As empresas e profissionais dependem do email para se comunicar com clientes e colegas. Muitas vezes, a correspondência envolve uma troca de mensagens. Quando isso acontece, os clientes de email geralmente agrupam a conversa em uma única sequência chamada de sequência de email ou cadeia de email.

A sequência de email é a melhor maneira de simplificar a correspondência e manter a consistência em vários emails. Elas permitem que os participantes rastreiem rapidamente o histórico de emails, mantenham a transparência mantendo todos informados e, o mais importante, minimizem a desordem na caixa de entrada.

As sequências de email podem ajudar a manter as comunicações empresariais organizadas, mas também têm suas desvantagens. Em primeiro lugar, a conversa pode se arrastar por muito tempo. Os participantes terão dificuldade em procurar emails específicos dentro da sequência quando isso acontece. Em segundo lugar, os participantes podem receber emails que não são importantes para eles, inundando suas caixas de entrada. Isso pode ser irritante para muitas pessoas.

Para obter o melhor das suas sequências de email, é essencial que você e todos os participantes trabalhem juntos para tornar as sequências mais significativas. Neste artigo, vamos explorar mais sobre as sequências de email e cinco melhores práticas que você pode utilizar para tornar as conversas mais eficientes.

O que é uma sequência de email?

Uma sequência de email é uma única conversa de email que contém uma série de mensagens e respostas. As correspondências por email são agrupadas em um email encadeado em vez de mostrar todos os emails individualmente. A sequência de emails é organizada automaticamente em ordem cronológica para garantir que a resposta mais recente esteja no topo.

Em uma sequência de email, todas as respostas são visíveis para todos os destinatários. No entanto, é possível excluir alguém em determinado momento usando a função “responder” em vez de “responder a todos”. As sequências de email permitem que você acompanhe toda a conversa que está ocorrendo entre você e outras pessoas no grupo. Isso facilita a referência a discussões anteriores ao trabalhar em um projeto ou lidar com clientes.

Ao usar sequências de email, é importante observar que nem todos os clientes de email as suportam. Isso significa que se o seu servidor de email ou o de outra pessoa não suportar encadeamento, você receberá cada resposta à sequência como um novo email em sua caixa de entrada. No entanto, os clientes mais amplamente utilizados, como o Gmail, Zoho Mail e Outlook, suportam a encadeamento de email. Ao iniciar sua própria empresa, como uma LLC ou uma startup, escolha um cliente que suporte a encadeamento de email.

Com isso em mente, vamos explorar algumas maneiras de tornar suas sequências de email valiosas.

5 melhores práticas para sequência de email

As sequências de email podem ajudar a simplificar as comunicações e o marketing. Elas garantem que os participantes não precisem preencher as caixas de entrada mencionando cada destinatário, permitindo que todos respondam à mensagem original. Isso pode facilitar o rastreamento e a responsabilidade.

Mas, com muitas pessoas na conversa e muitas mensagens sendo trocadas, o ambiente de comunicação pode facilmente se tornar confuso. Isso pode levar a uma sobrecarga da caixa de entrada e a uma menor produtividade. Para evitar isso, é importante estabelecer regras e implementar estratégias que promovam conversas de email saudáveis.

Você pode começar com estas cinco práticas:

  • Mantenha a sequência curta
  • Mantenha os emails na sequência relevantes
  • Seja formal
  • Utilize a etiqueta adequada de email
  • Estruture seus emails

1. Esforce-se para manter a sequência curta

As sequências de email podem facilmente se tornar incontroláveis se não soubermos como gerenciá-las. Você pode ficar preso em um ciclo interminável e muitas vezes sem sentido. Duas coisas geralmente tornam as sequências de email muito longas: algumas pessoas sendo vagas e outras utilizando a sequência como o único canal de comunicação.

Para manter suas sequências curtas, incentive todos a fornecer o máximo de informações possível em seus emails. Isso ajudará a resolver dúvidas e impedirá que outros participantes façam muitas perguntas que poderiam prolongar a conversa. Seu email deve ajudar o destinatário a tomar uma decisão imediata.

Por exemplo, se você está escrevendo para obter esclarecimentos, busque uma resposta direta sim ou não. Forneça ao destinatário todas as informações de que ele possa precisar. Isso garantirá que eles não precisem escrever novamente em busca de esclarecimentos.

Se você é a pessoa que busca esclarecimentos, certifique-se de abordar todas as suas preocupações em um único email, em vez de enviar três ou quatro emails diferentes. Isso garantirá que a outra parte responda a todas as suas perguntas em um único email. Sim, o email pode ser longo, mas pelo menos você não terá que sobrecarregar a sequência ou suas caixas de entrada.

Por fim, nem tudo precisa ser um email. Talvez você queira que tudo fique registrado, mas nem tudo precisa estar registrado. Discuta com os outros participantes para ver quais informações eles desejam que sejam registradas. Algumas pessoas não se importam em pular as formalidades, agradecimentos e aqueles emails intermináveis de “Obrigado pela atualização”.

2. Mantenha os emails na sequência relevantes (não fuja do assunto)

sequências de email intermináveis são desanimadoras e podem ser tão cansativas quanto emails indesejados. Uma das principais causas disso é desviar-se do assunto original. Isso leva a uma sequência cheia de emails irrelevantes, dificultando a localização de informações úteis. O resultado final é que os participantes fazem as mesmas perguntas sempre que desejam esclarecimentos ou ressuscitam discussões já encerradas.

A única maneira de evitar isso é estabelecer regras desde o início. Assim que criar sua sequência, informe aos participantes que eles devem discutir apenas informações relevantes ao assunto do email. Se eles tiverem outros assuntos que não se relacionem ao tópico, devem criar uma nova sequência ou dar continuidade a essas questões por meio de canais de comunicação diferentes.

Você também deve aplicar a mesma estratégia ao lidar com clientes. Provavelmente, você terá uma sequência de email em que você e um cliente discutem pagamento, envio ou garantia. Quando essa conversa terminar e você precisar fazer um acompanhamento em busca de feedback, é melhor iniciar uma nova sequência. No novo email, a introdução deve conter um resumo das discussões anteriores para atualizar o destinatário.

Você pode manter sua sequência de email relevante, eficiente e útil garantindo que ninguém fuja do assunto.

3. Seja formal

As sequências de email são um canal de comunicação empresarial essencial. Se você é um profissional que participa de qualquer sequência e deseja que seu email seja lido e considerado com credibilidade, é necessário torná-lo formal. O primeiro passo é manter a conversa por email relevante, mas não para por aí.

Para manter a formalidade em sua sequência, mantenha um tom profissional do início ao fim. Isso significa usar cumprimentos corretos, saudações de despedida e assinaturas de email adequadas. Mas, o mais importante, seu conteúdo deve ser formal. Evite enviar emails carregados de emoção que possam sobrecarregar a sequência.

Por exemplo, se você enviar um email com raiva, o destinatário pode se sentir desrespeitado e se concentrar em retaliar em vez de abordar o problema. Se você estiver muito empolgado, a sequência pode se transformar em uma sequência de celebração com muitas mensagens de parabéns. Em ambos os casos, informações relevantes acabam se perdendo na sequência.

Outra maneira de manter as coisas profissionais na sequência é usar corretamente os campos “CC” e “CCO”. Encaminhe suas mensagens apenas para pessoas que precisam vê-las.

Por fim, mantenha seus emails concisos, indo diretamente ao ponto. Isso não significa que você deva abusar de abreviações ou siglas. Use uma linguagem clara e escreva de forma que todos os participantes possam entender. Aquela piada interna com John do departamento financeiro? Evite-as.

4. Utilize a etiqueta adequada de email

As sequências de email, assim como qualquer outra forma de comunicação, possuem um conjunto de diretrizes que todos os participantes devem seguir para ter uma conversa saudável. Respeitar essas regras pode ajudar a evitar que a sequência saia do controle.

Alguns dos aspectos da etiqueta de email que você deve praticar na sequência incluem:

Responder a solicitações: Se você tiver mais de um destinatário na sequência e alguém solicitar uma confirmação ou feedback, é melhor fornecer a resposta o mais rápido possível. Isso evitará que eles tenham que escrever um novo email pedindo sua resposta. Mesmo que você não tenha uma resposta imediata, informe-os quando podem esperar uma atualização.

Alertar os destinatários sobre novas adições: Essa é uma cortesia comum a ser lembrada ao participar de qualquer sequência. Você pode precisar adicionar alguém novo à conversa de vez em quando. Quando isso acontecer, avise os destinatários. Mencione isso no início do seu email.

Dar instruções claras: Se você espera que os destinatários ajam após ler seu email, certifique-se de comunicar isso claramente. Isso é especialmente vital para negócios. Você precisa usar mensagens claras e diretas para converter ou guiar um cliente. Instruções claras reduzem conversas desnecessárias na sequência.

5. Estruture seus emails adequadamente

Ao escrever um email, seja pessoal ou profissional, é necessário torná-lo fácil de ler e percorrer para os destinatários. Você quer que seu email seja claro e envolvente. Isso só é possível estruturando corretamente seus emails.

Uma sequência de email adequada deve ter uma linha de assunto que chame a atenção, saudações, corpo do email, saudações de despedida e uma assinatura. Você deve separar essas cinco partes em parágrafos para tornar o conteúdo do email fácil de ser compreendido, mesmo que o email seja uma única frase.

Considere manter os parágrafos do seu email curtos e comece com as informações mais úteis. Se estiver escrevendo um email detalhado, considere usar marcadores e listas numeradas. Isso ajuda o leitor a percorrer o email facilmente e entender melhor sua visão.

Por fim, antes de enviar qualquer email, leia-o para garantir que seja compreensível e esteja livre de erros.

Torne sua sequência de email útil

As sequências de email são uma maneira poderosa de organizar e ter conversas fluidas. No entanto, é fácil desviar-se do objetivo original, especialmente quando transformamos uma sequência em um bate-papo com respostas de uma única palavra. No entanto, estabelecendo regras, sendo relevante e observando a cortesia comum, você pode tornar suas sequências de email úteis.

Para obter o melhor de sua sequência de email, é necessário que todos os participantes trabalhem juntos. Será necessário ser mais flexível até que todos estejam na mesma página.

Por fim, considere utilizar todos os recursos oferecidos pelos clientes de email e ferramentas de marketing por email. Isso ajudará a agrupar as conversas e limpar sua caixa de entrada, filtrando o ruído.

Gostou dessas dicas de como usar e organizar melhor as sequências de e-mail? Me conta nos comentários.

Divirta-se!