Les entreprises et les professionnels dépendent des e-mails pour communiquer avec leurs clients et collègues. Souvent, la correspondance implique un échange de messages. Lorsque cela se produit, les clients de messagerie regroupent généralement la conversation en une seule séquence appelée séquence d’e-mail ou fil d’e-mail.

La séquence d’e-mail est le meilleur moyen de simplifier la correspondance et de maintenir la cohérence dans plusieurs e-mails. Elles permettent aux participants de suivre rapidement l’historique des e-mails, de maintenir la transparence en tenant tout le monde informé et, surtout, de minimiser le désordre dans la boîte de réception.

Les séquences d’e-mails peuvent aider à organiser les communications commerciales, mais elles ont également leurs inconvénients. Tout d’abord, la conversation peut s’éterniser. Les participants auront du mal à retrouver des e-mails spécifiques au sein de la séquence lorsque cela se produit. Deuxièmement, les participants peuvent recevoir des e-mails qui ne leur sont pas importants, inondant leurs boîtes de réception. Cela peut être irritant pour beaucoup de gens.

Pour tirer le meilleur parti de vos séquences d’e-mails, il est essentiel que vous et tous les participants travaillent ensemble pour les rendre plus significatives. Dans cet article, nous explorerons davantage les séquences d’e-mails et les cinq meilleures pratiques que vous pouvez utiliser pour rendre les conversations plus efficaces.

Qu’est-ce qu’une séquence d’e-mail ?

Une séquence d’e-mail est une seule conversation d’e-mail contenant une série de messages et de réponses. Les correspondances par e-mail sont regroupées dans un e-mail en fil plutôt que de montrer tous les e-mails individuellement. La séquence d’e-mails est automatiquement organisée chronologiquement pour s’assurer que la réponse la plus récente se trouve en haut.

Dans une séquence d’e-mail, toutes les réponses sont visibles pour tous les destinataires. Cependant, il est possible d’exclure quelqu’un à un moment donné en utilisant la fonction « répondre » plutôt que « répondre à tous ». Les séquences d’e-mails permettent de suivre toute la conversation qui se déroule entre vous et les autres personnes du groupe. Cela facilite la référence aux discussions précédentes lors du travail sur un projet ou de l’interaction avec des clients.

Lors de l’utilisation de séquences d’e-mails, il est important de noter que tous les clients de messagerie ne les prennent pas en charge. Cela signifie que si votre serveur de messagerie ou celui d’une autre personne ne prend pas en charge le regroupement des e-mails, vous recevrez chaque réponse à la séquence comme un nouvel e-mail dans votre boîte de réception. Cependant, les clients les plus largement utilisés, tels que Gmail, Zoho Mail et Outlook, prennent en charge le regroupement des e-mails. Lorsque vous créez votre propre entreprise, comme une LLC ou une start-up, choisissez un client qui prend en charge le regroupement des e-mails.

Gardez cela à l’esprit, explorons maintenant quelques moyens de rendre vos séquences d’e-mails précieuses.

5 meilleures pratiques pour les séquences d’e-mails


Les séquences d’e-mails peuvent aider à simplifier les communications et le marketing. Elles garantissent que les participants n’aient pas besoin de remplir les boîtes de réception en mentionnant chaque destinataire, ce qui permet à tous de répondre au message original. Cela peut faciliter le suivi et la responsabilité.

Cependant, avec de nombreuses personnes dans la conversation et de nombreux messages échangés, l’environnement de communication peut facilement devenir confus. Cela peut entraîner une surcharge de la boîte de réception et une productivité réduite. Pour éviter cela, il est important d’établir des règles et de mettre en place des stratégies qui favorisent des conversations d’e-mails saines.

Vous pouvez commencer par ces cinq bonnes pratiques :

  • Gardez la séquence courte.
  • Maintenez les e-mails pertinents dans la séquence.
  • Soyez formel.
  • Utilisez une étiquette d’e-mail appropriée.
  • Structurez vos e-mails.

1. Efforcez-vous de maintenir la séquence courte

Les séquences d’e-mails peuvent rapidement devenir ingérables si nous ne savons pas comment les gérer. Vous pouvez vous retrouver piégé dans un cycle sans fin et souvent dénué de sens. Deux choses rendent généralement les séquences d’e-mails très longues : certaines personnes étant vagues et d’autres utilisant la séquence comme seul canal de communication.

Pour maintenir vos séquences courtes, encouragez tout le monde à fournir autant d’informations que possible dans leurs e-mails. Cela aidera à résoudre les doutes et empêchera les autres participants de poser trop de questions qui pourraient prolonger la conversation. Votre e-mail doit aider le destinataire à prendre une décision immédiate.

Par exemple, si vous écrivez pour obtenir des éclaircissements, recherchez une réponse directe par oui ou par non. Fournissez au destinataire toutes les informations dont il pourrait avoir besoin. Cela garantira qu’il n’ait pas besoin d’écrire à nouveau pour demander des éclaircissements.

Si vous êtes la personne qui cherche des éclaircissements, assurez-vous d’aborder toutes vos préoccupations dans un seul e-mail, plutôt que d’envoyer trois ou quatre e-mails différents. Cela garantira que l’autre partie réponde à toutes vos questions dans un seul e-mail. Oui, l’e-mail peut être long, mais au moins vous n’aurez pas à surcharger la séquence ou vos boîtes de réception.

Enfin, tout ne doit pas être un e-mail. Vous voulez peut-être que tout soit consigné, mais tout ne doit pas l’être. Discutez avec les autres participants pour savoir quelles informations ils souhaitent voir consignées. Certaines personnes n’ont pas besoin des formalités, des remerciements et de ces e-mails interminables de « Merci pour la mise à jour ».

2. Maintenez les e-mails dans la séquence pertinente (ne vous éloignez pas du sujet)

Les séquences d’e-mails interminables sont décourageantes et peuvent être aussi fatigantes que des e-mails indésirables. Une des principales causes en est de s’éloigner du sujet original. Cela conduit à une séquence remplie d’e-mails sans pertinence, rendant difficile la recherche d’informations utiles. Le résultat final est que les participants posent les mêmes questions à chaque fois qu’ils veulent des éclaircissements ou réaniment des discussions déjà clôturées.

La seule façon d’éviter cela est d’établir des règles dès le départ. Dès que vous créez votre séquence, informez les participants qu’ils doivent discuter uniquement des informations pertinentes pour le sujet de l’e-mail. S’ils ont d’autres sujets qui ne sont pas liés au thème, ils doivent créer une nouvelle séquence ou poursuivre ces questions par le biais de canaux de communication différents.

Vous devez également appliquer la même stratégie lors de l’interaction avec les clients. Vous aurez probablement une séquence d’e-mails où vous et un client discutez du paiement, de l’expédition ou de la garantie. Lorsque cette conversation se termine et que vous devez faire un suivi pour obtenir des commentaires, il est préférable de démarrer une nouvelle séquence. Dans le nouvel e-mail, l’introduction doit contenir un résumé des discussions précédentes pour mettre le destinataire à jour.

Vous pouvez maintenir votre séquence d’e-mails pertinente, efficace et utile en veillant à ce que personne ne s’éloigne du sujet.

3. Soyez formel

Les séquences d’e-mails sont un canal de communication professionnel essentiel. Si vous êtes un professionnel participant à une séquence quelconque et que vous souhaitez que votre e-mail soit lu et pris en considération avec crédibilité, il est nécessaire de le rendre formel. La première étape consiste à maintenir la conversation par e-mail pertinente, mais cela ne s’arrête pas là.

Pour maintenir la formalité dans votre séquence, maintenez un ton professionnel du début à la fin. Cela signifie utiliser les salutations correctes, les formules de politesse et les signatures d’e-mail appropriées. Mais surtout, votre contenu doit être formel. Évitez d’envoyer des e-mails chargés d’émotion qui pourraient surcharger la séquence.

Par exemple, si vous envoyez un e-mail en colère, le destinataire peut se sentir irrespecté et se concentrer sur la riposte plutôt que sur le problème à aborder. Si vous êtes trop enthousiaste, la séquence peut se transformer en une série de célébrations avec de nombreux messages de félicitations. Dans les deux cas, les informations pertinentes finissent par se perdre dans la séquence.

Une autre façon de maintenir les choses professionnelles dans la séquence est d’utiliser correctement les champs « CC » et « CCI ». Transférez vos messages uniquement aux personnes qui ont besoin de les voir.

Enfin, gardez vos e-mails concis, allez droit au but. Cela ne signifie pas que vous devez abuser des abréviations ou des acronymes. Utilisez un langage clair et écrivez de manière à ce que tous les participants puissent comprendre. Les blagues internes avec John du département financier ? Évitez-les.

4. Utilisez la bonne étiquette d’e-mail

Les séquences d’e-mails, tout comme toute autre forme de communication, suivent un ensemble de directives que tous les participants doivent respecter pour avoir une conversation saine. Respecter ces règles peut aider à éviter que la séquence ne devienne incontrôlable.

Certains aspects de l’étiquette d’e-mail que vous devez pratiquer dans la séquence incluent :

Répondre aux demandes : Si vous avez plus d’un destinataire dans la séquence et que quelqu’un demande une confirmation ou un retour d’information, il est préférable de fournir une réponse dès que possible. Cela évitera qu’ils aient à écrire un nouvel e-mail demandant votre réponse. Même si vous n’avez pas de réponse immédiate, informez-les quand ils peuvent s’attendre à une mise à jour.

Avertir les destinataires des nouvelles additions : C’est une courtoisie courante à se rappeler lors de la participation à n’importe quelle séquence. Vous devrez peut-être ajouter de nouveaux participants à la conversation de temps en temps. Lorsque cela se produit, prévenez les destinataires. Mentionnez-le au début de votre e-mail.

Donner des instructions claires : Si vous attendez des destinataires qu’ils agissent après avoir lu votre e-mail, assurez-vous de le communiquer clairement. Cela est particulièrement important dans les affaires. Vous devez utiliser des messages clairs et directs pour convertir ou guider un client. Des instructions claires réduisent les conversations inutiles dans la séquence.

5. Structurez correctement vos e-mails

Lorsque vous rédigez un e-mail, qu’il soit personnel ou professionnel, il est important de le rendre facile à lire et à parcourir pour les destinataires. Vous voulez que votre e-mail soit clair et engageant. Cela n’est possible qu’en structurant correctement vos e-mails.

Une séquence d’e-mails appropriée doit avoir une ligne d’objet accrocheuse, des salutations, le corps de l’e-mail, des formules de politesse et une signature. Vous devez séparer ces cinq parties en paragraphes pour rendre le contenu de l’e-mail facile à comprendre, même si l’e-mail ne fait qu’une seule phrase.

Essayez de garder les paragraphes de votre e-mail courts et commencez par les informations les plus utiles. Si vous rédigez un e-mail détaillé, envisagez d’utiliser des puces et des listes numérotées. Cela aide le lecteur à parcourir facilement l’e-mail et à mieux comprendre votre point de vue.

Enfin, avant d’envoyer tout e-mail, relisez-le pour vous assurer qu’il est compréhensible et exempt d’erreurs.

Faites de votre séquence d’e-mail un outil utile

Les séquences d’e-mails sont un moyen puissant d’organiser et de mener des conversations fluides. Cependant, il est facile de s’éloigner de l’objectif initial, notamment en transformant une séquence en une discussion avec des réponses d’un seul mot. Cependant, en établissant des règles, en restant pertinent et en observant les courtoisies communes, vous pouvez rendre vos séquences d’e-mails utiles.

Pour tirer le meilleur parti de votre séquence d’e-mails, il est nécessaire que tous les participants travaillent ensemble. Il faudra peut-être être plus flexible jusqu’à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Enfin, envisagez d’utiliser toutes les fonctionnalités offertes par les clients de messagerie et les outils de marketing par e-mail. Cela aidera à regrouper les conversations et à nettoyer votre boîte de réception en filtrant le bruit.

Vous avez aimé ces conseils sur l’utilisation et l’organisation optimales des séquences d’e-mails ? Faites-le moi savoir dans les commentaires.

Amusez-vous bien !