Uma lista de tarefas infinita.

Se você é um freelancer, profissional autônomo ou empreendedor, provavelmente tem uma “TO-DO List” que simplesmente não tem fim.

Cobrar cliente, arrumar o site, emitir nota fiscal, organizar a casa, comprar um novo mouse, ligar pra mãe, meditar, fazer supermercado, mandar orçamento pro novo cliente, organizar lista de tarefas…

Talvez sua lista de afazeres seja mais ou menos assim. Tem coisa da empresa ou negócio freelancer, tem novos projetos, tem tarefas da casa, tem lembretes, estudos e até mesmo tarefas para se divertir. Outro dia coloquei na minha lista uma tarefa para assistir uma série do Netflix.

Quando terminamos uma tarefa, duas mais aparecem e essa é a vida que levamos pois somos profissionais que resolveram assumir a responsabilidade pelo nosso sucesso. E isso faz com que coisa pra fazer nunca seja um problema.

Não sei bem como é a sua lista ou se até mesmo você tem ou não uma lista de tarefas. Porém, esse artigo não é sobre organizar melhor sua lista ou mesmo falar para você ter uma lista. Parto do pressuposto que já tem uma.

Nota: Se você não tem uma lista, vai fazer uma. Sério. Entra no Todoist e começa a organizar suas tarefas pois vai ajudar demais na sua produtividade. Aí volta aqui nesse artigo :)

O que quero fazer aqui é uma reflexão sobre o que fazemos com essa lista e, mais profundamente, como priorizamos o que colocamos nela e o que fazemos cada dia.

Entendendo o desafio

Como mencionei acima, quem assume a responsabilidade pelo seu próprio sucesso acaba tendo muita coisa pra fazer. Assumimos vários papeis dentro de nossos negócios e temos que dar conta do recado pois dependemos do nosso sucesso para nos sustentar.

Para muitas pessoas isso significa trabalhar infinitamente e correr atrás de resolver todas as tarefas que aparecem na frente.

Se você já trabalha de forma independente, talvez se veja em um dia que trabalhou MUITO mas chegou de noite e você pensa: “Não sinto que fiz nada produtivo hoje”.

Já me vi - e ainda me vejo - nessa situação algumas vezes. Esse sentimento vem da dificuldade que temos de processar todas as oportunidades e possibilidades que a vida nos apresenta todos os dias.

Em um trabalho mais tradicional temos a figura do chefe ou gerente que nos diz o que fazer. Acabou o expediente, acabou (em teoria) o trabalho. No dia seguinte retomamos e a vida segue de forma mais linear. Temos sempre alguém para nos dizer o que é mais importante e o que pode ser deixado para depois. Mais do que isso, tempos um horário já determinado que é para trabalho e outro que é para questões pessoais.

Quando trabalhamos para nós mesmos, a variedade de categorias e de tipos de tarefas que devem ser feitas faz com que seja muito mais complicado entender o que realmente é importante. Imagine a situação:

  • É de manhã e você acabou de acordar.
  • Há um e-mail de um cliente pedindo para você fazer uma alteração no trabalho que enviou no dia anterior e ele está bastante ansioso para a finalização.
  • Ao mesmo tempo, você está sem comida na sua casa e precisa ir ao supermercado.
  • Além disso um amigo está muito triste e quer conversar com você.
  • Para completar, acabou de sair um episódio especial da série que você mais gosta de assistir.

O que você faz primeiro? Como temos flexibilidade de horário, em teoria podemos escolher qualquer uma dessas ações e a vida seguiria. Contudo, esse tipo de decisão do que priorizar e de como lidar com as expectativas dos outros drena nossa energia de um jeito impressionante.

Naturalmente tendemos a fazer as coisas que nos causam o maior senso de urgência, mas nem sempre essa urgência é mais importante. Talvez nessa situação acima eu priorizaria o amigo pois sou o tipo de pessoa que para tudo para atender a uma necessidade de entes queridos. Contudo, será que minha cabeça estaria realmente inteira na conversa com esse amigo? Ou estaria pensando no esporro que levaria do cliente ou na fome por não ter se alimentado. Ou na série que terminou o último episódio com uma grande revelação.

Parte da priorização também envolve entender também como vamos lidar com nossa própria concentração, foco e dedicação.

Como priorizar as tarefas

Essa série de artigos se chama “Desafios da Autonomia” e não “Resolvendo os Desafios da Autonomia”, então antes de entrar mais a fundo no assunto quero deixar claro que não existe nenhum tipo de solução perfeita que funciona para qualquer pessoa. O que explico abaixo parte da minha própria vivência, estudos e também pesquisas com outros profissionais que estão na mesma situação.

A matriz de prioridades

Priorizar tarefas e afazeres nada mais é do que entender que algo deve ser feito antes de outro algo. Porém, na minha visão isso inclui um processo mental de aceitação e confiança com a decisão tomada. Sem estar tranquilo com a decisão de priorizar algo, não poderemos estar plenos naquilo que estamos fazendo.

O jeito que acredito ser mais eficiente para entender o que priorizar é a partir da matriz de prioridades. Se você não conhece, deixo um link com mais informações, mas resumindo é uma forma de você organizar suas tarefas com base em dois fatores: Urgência e Importância.

A matriz funciona com um gráfico dividido em quatro partes. Dentro de cada parte adicionamos nossas tarefas as categorizando em seu nível de importância e urgência.

  • Se uma tarefa não é nem urgente nem importante, então podemos deixar para fazer depois ou até questionar se precisa de fato ser feita.
  • Se uma tarefa é urgente e não muito importante, talvez seja interessante delegar para outra pessoa fazer.
  • Se uma tarefa é importante mas não urgente, você pode decidir quando irá realizá-la.
  • Se uma tarefa é importante e urgente, faça imediatamente.

Só de colocar seus afazeres em um gráfico como esse já vai ajudar muito na sua clareza. Porém, poucas coisas na vida são tão simples quanto adicionar tarefas em caixas. Priorização vai muito além do que só entender a ordem que as coisas devem ser feitas.

Um erro muito comum é achar que tudo é importante. Aí vem alguém com a frase pronta para nos irritar: “Se tudo é importante, então nada é importante”.

Essa frase pronta é chata porque ela é verdade e bate lá no ego quando a gente ouve. Tendemos a achar que tudo que fazemos é importante e que os outros é que não entendem como é o nosso desespero.

Aproveitando o exemplo anterior, tem hora que o desespero de um amigo, a ansiedade de um cliente e nossas necessidades biológicas estarão em uma batalha interna para saber quem é mais importante ou urgente.

E é aí que entra uma outra reflexão importante.

O que é realmente importante

Já há alguns anos eu comecei a me fazer o seguinte questionamento:

_O que é realmente importante?

Esse questionamento surgiu quando me vi em uma situação em que abri mão de saúde, vida social e até de diversão pelo trabalho. Estava em uma situação em que conseguir mais um cliente ou mesmo a conquista de reconhecimento e fama estava como sendo as principais coisas da vida.

Felizmente eu sou o tipo de pessoa que demora anos para mudar depois que a ficha cai só por ego. Demorou alguns meses ou talvez um aninho, mas esse tipo de coisa a gente não entra muito em detalhe.

O questionamento do que é realmente importante na vida me fez tomar decisões de priorizações mais facilmente. As relações com pessoas queridas, minha relação comigo mesmo e até mesmo fazer o bem para o mundo pra mim vem antes do meu negócio profissional.

Isso significa que sou um profissional ruim? Muito pelo contrário! Exatamente por eu conseguir priorizar melhor, eu consigo também entregar o meu melhor no momento que estou dedicando ao trabalho.

Porém, eu vou sim falar - sempre com integridade e empatia - para um cliente ansioso que vou atrasar o trabalho caso seja necessário se algo mais importante e urgente aparecer no meu caminho.

E está tudo bem.

A busca por clareza

Não sei se percebeu mas eu deixei a palavra ‘clareza’ em negrito acima. Essa palavrinha resume o sentimento de maior tranquilidade com relação à priorização de nossas tarefas e até mesmo tranquilidade na vida.

Quando temos clareza da nossa situação, entendemos todas as variáveis e possibilidades que estão ao nosso redor e sabemos exatamente por onde ir. Devo fazer aqui uma menção honrosa ao Gabriel Goffi que me ajudou muito na insistência pela busca da clareza quando trabalhei com ele.

Todos esses exercícios de autoconhecimento, entendimento do que é importante, organização das tarefas e por aí vai tem, no fundo, uma busca pela clareza. É a busca pelo sentimento de confiança que o caminho que seguiremos é o melhor pois nossa razão e nosso coração estão alinhados nas decisões que temos que tomar.

Conclusão

Essa reflexão do que realmente é importante e também de como priorizar nossas tarefas é super importante para nos manter focados, felizes e fazendo nosso melhor trabalho.

Na minha cabeça, a ordem do que devemos fazer para alcançar mais clareza é o seguinte:

  1. Entender o que é mais importante
  2. Classificar nossas tarefas com a matriz de prioridades
  3. Organizar nossa lista de tarefas
  4. Agir com clareza

Da próxima vez que se sentir meio perdido em meio às milhões de coisas para fazer, lembre-se de que há maneiras de você priorizar, ficar tranquilo(a) e gerar clareza na vida.

Divirta-se!