Como trabalhar menos e produzir mais com gerenciamento do seu tempo

Nossa cultura percebe aquelas pessoas que trabalham muito como dignas de reconhecimento e orgulho enquanto quem está mais tranquilo é preguiçoso, sem ambição e perdido no mundo. Contudo, já algum tempo que tenho acompanhado alguns empreendedores que vão na contra-mão dessa ideia e propositalmente concentram seu trabalho em algumas poucas horas por dia.

Inicialmente eu achei que isso era impossível e dado o volume de trabalho que eu tenho tido nos últimos anos eu duvidava que um dia podia trabalhar menos do que 10 horas em um dia e ainda assim conseguir terminar minhas tarefas. Contudo, resolvi compreender um pouco mais do meu tempo e fui desenvolvendo aos poucos algumas estratégias que, juntamente com a desmistificação dessa ideia de que quanto mais trabalho melhor, eu consegui chegar a um ponto em que eu dedico 5 horas do meu dia para o trabalho e hoje produzo muito mais do que antes.

Abaixo vou descrever como foi meu processo e como acho que você também pode conseguir chegar a esse ponto.

Aproveite também para conferir essas dicas rápidas de como ser mais produtivo.

Entender para onde vai o tempo

Antes mesmo de tentar qualquer mudança em nossos horários, precisamos primeiro entender para onde vai nosso tempo. Você pode está dizendo: “Eu sei exatamente para onde vai meu tempo. Acordo 7:40 da manhã, começo a trabalhar 9:00…etc”. Mas não é isso que eu quero dizer, pois todos nós temos uma noção vaga de como gastamos nosso tempo mas muito pouco precisa e o que temos que ter antes de qualquer mudança é precisão para saber como otimizar.

É importante dizer que o objetivo não é ter um panorâma perfeito do dia, mas uma noção mais precisa. Essa consideração vai para os perfeccionistas.

Então, o melhor método para medir o tempo é utilizar um software de gerenciamento de tempo. Minha recomendação é o Toggl pois ele é gratuito, simples de usar e possui um aplicativo. Existem inúmeros outros e até mesmo uma planilha no excel ou google spreadsheet funciona. Em breve farei um tutorial de como utilizar o Toggle, mas eventualmente seu relatório ficará algo tipo assim:

Você pode dividir suas tarefas em categorias, como trabalho, pessoal, exercício, lazer, etc. Da forma que achar mais interessante.

No começo é chato e até difícil lembrar de colocar o relógio para contar sua atividade, mas rapidinho se torna um hábito e fica até bastante interessante perceber como os dias vão se formando. No meu caso, o mais impressionante foi ver a quantidade de tempo que eu estava passando com redes sociais e jogos no celular. Na minha percepção era só de uma vez ou outra que eu pegava o celular para ver as novidades, “abrir uns baús nos jogos”, etc. Porém após um mês contando meu tempo eu já tinha perdido mais de 30 horas com isso!

30 horas em apenas um tipo de atividade que eu estava fazendo ao longo do dia de pouquinho em pouquinho. Agora, mais do que isso percebi tempo gasto ao longo do dia “viajando/pensando na vida”, vendo vídeos no YouTube, transporte, alimentação e lanches, conversa fiada, preparando ou bebendo café e por aí vai. São pequenas coisas e muitas delas são realmente necessárias ou desejáveis, mas o importante é saber exatamente aonde o tempo está indo para pode otimizar.

Otimizar o tempo

Depois de pelo menos um mês acompanhando e registrando para onde nosso tempo vai, chegou a hora de analisar e otimizar nossa situação. É um momento que temos uma visão mais próxima da realidade então podemos ir para a parte mais interessante: **Eliminar aquilo que pode ser eliminado, diminuir aquilo que pode ser diminuído e reajustar aquilo que pode ser reajustado. **Podemos dividir essa parte em duas:

Estratégias e ações

Essa parte é muito bacana pois de um momento para outro você terá um dia com tempo sobrando e vai ficar meio perdido com o que fazer com esse tempo, mas nós vamos chegar na parte como preenchemos esse tempo no próximo tópico.

A melhor forma de começar a mudar é através de ações simples que te ou bloqueie de “perder o tempo” ou te dê outra coisa para fazer no lugar. No meu caso, a primeira coisa que fiz foi tirar o Facebook do celular juntamente com alguns outros joguinhos. Além disso, coloquei meu celular no silencioso, fechei meu cliente de e-mail e me isolei de qualquer pessoa nos momentos de trabalho e concentrei as distrações, como lanches e conversas, juntamente com outros momentos, como almoço ou término do horário de serviço.

Algo que eu realmente tive dificuldade, e ainda tenho, é de não olhar e-mails nos momentos do trabalho. Novamente pensando na cultura do trabalho que temos hoje parece que esperamos as respostas imediatamente das pessoas e temos que agir da mesma forma. O ideal é escolher um ou dois momentos do dia para olhar e responder todos os e-mails, mas realmente não é tão simples. Nesse artigo aqui no blog temos algumas dicas sobre essa administração de e-mails e produtividade que podem ajudar.

Aproveite para conferir essas dicas de como usar o Gmail e ser mais produtivo.

Minha sugestão para esse período é realmente colocar sua cabeça no comprometimento das ações e não somente no objetivo final. É muito fácil nos boicotar e voltar para um estado de “perda crônica de tempo”.

Importante também ressaltar que quando falo em perda de tempo, não quer dizer que estamos perdendo nosso tempo, mas sim que acredito que podemos reorganizá-lo para melhor aproveitar.

Para onde o tempo vai

Naturalmente cortando algumas coisas da nossa vida e otimizando outras vai haver um tempo sobrando na vida, mas a chave para a conquista de uma vida com menos trabalho e mais tempo para fazer o que quisermos vem agora. É preciso concentrar no trabalho.

Parece óbvio, mas todo esse trabalho deve ser orientado à criação de um ambiente em que você tenha blocos de pelo menos três horas sem interrupção em seu trabalho. Essa orientação, contudo, não vale para trabalhos como os comerciais ou outras áreas em que o trabalho é social ou existe alguma proibição nesse isolamento. Mas se você é um/a programador/a, designer, tradutor/a, artista, analista, professor (em seus horários de planejamento) e inúmeros autônomos ou freelancers…então isso pode ajudar demais!

Só há uma forma de entrarmos no chamado “estado de flow” e é através de extrema concentração, interesse pelo trabalho e mente descansada, mas é nesse momento que conseguimos produzir mais do que qualquer outro. Na minha experiência não precisamos mistificar demais esse estado de alta produtividade, pois só o hábito de dedicar os momento para uma tarefa de cada vez já eleva o nível do trabalho realizado.

Pegando meu exemplo, por exemplo, algumas vezes eu demorava 20 horas ou mais para fazer um site simples. Hoje muitas vezes consigo terminar com menos de 7 horas o mesmo volume de trabalho. Com certeza a experiência também exerce um peso nesse aumento de produtividade, mas o fato de me colocar todos os dias no hábito de concentrar em uma tarefa de cada vez fez a real diferença. Antes para cada X linhas de código eu olhava meu e-mail e respondia uns dois, conferia as notificações do Facebook, levantava para pegar um café e conferia o whatsapp. Já imaginou o tempo que demorava para me concentrar depois?

E agora?

OK. Já estamos executando as tarefas igual um ninja, não tenho mais distrações e estou com um mundo de tempo livre que no final das contas estou gastando trabalhando ainda mais. Bom, esse exemplo foi o que aconteceu comigo por um momento e não faz sentido algum, não é mesmo?

Está então na hora de preencher os horários vagos com atividades pessoais, sociais e interessantes. Pressupomos que agora que fazemos o trabalho em pelo menos 80% do tempo de antes, então minha sugestão não é continuar os 20% ou mais de tempo trabalhando, mas sim destiná-lo para outras áreas. O que é importante para você só você sabe, mas o ideal é que seja algo que acrescente empolgação e ânimo na vida.

Vão ter aqueles que ao perceber que conseguem fazer mais trabalho no dia vão pegar a “oportunidade” para se destacar, pegar mais clientes ou quem sabe crescer em seus empregos. Eu entendo e posso dizer que já fiz e ainda faço isso de tempos em tempos, mas não é o que eu considero ideal. A ideia de uma vida escravo do trabalho não me atrai mais e prefiro gastar 2 horas a mais do meu tempo socializando, fazendo exercícios ou até dormindo para fazer da minha experiência de vida algo incrível.

Tentei colocar aqui nesse artigo os princípios básicos que me levaram ao meu programa de 5 horas de trabalho por dia mas existem muitos detalhes que são interessantes e que vou aos poucos complementando com outros artigos aqui no blog. Então se você ainda não é inscrito em nossa lista de e-mails não deixe de se inscrever aqui do lado!

Agora, se você quer uma visão um pouco diferente sobre produtividade, recomendo esse artigo.

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