Empresas y profesionales dependen del correo electrónico para comunicarse con clientes y colegas. A menudo, la correspondencia implica un intercambio de mensajes. Cuando esto sucede, los clientes de correo electrónico suelen agrupar la conversación en una única secuencia llamada secuencia de correo electrónico o cadena de correo electrónico.

La secuencia de correo electrónico es la mejor manera de simplificar la correspondencia y mantener la consistencia en varios correos electrónicos. Permite a los participantes rastrear rápidamente el historial de correos electrónicos, mantener la transparencia manteniendo a todos informados y, lo más importante, minimizar el desorden en la bandeja de entrada.

Las secuencias de correo electrónico pueden ayudar a mantener las comunicaciones empresariales organizadas, pero también tienen sus desventajas. En primer lugar, la conversación puede extenderse por mucho tiempo. Los participantes pueden tener dificultades para buscar correos electrónicos específicos dentro de la secuencia cuando esto sucede. En segundo lugar, los participantes pueden recibir correos electrónicos que no son relevantes para ellos, inundando sus bandejas de entrada. Esto puede resultar molesto para muchas personas.

Para sacar el máximo provecho de sus secuencias de correo electrónico, es esencial que usted y todos los participantes trabajen juntos para hacer que las secuencias sean más significativas. En este artículo, exploraremos más sobre las secuencias de correo electrónico y las cinco mejores prácticas que puede utilizar para hacer que las conversaciones sean más eficientes.

¿Qué es una secuencia de correo electrónico?

Una secuencia de correo electrónico es una única conversación de correo electrónico que contiene una serie de mensajes y respuestas. Los correos electrónicos se agrupan en un hilo de correo en lugar de mostrarse individualmente. La secuencia de correo electrónico se organiza automáticamente en orden cronológico para asegurar que la respuesta más reciente esté en la parte superior.

En una secuencia de correo electrónico, todas las respuestas son visibles para todos los destinatarios. Sin embargo, es posible excluir a alguien en un momento dado utilizando la función «responder» en lugar de «responder a todos». Las secuencias de correo electrónico le permiten realizar un seguimiento de toda la conversación que ocurre entre usted y otras personas en el grupo. Esto facilita hacer referencia a discusiones anteriores al trabajar en un proyecto o tratar con clientes.

Al utilizar secuencias de correo electrónico, es importante tener en cuenta que no todos los clientes de correo electrónico las admiten. Esto significa que si su servidor de correo electrónico o el de otra persona no admite el enhebrado, recibirá cada respuesta al hilo como un nuevo correo electrónico en su bandeja de entrada. Sin embargo, los clientes más ampliamente utilizados, como Gmail, Zoho Mail y Outlook, admiten el enhebrado de correo electrónico. Al iniciar su propia empresa, como una LLC o una startup, elija un cliente que admita el enhebrado de correo electrónico.

Con esto en mente, exploraremos algunas formas de hacer que sus secuencias de correo electrónico sean valiosas.

5 mejores prácticas para secuencias de correo electrónico

Las secuencias de correo electrónico pueden ayudar a simplificar las comunicaciones y el marketing. Aseguran que los participantes no tengan que llenar las bandejas de entrada mencionando a cada destinatario, permitiendo que todos respondan al mensaje original. Esto puede facilitar el seguimiento y la responsabilidad.

Sin embargo, con muchas personas en la conversación y muchos mensajes intercambiados, el entorno de comunicación puede volverse fácilmente confuso. Esto puede llevar a una sobrecarga de la bandeja de entrada y una menor productividad. Para evitar esto, es importante establecer reglas e implementar estrategias que fomenten conversaciones de correo electrónico saludables.

Puede comenzar con estas cinco prácticas:

  • Mantén la secuencia corta.
  • Mantén los correos electrónicos relevantes en la secuencia.
  • Sé formal.
  • Utiliza la etiqueta adecuada de correo electrónico.
  • Estructura tus correos electrónicos.

1. Esfuérzate por mantener la secuencia corta

Las secuencias de correo electrónico pueden volverse fácilmente incontrolables si no sabemos cómo gestionarlas. Puedes quedar atrapado en un ciclo interminable y a menudo sin sentido. Dos cosas suelen hacer que las secuencias de correo electrónico sean demasiado largas: algunas personas siendo vagas y otras utilizando la secuencia como el único canal de comunicación.

Para mantener tus secuencias cortas, anima a todos a proporcionar la máxima información posible en sus correos electrónicos. Esto ayudará a resolver dudas y evitará que otros participantes hagan demasiadas preguntas que podrían alargar la conversación. Tu correo electrónico debe ayudar al destinatario a tomar una decisión inmediata.

Por ejemplo, si estás escribiendo para aclarar algo, busca una respuesta directa de sí o no. Proporciona al destinatario toda la información que pueda necesitar. Esto garantizará que no tengan que escribir de nuevo buscando aclaraciones.

Si eres la persona que busca aclaraciones, asegúrate de abordar todas tus preocupaciones en un solo correo electrónico en lugar de enviar tres o cuatro correos electrónicos diferentes. Esto garantizará que la otra parte responda a todas tus preguntas en un solo correo electrónico. Sí, el correo electrónico puede ser largo, pero al menos no sobrecargarás la secuencia o sus bandejas de entrada.

Por último, no todo tiene que ser un correo electrónico. Tal vez quieras que todo quede registrado, pero no todo tiene que estar registrado. Discute con los demás participantes para ver qué información desean que se registre. Algunas personas no les importa saltarse las formalidades, los agradecimientos y esos correos electrónicos interminables de «Gracias por la actualización».

2. Mantén los correos electrónicos en la secuencia relevantes (no te desvíes del tema)

Las secuencias de correo electrónico interminables son desalentadoras y pueden ser tan agotadoras como los correos electrónicos no deseados. Una de las principales causas de esto es desviarse del tema original. Esto lleva a una secuencia llena de correos electrónicos irrelevantes, lo que dificulta encontrar información útil. El resultado final es que los participantes hacen las mismas preguntas cada vez que desean aclaraciones o resucitan discusiones que ya se han concluido.

La única forma de evitar esto es establecer reglas desde el principio. Tan pronto como crees tu secuencia, informa a los participantes que solo deben discutir información relevante al tema del correo electrónico. Si tienen otros asuntos que no estén relacionados con el tema, deben crear una nueva secuencia o continuar esas cuestiones a través de canales de comunicación diferentes.

También debes aplicar la misma estrategia al tratar con clientes. Probablemente tendrás una secuencia de correo electrónico en la que tú y un cliente discuten el pago, el envío o la garantía. Cuando esa conversación termine y necesites hacer un seguimiento en busca de comentarios, es mejor iniciar una nueva secuencia. En el nuevo correo electrónico, la introducción debe incluir un resumen de las discusiones anteriores para poner al destinatario al día.

Puedes mantener tu secuencia de correo electrónico relevante, eficiente y útil asegurándote de que nadie se desvíe del tema.

3. Sé formal

Las secuencias de correo electrónico son un canal de comunicación empresarial esencial. Si eres un profesional que participa en cualquier secuencia y deseas que tu correo electrónico sea leído y considerado con credibilidad, es necesario que lo hagas de manera formal. El primer paso es mantener la conversación por correo electrónico relevante, pero no se detiene ahí.

Para mantener la formalidad en tu secuencia, mantén un tono profesional desde el principio hasta el final. Esto significa utilizar saludos y despedidas correctos, así como firmas de correo electrónico adecuadas. Pero lo más importante es que tu contenido debe ser formal. Evita enviar correos electrónicos cargados de emoción que puedan abrumar la secuencia.

Por ejemplo, si envías un correo electrónico enfadado, el destinatario puede sentirse irrespetado y centrarse en retaliar en lugar de abordar el problema. Si estás demasiado entusiasmado, la secuencia puede convertirse en una celebración con muchos mensajes de felicitación. En ambos casos, la información relevante acaba perdiéndose en la secuencia.

Otra forma de mantener las cosas profesionales en la secuencia es utilizar correctamente los campos «CC» y «CCO». Reenvía tus mensajes solo a las personas que necesitan verlos.

Por último, mantén tus correos electrónicos concisos, ve directo al grano. Esto no significa que debas abusar de abreviaturas o siglas. Utiliza un lenguaje claro y escribe de manera que todos los participantes puedan entender. Evita las bromas internas con John del departamento financiero.

4. Utiliza la etiqueta de correo electrónico adecuada

Las secuencias de correo electrónico, al igual que cualquier otra forma de comunicación, tienen un conjunto de pautas que todos los participantes deben seguir para tener una conversación saludable. Respetar estas reglas puede ayudar a evitar que la secuencia se salga de control.

Algunos de los aspectos de la etiqueta de correo electrónico que debes practicar en la secuencia incluyen:

Responder a solicitudes: Si tienes más de un destinatario en la secuencia y alguien solicita una confirmación o comentarios, es mejor proporcionar una respuesta lo más rápido posible. Esto evitará que tengan que escribir un nuevo correo electrónico pidiendo tu respuesta. Incluso si no tienes una respuesta inmediata, infórmales cuándo pueden esperar una actualización.

Advertir a los destinatarios sobre nuevas adiciones: Esta es una cortesía común que debes recordar al participar en cualquier secuencia. Puede que necesites agregar a alguien nuevo a la conversación de vez en cuando. Cuando esto ocurra, avisa a los destinatarios. Menciónalo al principio de tu correo electrónico.

Dar instrucciones claras: Si esperas que los destinatarios actúen después de leer tu correo electrónico, asegúrate de comunicarlo de manera clara. Esto es especialmente vital para los negocios. Necesitas usar mensajes claros y directos para convertir o guiar a un cliente. Las instrucciones claras reducen las conversaciones innecesarias en la secuencia.

5. Estructura tus correos electrónicos adecuadamente

Al escribir un correo electrónico, ya sea personal o profesional, es necesario hacerlo fácil de leer y navegar para los destinatarios. Quieres que tu correo electrónico sea claro y atractivo. Esto solo es posible estructurando adecuadamente tus correos electrónicos.

Una secuencia de correo electrónico adecuada debe tener una línea de asunto llamativa, saludos, cuerpo del correo electrónico, saludos de despedida y una firma. Debes separar estas cinco partes en párrafos para que el contenido del correo electrónico sea fácil de entender, incluso si el correo electrónico consta de una sola frase.

Considera mantener los párrafos de tu correo electrónico cortos y comienza con la información más útil. Si estás escribiendo un correo electrónico detallado, considera utilizar viñetas y listas numeradas. Esto ayuda al lector a recorrer el correo electrónico fácilmente y entender mejor tu perspectiva.

Por último, antes de enviar cualquier correo electrónico, léelo para asegurarte de que sea comprensible y esté libre de errores.

Haz que tu secuencia de correo electrónico sea útil

Las secuencias de correo electrónico son una forma poderosa de organizar y tener conversaciones fluidas. Sin embargo, es fácil desviarse del objetivo original, especialmente cuando convertimos una secuencia en un chat con respuestas de una sola palabra. Sin embargo, estableciendo reglas, siendo relevante y observando la cortesía común, puedes hacer que tus secuencias de correo electrónico sean útiles.

Para obtener lo mejor de tu secuencia de correo electrónico, todos los participantes deben trabajar juntos. Será necesario ser más flexible hasta que todos estén en la misma página.

Por último, considera utilizar todas las funciones que ofrecen los clientes de correo electrónico y las herramientas de marketing por correo electrónico. Esto ayudará a agrupar las conversaciones y limpiar tu bandeja de entrada filtrando el ruido.

¿Te gustaron estos consejos sobre cómo usar y organizar mejor las secuencias de correo electrónico? Cuéntame en los comentarios.

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