Saber como você gasta seu tempo é uma coisa poderosa. Afinal, como diz o velho truísmo: “O que se mede, se administra”. Como freelancer, uso todos os chapéus do meu negócio – o que significa que tenho que guardar meu tempo com cuidado. Eu mantenho registros diligentes de quanto tempo cada projeto de cliente e tarefa de negócios me leva, para que eu possa evitar a cobrança insuficiente por projetos pesados ou sobrecarregar-me com o trabalho.
Mas mesmo que você não seja um empreendedor solo, há muitas razões para controlar seu tempo: desde o registro de horas faturáveis, para melhorar a produtividade pessoal, para simplificar seus processos de negócios. E os aplicativos de controle de tempo ajudam a tornar essa prática mais fácil, precisa e muito mais consistente.
Os melhores rastreadores de tempo têm um temporizador embutido e a capacidade de editar ou adicionar tempo manualmente. Eles permitem que você atribua registros de tempo a várias tarefas e projetos, e fornecem relatórios detalhados e até mesmo recursos de faturamento para transformar seu tempo rastreado em receita. Depois de considerar várias dezenas de ferramentas, encontrei os cinco melhores aplicativos de rastreamento de tempo para indivíduos e pequenas equipes.
O que torna o melhor software de controle de ponto?
Quando você sabe como gasta seu tempo, pode analisar suas tendências de trabalho e tomar decisões de negócios mais inteligentes. Quer esteja a trabalhar sozinho ou numa pequena equipa, o software de controlo de horas pode dar-lhe uma visão geral completa do seu trabalho diário, semanal, mensal e anual.
O que você faz com essas informações? Talvez o mais importante, o controle de tempo do projeto pode ajudá-lo a ser pago, permitindo que você se sinta confiante sobre suas faturas, em vez de tentar estimar quanto tempo você trabalhou após o fato. Se você faz parte de uma equipe, o controle de tempo pode ajudá-lo a responder à pergunta: “Em que você tem trabalhado este mês?”
Ao avaliar os melhores aplicativos de controle de tempo, considerei os seguintes critérios:
- Acompanhamento em tempo real. Quase todos os aplicativos de rastreamento de tempo permitem que você acompanhe em tempo real, o que significa que eles fornecem um relógio em execução que você inicia quando inicia uma tarefa e que você pode pausar ou parar quando terminar.
- A capacidade de editar o tempo controlado ou adicionar manualmente blocos de tempo. Os melhores aplicativos permitem que você corrija o tempo rastreado após o fato, como se você acidentalmente deixar um temporizador funcionando enquanto você tira para o almoço. Você deve ser capaz de editar o registro de tempo para subtrair quantos minutos você não estava trabalhando. Você também quer um aplicativo que permita que você insira um bloco de tempo post hoc no caso de você esquecer de iniciar um temporizador. Por exemplo, se o telefone tocar e você entrar em uma chamada de consultoria de 20 minutos, talvez você não inicie um temporizador, mas deseja registrar e faturar pelas horas trabalhadas.
- Recursos de relatório. Os aplicativos de controle de tempo mais poderosos oferecem painéis e relatórios que permitem que você divida o tempo gasto diariamente, semanalmente ou mensalmente por projeto, por pessoa ou por cliente.
- A capacidade de criar uma fatura ou exportar dados. Uma vez que você agrega todo o seu tempo gasto em seu trabalho, você tem que ser capaz de agir sobre ele. Todos esses aplicativos permitem que você crie faturas automaticamente a partir dos dados de controle de tempo armazenados no aplicativo ou exporte essas informações para PDFs, CSVs ou Planilhas Google para compartilhar com as pessoas certas.
- Vários pontos de acesso. As melhores ferramentas de controle de tempo tornam o início de um temporizador fácil e conveniente. Eles têm a versatilidade para permitir que você inicie um temporizador de onde for mais conveniente para você, seja seu navegador, um aplicativo de desktop ou seu dispositivo móvel.
O que não está incluído neste resumo
Aqui, nos concentramos especificamente em encontrar um rastreador de tempo para freelancers, indivíduos e pequenas equipes. Não consideramos o software de monitoramento de funcionários, que muitas vezes inclui algum tipo de controle de tempo. Incluímos duas ferramentas de rastreamento automatizado que monitoram as atividades dos usuários, mas os dados são apenas para os olhos de cada usuário. Com essas ferramentas, você escolhe a quantidade (se houver) de dados a ser compartilhada com seus supervisores.
Além disso, não incluímos aplicativos de gerenciamento de projetos, faturamento ou contabilidade que vêm com um complemento ou um rastreador de tempo integrado. Embora os relógios de controle de ponto possam ser muito úteis dentro dessas ferramentas, presumimos que se é isso que você precisa, provavelmente está comprando uma solução mais robusta.
Melhor aplicativo de rastreamento de tempo livre
Toggl Track (extensões para Android, iOS, Windows, macOS, Linux, Web e navegador)
Se você precisa de uma ferramenta de controle de tempo, mas não pode pagar por uma, você deve usar Toggl Track. A ferramenta de rastreamento de tempo tem um generoso nível gratuito de serviço que lhe dá acesso a todos os seus aplicativos (Android, iOS, Windows, macOS, Linux, Web e extensões de navegador) e inclui todas as funcionalidades principais que você esperaria em um aplicativo de rastreamento de tempo.
O Toggl Track funciona sem esforço, principalmente porque não pede muito de você quando você começa a cronometrar uma tarefa. Com muitos aplicativos de rastreamento de tempo, você precisa ter um cliente, projeto e tarefa inseridos em sua conta antes que o aplicativo permita que você acompanhe o tempo. Se você não fizer isso, você tem que deixar sua tarefa de lado por enquanto e inseri-los. Com o Toggl Track, você pode controlar seu tempo imediatamente, visualizar suas entradas de tempo rastreadas em um formato de grade ou calendário e se preocupar com os detalhes mais tarde.
Além disso, quando você usa o Toggl Track por meio da extensão do navegador Chrome ou Firefox, um botão de temporizador Toggl aparece em praticamente todos os aplicativos da Web que você possa imaginar, do Google Docs (e outros aplicativos do Google) ao Help Scout. Como você sempre vê o botão Toggl Track enquanto está trabalhando, você tem um lembrete contínuo para controlar seu tempo.
Toggl Track tem algumas das opções mais detalhadas que vi em um aplicativo de rastreamento de tempo. Por exemplo, na extensão Toggl Track Chrome, você pode iniciar e parar automaticamente o tempo de rastreamento com base no fato de o navegador estar aberto ou não. Ele também tem excelente detecção de ociosidade, o que ajuda a manter a alta precisão em seus registros. Quando o aplicativo detecta que seu computador ficou ocioso, mas um temporizador ainda está em execução, ele oferece maneiras de corrigir o bloco de tempo gravado. Dessa forma, se você for interrompido enquanto trabalha e for sugado para uma conversa de 20 minutos, o Toggl Track pode eliminar esses 20 minutos do seu registro. Toggl Track ainda tem uma configuração Pomodoro Technique, para que você possa trabalhar por um determinado período de tempo em um projeto que requer seu foco e, em seguida, fazer uma pequena pausa, tudo com lembretes simples como cronômetro.
Para ainda mais flexibilidade, use as integrações Zapier do Toggl Track para conectar o Toggl Track com seus aplicativos favoritos, para que você possa iniciar novas entradas de horário no Toggl Track quando os eventos do calendário começarem, adicionar novas entradas a uma planilha e muito mais.
Para quem o Toggl Track não é certo: Embora o plano gratuito seja simples e fácil de usar para controle de tempo básico e relatórios, se você quiser insights granulares sobre seu trabalho, relatórios salvos ou horas faturáveis, precisará atualizar para Premium para esses recursos. Para o seu dinheiro, outro aplicativo nesta lista provavelmente funcionaria melhor para você. E não há nenhum recurso de gerenciamento ou planejamento de tarefas, portanto, se você estiver procurando uma maneira de agendar e controlar a carga de trabalho da sua equipe, precisará procurar outro lugar.
Preços do Toggl Track: Gratuito para até cinco usuários; US$ 9/usuário/mês quando cobrado anualmente pelo plano Starter, que inclui arredondamento de tempo, taxas faturáveis, relatórios salvos e muito mais.
Melhor aplicativo de controle de tempo para integração com a ferramenta de gerenciamento de projetos da sua equipe
HourStack (Web, Chrome, Firefox, Microsoft Edge)
Se você está procurando um rastreador de tempo de projeto que se integre perfeitamente com sua ferramenta de gerenciamento de projeto favorita para ajudar sua equipe a planejar e controlar seu tempo, vale a pena explorar o HourStack.
Possivelmente a surpresa mais agradável durante o teste do meu aplicativo, o HourStack é um calendário de combinação elegante e fácil de usar e rastreador de tempo. O aplicativo tem integrações nativas com ferramentas populares de gerenciamento de projetos como Asana, Google Tasks, Trello, Todoist e até mesmo o Google Calendar. Ao se conectar a um desses aplicativos, você pode exibir suas tarefas de uma barra lateral no HourStack e arrastá-las e soltá-las diretamente no calendário do HourStack para agendar a carga de trabalho da equipe.
E a melhor parte? A integração funciona nos dois sentidos, para que você possa marcar tarefas concluídas a partir do HourStack e elas serão atualizadas em seu gerente de projeto. Como nerd de ferramentas de produtividade, fiquei impressionado e animado com esse recurso.
O poder do HourStack está em sua simplicidade. Não há perigo de ser sobrecarregado ou distraído com configurações ou interfaces complicadas. A página Calendário mostra as tarefas planejadas e permite agendar e registrar o tempo de trabalho. A página Relatórios, que pode ser filtrada por clientes, projetos e rótulos, exibe as horas agendadas versus registradas, juntamente com quantas tarefas você concluiu. E com as extensões de navegador para Chrome, Firefox e Microsoft Edge, você pode adicionar ou começar a controlar rapidamente o tempo do projeto sem precisar inserir uma tarefa ou projeto primeiro.
Se você precisar conectar o HourStack a uma ferramenta que não é suportada nativamente, você pode fazer suas próprias integrações do HourStack usando o Zapier. Conecte o HourStack a milhares de aplicativos, para que você possa coordenar seu controle de tempo da maneira que for mais útil.
Para quem o HourStack não é certo: Aqueles que querem um aplicativo para desktop e/ou celular. O HourStack funciona no seu navegador e através de extensões de navegador e, embora seja muito responsivo para dispositivos móveis, alguns usuários podem se sentir limitados pelos pontos de acesso limitados.
Preço do HourStack: $ 9 / mês para um usuário; $12/usuário/mês para equipes.
Melhor aplicativo de controle de tempo para rastreamento de tempo automatizado
Oportuno (Web, macOS, Windows, iOS, Android, Chrome, Firefox)
Os melhores aplicativos de controle de tempo tornam o mais indolor possível capturar um registro preciso de como você está gastando seu tempo. O que é mais indolor e preciso do que um rastreador de tempo automatizado?
Timely é um aplicativo de rastreamento de tempo relativamente novo da Memory AS que faz “Memórias” de cada software e site que você usa durante o dia. Em seguida, sempre que for conveniente, você pode arrastar e soltar essas Memórias em suas tarefas ou projetos atribuídos para criar um Quadro de Horários.
Se você faz parte de uma organização, uma ferramenta como essa pode parecer um pouco assustadora, mas o Timely não é um aplicativo de vigilância de funcionários. Todos os dados que ele coleta são privados para você, e somente você decide quanto compartilhar em seu Quadro de Horários. E se você não quiser que o aplicativo rastreie suas atividades em nenhum momento, você pode facilmente desativar o aplicativo na barra de menus.
A grande coisa sobre Timely é como é fácil começar a usá-lo. Depois de baixar o aplicativo para desktop, você será solicitado a se conectar ao seu calendário e/ou ferramentas de conferência para que o Timely possa incorporar suas reuniões à sua agenda de trabalho. Você também pode adicionar facilmente projetos, tarefas e clientes e configurar sua taxa horária para pessoas e projetos.
Depois, basta deixar o aplicativo funcionar em segundo plano. Não há necessidade de se lembrar de iniciar e parar um temporizador – basta passar alguns minutos no final do dia arrastando e soltando atividades em seus respectivos projetos em sua folha de ponto, e você terá uma contabilidade precisa e detalhada de como gastou seu tempo.
A Timely oferece relatórios muito detalhados e personalizados. Visualize facilmente horas não faturadas e relatórios para todo o espaço de trabalho ou apenas para um projeto específico. Você também pode criar modelos de relatório para exibições personalizadas, filtradas por clientes, projetos, pessoas, marcas ou equipes. Em seguida, quando chegar a hora de faturar, o Timely se conecta ao QuickBooks para criar faturas e enviá-las para o QuickBooks Online quando estiverem prontas para enviar.
E se você gosta de planejar com antecedência, a Timely também oferece um recurso de planejador de tarefas por US $ 5 adicionais por mês. Você pode planejar tarefas pelo cessionário ou pelo projeto. Em seguida, todos os dias, arraste e solte suas atividades em suas respectivas tarefas em seu Quadro de Horários para comparar o tempo planejado versus o tempo controlado para cada tarefa.
Para tirar o máximo proveito do aplicativo, você pode integrar o Timely com o Zapier. Conecte-se à Timely ao resto de sua pilha de tecnologia para agilizar processos como a criação de novos clientes ou projetos em tempo hábil.
Quem não é certo para: Usuários que não querem uma ferramenta de IA para rastrear todos os seus movimentos em seu computador. Além disso, se você fizer muito trabalho fora da tela, o Timely pode não ser o ajuste certo para você; Ele é focado principalmente em rastrear e categorizar o trabalho baseado em computador.
Preço oportuno: $ 8 / usuário / mês para o plano Starter (até 50 projetos e 3 equipes). O plano Premium é de US $ 14 / usuário / mês para projetos e equipes ilimitadas.
Melhor aplicativo de controle de tempo para visualizar o tempo de forma diferente
TrackingTime (Android, iOS, Windows, Mac, Web, Chrome, Firefox)
O TrackingTime é uma ferramenta colaborativa de controle de tempo que parece diferente de muitos outros aplicativos de rastreamento de tempo. Ele representa o tempo em blocos ou janelas, como se esse tempo de trabalho fosse um evento em seu calendário. Não é o único aplicativo que expõe seu tempo dessa maneira, mas oferece mais oportunidades de personalização. Por exemplo, você pode escolher entre um dia, semana, mês ou modo de exibição de equipe.
A visualização diária tem o layout mais útil que já vi, mostrando o calendário do mês inteiro à esquerda (com cada dia exibindo um ícone para mostrar a quantidade de tempo rastreado) e o dia que você seleciona à direita, codificado por cores e organizado por blocos de tempo rastreado.
O TrackingTime também coloca mais ênfase no planejamento do seu tempo antes de começar a trabalhar em comparação com outros aplicativos. Por exemplo, você pode agendar blocos de tempo em seu calendário para tarefas nas quais pretende trabalhar no final da semana ou para eventos recorrentes, como reuniões.
E a extensão Chrome do TrackingTime se integra a várias ferramentas de produtividade, permitindo que você inicie um temporizador diretamente de aplicativos como Airtable, Asana e Notion. Ou você pode conectar o TrackingTime ao Zapier para ajudá-lo a conversar com todos os outros aplicativos que você usa.
Para quem o TrackingTime não é adequado: Usuários que não se importam com o bloqueio de tempo ou agendamento de tarefas específicas com antecedência.
Preços do TrackingTime: Grátis por até 3 anos; US$ 5/usuário/mês para o plano Pro para colaboração ilimitada, relatórios avançados e recursos de gerenciamento de tempo.
Melhor aplicativo de rastreamento de tempo para reduzir distrações
RescueTime (Android, iOS, Windows, macOS, Linux, Chrome, Firefox, Brave)
RescueTime é um aplicativo de rastreamento de tempo automático com uma versão para praticamente todas as plataformas que você poderia querer. Para começar a usar o RescueTime, primeiro instale um pequeno aplicativo de monitoramento em seu computador. Este software funciona em segundo plano para observar o uso do seu computador e alimenta o RescueTime Assistant, “um treinador de bem-estar digital”.
O Assistente pode ser acessado na barra de menus, na barra de tarefas ou na bandeja do sistema da área de trabalho e ajuda você a gerenciar o progresso do trabalho diário, as metas e os relatórios. Por exemplo, ele pode alertá-lo quando você está distraído e multitarefa mais do que o normal.
O conjunto de recursos mais interessante do RescueTime foi projetado para ajudá-lo a se concentrar e assumir um trabalho profundo — projetos de alto valor e mentalmente exigentes. RescueTime refere-se a esse tipo de trabalho como “Trabalho de Foco”. Você pode determinar as atividades que se qualificam como Trabalho de Foco em suas configurações e definir metas para a quantidade de Trabalho de Foco que deseja concluir em um dia.
Quando você está pronto para lidar com esse tipo de trabalho profundo, você inicia uma “Sessão de Foco”. Durante esta sessão, o RescueTime bloqueia todos os sites que você identificou como atividades pessoais (como sites de mídia social ou YouTube). Ele mantém o controle de quão bem você está se concentrando e, no final da sessão, ele lhe dará um relatório detalhado.
Há uma curva de aprendizado com o RescueTime. Você tem que se familiarizar com todos esses termos e como o RescueTime define e categoriza certas atividades. Mas uma vez que você se sinta confortável com o vocabulário e as configurações, você não terá que mexer em muito mais e pode mergulhar imediatamente em seu trabalho profundo.
Este também é o único aplicativo neste roundup que não permite exportar suas horas ou criar automaticamente uma fatura. RescueTime é para a pessoa que quer acompanhar suas horas trabalhadas em benefício próprio, aprendendo mais sobre seus hábitos de trabalho e como otimizar sua produtividade.
Para quem o RescueTime não é adequado: Usuários que desejam controlar o tempo para projetos e tarefas individuais. O RescueTime é focado em reduzir distrações e aumentar o “tempo de foco” sem distinguir entre atividades de trabalho específicas, por isso coloca as atividades rastreadas em apenas três categorias: Trabalho em Foco, Outro Trabalho e Atividades Pessoais.
Preços do RescueTime: plano Free Lite para indivíduos, que não inclui bloqueio de atividades, relatórios avançados, definição de metas ou entrada de tempo offline. O RescueTime for Teams começa em US$ 9/usuário/mês.
O que torna o melhor rastreador de tempo?
O aplicativo de rastreamento de tempo certo elimina a adivinhação do agendamento e da contabilidade do seu dia de trabalho. Inicie e pare temporizadores facilmente, adicione ou edite entradas de tempo manualmente e exporte ou revise seus dados para obter faturamento e planejamento mais precisos. E você pode economizar ainda mais do seu valioso tempo automatizando o fluxo de dados entre seus outros aplicativos e seu rastreador de tempo de escolha. Dessa forma, você está gastando seu tempo onde é mais importante.
