Gosto muito de estudar e ensinar conceitos relacionados com organização, produtividade e maneiras de trabalhar em geral. No entanto, frequentemente me vejo comentando sobre ferramentas e estratégias que, apesar de excelentes, não funcionam tão bem quando não possuímos uma fundação sólida do básico desses conceitos.

Mas o que isso significa?

Bom, veja se essa história parece com algo que vivenciou:

“Estava procurando uma forma de me organizar e encontrei um vídeo com 10 dicas para ser uma pessoa mais organizada. Gastei 4 horas fazendo um painel no Notion, depois limpei meu espaço físico, criei tarefas para as próximas semanas e agora finalmente tenho minhas prioridades bem definidas.

Porém, três semanas depois eu comecei a esquecer de anotar minhas tarefas e passei a usar um bloco de notas. Agora já tem tanta coisa pra atualizar no meu sistema que não tenho mais o tempo para dedicar, prefiro ir vivendo numa organização apenas na minha cabeça. Só que agora estou vendo que acabei voltando para alguns padrões antigos. Não consigo fazer os hábitos que gostaria e estou com preguiça de começar novamente.”

Infelizmente essa é uma situação frequente das pessoas que desejam criar seus sistema de organização e produtividade.

Existem várias razões para isso, naturalmente. No entanto, em geral tem a ver com os seguintes tópicos, que são os elementos básicos da organização:

  • Organizar a organização
  • Entender como hábitos funcionam
  • Auto-cobrança

Vamos ver cada um desses em um pouco mais de detalhe.

Organizar a Organização

Cá entre nós, esse ponto pra mim é um dos que mais tenho resistência. Porém, é facilmente o que mais traz resultado para nos manter organizados e bem focados naquilo que é importante.

Aquela nossa primeira organização normalmente vem de uma catarse. Estamos exaustos e resolvemos ‘mudar de vida’. Aí gastamos horas vendo vídeos, estudando e tentando arrumar um jeito de nos organizar melhor.

Finalmente quando terminamos temos um caminho claro para seguir e a sensação é ótima.

Porém, a vida começa a ‘acontecer’ e rapidamente nos vemos deixando de anotar algumas coisas por ser mais rápido ou mesmo por que esquecemos. Depois de umas semanas, a quantidade de tarefas não categorizadas, projetos sem as devidas informações e notas espalhadas é tanta que começamos a nos questionar se todo aquele trabalho inicial de organização foi em vão.

Por isso que a organização da organização é tão importante. Pelo menos uma vez na semana é importante a gente dar uma geral na vida digital da mesma maneira que fazemos com nosso espaço físico.

Aproveitando a analogia, pensa só:

Em nossas casas temos tarefas que são diárias, outras semanais e outras é praticamente “quando necessário”, não é? Lavar louça é todo dia, passar pano na casa uma vez na semana e lavar cortinas mais esporadicamente.

Tudo isso faz parte pois, por mais que queiramos um lugar limpo, o nosso uso da casa faz com que as coisas fiquem fora do lugar e sujas.

A mesma coisa acontece no mundo digital. Recebemos uma tarefa urgente pelo whatsapp, ao mesmo tempo 10 novos e-mails chegam e mais 5 mensagens em redes sociais. Algumas coisas precisamos resolver na hora, outras são pra depois. Mas no final das contas estamos navegando em vários sistemas, sites e aplicativos o dia inteiro. Ficam bagunças espalhadas e informações soltas.

Por isso, precisamos também fazer uma limpeza digital. Umas todos os dias, outras de vez em quando.

Por exemplo, eu gosto de sempre finalizar o meu dia sem e-mails pendentes e também sem mensagens não respondidas no WhatsApp. Tem dia que não consigo, mas faço um esforço para não levar pendências de um dia para o outro.

Já no meu Notion, eu tenho também uma página chamada Inbox, onde adiciono informações, links e até tarefas rapidamente. Nesse caso, não limpo esse inbox todos os dias, mas procuro pelo menos uma vez na semana (ou no máximo uma vez ao mês) limpá-la. Em geral, não são coisas urgentes, então posso ter um pouco mais de tranquilidade para lidar com aquilo.

Então minha sugestão para você é que tome um pouco de tempo para sempre fazer a limpeza da sua vida digital. Revisar projetos, deletar aplicativos, limpar caixa de entrada dos emails, responder mensagens, etc.

Entender como os hábitos funcionam

Uma organização normalmente tem como princípio nos auxiliar a mudar a forma como lidamos com nossos dias. Isto é, depois de passar um tempo fazendo o que é mais cômodo, procrastinando e vivendo sem organização, damos uma chance para tentar uma vida em que agimos de acordo com nossas prioridades reais.

Porém, só montar seu sistema de organização significa garantir alguns dias apenas de empolgação para vivermos de outro jeito do que estamos acostumados.

O mais provável é que, para você viver no seu ideal organizado, precisará mudar dezenas de hábitos e até princípios da sua existência. E essa é uma mudança bem difícil que não será sustentada apenas por um pouco de empolgação.

Precisamos mudar hábitos.

Esse tópico, no entanto, é bastante complexo. O que seria difícil de explicar nesse post. Então minha sugestão é te recomendar dois livros:

Ambos valem a pena ser lidos e se complementam para te dar uma visão bem ampla de como pode se transformar em uma pessoa mais organizada de maneira relativamente simples.

Digo ‘relativamente’ porque não é fácil. Exige força de vontade e persistência. Mas o processo em si é bem simples.

Auto-cobrança

Por fim, quero comentar um pouco sobre auto-cobrança. O que acontece quando você se propõe a fazer algo e pouco tempo depois se vê falhando em seu objetivo?

Talvez um ou mais das possibilidades abaixo:

  • Fica bravo consigo mesmo(a)
  • Se acha incapaz
  • Fica desanimado(a)
  • Pensa em desistir
  • Tenta por culpa em algo externo

Tudo isso é natural, mas minha sugestão é tentar trabalhar um sentimento de amor consigo mesmo(a). Nos cobrar demais não é o caminho para a mudança. É o caminho para a frustração.

Provavelmente você vai ter momentos que não vai conseguir atingir seu objetivo ou seguir da maneira que planejou. É natural não só da nossa experiência humana íntima mas também da vida social a partir do momento que não temos controle.

Então olhar para nós com amor facilita a nossa volta para o caminho que desejamos.

“Poxa, não consegui me organizar essa semana. Bom, ta tudo bem! Eu só posso controlar o que vem daqui pra frente, então vou me propor novamente a seguir nesse caminho”.

Esse tipo de pensamento tende a funcionar muito melhor do que os acima mencionados – pelo menos para mim.

Conclusão

Meu intuito com esse texto é te passar um pouco daquilo que me ajudou e ainda me ajuda a seguir de forma mais organizada com minha vida. Eu gosto muito do tema e sei que é cada pessoa é diferente.

Espero que você siga feliz na sua busca por organização e se tiver dúvidas ou sugestões é só comentar abaixo.

Divirta-se!