta, também da Google, é muito boa para acessar um computador remotamente. Isto é, você contra um outro computador através do seu próprio.

Se você tem um computador no escritório que há coisas que só podem ser feitas por lá, pode acessá-lo da sua própria casa com essa ferramenta.

Um outro uso legal é você ajudar alguém da sua equipe ou família a realizar alguma tarefa específica. Basta controlar os seus computadores.

Recomendação:

• Assistência
• Acessar computadores específicos remotamente

Gestão de Projetos

Se você trabalha sozinho ou em equipe, gestão de projetos é uma necessidade para uma boa produtividade.

Remotamente, gerenciar projetos de equipe pode ser desafiador no início, mas com essas ferramentas você conseguirá deixar as coisas bem simples.

Trello

O Trello já é uma ferramenta bem conhecida no mercado pela sua facilidade de usar e velocidade.

Com ele você pode criar painéis de projetos no estilo Kanban. Basicamente, você tem colunas que representam o estado de uma tarefa:

• A fazer
• Fazendo
• Feito

Para cada tarefa nessa lista/coluna você vai a arrastando à medida que a executa.

O conceito é simples, mas ajuda imensamente para a organização de pequenos ou grandes projetos.

Algo bom para o trabalho remoto é que você sempre sabe o estado que determinada tarefa está, mesmo que seja cada pessoa em sua casa trabalhando.

Recomendação:

• Pequenos e médios times
• Uso individual
• Projetos ágeis

Asana

O Asana é uma outra ferramenta muito legal para gestão de projetos. Diferentemente do Trello, aqui você tem uma gama muito maior de possibilidades com relação à gestão dos projetos.

Não só você tem a opção de organizar as tarefas em Kanban como de diversas outras maneiras.

O legal aqui é que a sua estrutura mais complexa possibilita grandes equipes e projetos serem melhor gerenciados.

Recomendação:

• Equipes médias e grandes
• Projetos robustos

Toggl

Dependendo do seu mercado, é possível que precise prestar contas para clientes ou empregadores.

O Toggl é uma ferramenta de gestão e contagem de tempo. O que ele faz é te dar uma ferramenta para marcar quanto tempo gasta com determinada tarefa.

Saiba mais: Análise completa do Toggl

Como freencer eu a utilizo para gerar relatórios para clientes que cobro por hora e até para minha própria organização de tempo. Meu autocontrole.

Recomendação:

• Relatório de horas para clientes
• Relatório para empregadores
• Autocontrole de tempo

Gestão de Tarefas e Informações

Diferentemente da gestão de projetos, há também a necessidade de fazermos a gestão de tarefas e informações ao trabalhar remotamente.

Em especial no caso das informações, o trabalho online exige uma atenção especial para a organização dos dados. Saber onde encontrar o que precisamos na hora certa ajuda demais no trabalho digital.

Todoist

A maneira mais direta de se organizar tarefas é com o Todoist. O sistema traz a simplicidade de uma lista de tarefas junto com funcionalidades importantes de classificação dessas tarefas e datas de entrega.

Seja para necessidades pessoais ou profissionais, ter uma lista como essa ajuda muito na organização geral da vida.

Saiba mais: Análise completa do Todoist

Algo que é interessante e bem específico para quem trabalha em casa é que tendemos a misturar um pouco mais as coisas pessoas com as profissionais. Por isso, ter um sistema como esse que nos mostra tudo no mesmo lugar é vantajoso.

Recomendação:

• Uso pessoal
• Organização de tarefas pessoais e profissionais
• Pequenos projetos

Notion

Se há uma ferramenta poderosa que vai te ajudar em várias áreas de organização do seu trabalho remoto é a ferramenta Notion.

É um pouco complicado descrever com poucas palavras o que o Notion é, mas pense como uma solução de criação de páginas em uma estrutura hierárquica.

Isto é, você cria página que podem ter páginas dentro delas.

No entanto, o mais interessante é que dentro das páginas você pode colocar uma variedade imensa de conteúdos. Dos mais comuns, como:

• Textos
• Imagens
• Vídeos
• Listas

A itens mais diferentes como:

• Bancos de dados
• Tabelas
• Kanban
• Galerias

Você pode a utilizar tanto sozinho(a) quanto em time compartilhando as páginas.

Saiba mais: Análise completa do Notion

Bônus: Como fazer um planejamento semanal com o Notion

Recomendação:

• Uso em times
• Uso individual
• Organização de procedimentos
• Wiki
• Gestão de projetos
• Documentação
• Listas

Miro

Uma outra ferramenta que pode ser usada colaborativamente ou sozinho, Miro é a versão moderna do quadro branco.

Com essa ferramenta, você tem acesso a um painel em branco gigantesco e várias ferramentas para criar:

• Diagramas
• Fluxos
• Mapas mentais
• Brainstorm
• Desenhos

Basicamente tudo que você pode fazer num quadro branco você de alguma forma consegue reproduzir no Miro.

Saiba mais: Análise completa do Miro

Uma ideia legal é na fase de planejamento e brainstorm de uma equipe abrir um quadro no Miro juntamente com uma conversa pelo Zoom.

Assim, vocês conseguem fazer o planejamento completo de um novo projeto 100% online.

Recomendação:

• Planejamento
• Bom para times
• Organização de fluxos
• Criatividade

Treinamento e Vídeos

Quando estamos num escritório, frequentemente somos chamados (ou chamamos) outros para ensinar alguma coisa.

“Pode vir aqui me ensinar como configurar esse e-mail?”

Algo assim.

No ambiente online há um pouco mais e fricção pois precisamos ver se a pessoa está online e disponível, abrir uma videoconferência, compartilhar a tela e explicar.

Para fazer esse tipo de assistência e treinamento, é legal ter uma ferramenta mais simples.

Loom

O Loom é uma ferramenta de gravação de tela. Um conceito simples, mas que para muitas pessoas é difícil de se fazer.

Com esse aplicativo, que você instala diretamente no seu navegador, você pode gravar sua tela, sua câmera e até fazer anotações na tela enquanto grava.

Saiba mais: Análise completa do Loom

Assim que aperta “Parar”, seu vídeo já é carregado automaticamente para a nuvem e fica disponível em uma página com um link único para enviar para as pessoas.

Recomendação:

• Treinamentos para clientes
• Onboarding e treinamento de funcionários
• Explicação de procedimentos

Burocracias e Segurança

Para realmente passar toda nossa vida profissional para o ambiente digital também temos que lembrar das burocracias e questões de segurança.

Contratos, contabilidade, privacidade e outras áreas similares fazem parte da vida profissional e podemos sim lidar com elas remotamente.

Clicksign

Se você tem que lidar com contratos, seja como freelancer e autônomo ou dentro da empresa que trabalha, provavelmente ainda usa contratos em papel assinados fisicamente e registrados em cartório, não é?

Pois há uma maneira mais simples e rápida, que é utilizando o Clicksign.

Resumidamente, você faz o upload de um contrato e envia para o e-mail de quem precisa assinar. Cada um acessa, informa seus dados e clica no botão de assinar.

Pronto.

Contrato assinado e juridicamente válido.

Recomendação:

• Freelancers e autônomos
• Empresas de pequeno e médio porte

Contabilizei

Outra necessidade de toda empresa é uma contabilidade. Me lembro quando era sócio de uma agência de marketing que tínhamos que pagar um motoboy todo mês para levar os documentos físicos para a contabilidade e depois buscar.

Uma perda de tempo e dinheiro.

Com a Contabilizei tudo é feito online, tem muito mais recursos e facilidades e ouso dizer que tem um atendimento melhor do que na sua contabilidade física.

Saiba mais: Análise completa da Contabilize

Recomendação:

• Autônomos e freelancers
• Pequenas e médias empresas

LastPass

Segurança é importante e, em conversas com meus clientes e parceiros, vejo que senhas fracas e fáceis são mais comuns do que imagina.

O LastPass é uma ferramenta que vai te ajudar a ter senhas fotes sem precisar lembrar delas.

Você tem uma senha “master” e o sistema preenche sozinho o login e senha para todos seus serviços.

Saiba mais: Análise completa do LastPass

Se você me perguntar a minha senha do meu e-mail, o que eu posso te dizer é que:

“Não sei”.

Ter esse tipo de segurança ao trabalhar remotamente é necessário, pois uma senha perdida pode significar muito trabalho perdido.

Recomendação:

• Todo mundo

Motivação

Um outro elemento curioso do o trabalho remoto é a motivação. Ou mais especificamente: a falta dela.

Estamos em casa e há simplesmente muita coisa para nos distrair.

Além disso, tem hora que o trabalho fica um pouco chato e o fato de estarmos sozinhos de alguma forma não favorece o ânimo para trabalhar.

Para isso, sugiro não só a ferramenta abaixo como alguns outros artigos:

• Automotivação: Desafios da autonomia
• 10 dicas para fazer seu trabalho remoto render
• Uma maratona solitária

Focusmate

Se você gosta de trabalhar com outras pessoa fisicamente próximas, então o Focusmate talvez seja a maneira mais similar de se ter isso trabalhando remoto.

Nessa ferramenta, você marca um horário que vai trabalhar focado e uma outra pessoa pode se juntar a esse momento de trabalho online com câmera junto com você.

No início da sessão você conversa rapidamente sobre quais são os objetivos que deseja atingir e aí fica ali uma hora em silêncio cada um no seu projeto – mas de alguma forma juntos com um mesmo objetivo.

É bem interessante e vale o teste.

Recomendação:

• Bom para momentos de maior foco
• Socializar mesmo que online

O futuro é remoto

Empresas, indivíduos e instituições estão cada vez mais compreendendo que o trabalho remoto é uma solução interessante.

Para nós que, por escolha ou não, estamos trabalhando de casa, temos a oportunidade de passar mais tempo com a família, ter o tempo antes gasto com transporte para fazer o que quisermos e ter mais liberdade.

Agora quero saber de você. Há alguma ferramenta que acha de que deveria estar na lista? Qual dessas ferramentas para trabalho remoto mais gostou? Me conta nos comentários.

Divirta-se!