Profissionais autônomos, freelancers e até mesmo agências criativas possuem centenas de softwares e serviços à disposição para o gerenciamento de projetos. Contudo, nem toda solução leva em conta a integração com outras e logo estamos gastando tempo indo e vindo pelas várias plataformas.
Além disso, se você tem um software para gerenciar o tempo, outro para as tarefas, outro para arquivos, outro para conversas e por aí vai, fica muito complicado gerenciar e compreender o progresso dos projetos. Trabalhando com um time, então, é até mais complicado compreender em que cada pessoa está trabalhando.
No final das contas não é possível estimar se um projeto está realmente dando lucro ou valendo a pena se não temos uma solução integrada que nos permita avaliar a performance.
Nesse artigo vou falar um pouco do por quê soluções integradas são melhores e também 7 dicas para melhor gerenciar projetos como freelancer.
Por que o gerenciamento de projetos integrado é melhor?
Pensa em um dia comum no seu negócio. Seja como freelancer ou como uma agência, você tem processos acontecendo a todo momento com e sem você de naturezas diversas. Enquanto você está realizando o seu trabalho, e-mails de potenciais clientes chegam, cobranças de outros precisam ser enviadas, pode ser que tenha uma emergência no site ou nas redes sociais, etc.
Pensando nesse dia variado, o caminho tradicional de ter um software para contar o seu tempo e outro para as tarefas já não é suficiente. Em geral temos vários serviços e muitos não se comunicam entre si.Isso significa que temos que as vezes manualmente puxar informações de um para outro na esperança de poder cruzar os números no final do mês.
Quando você integra os vários aspectos envolvidos na criação de um projeto, o trabalho passa a ser menos burocrático e mais focado no que importa. Todos nós gastamos mais tempo do que deveríamos em questões que poderiam ser automatizadas se nossos sistemas conversassem mais.
Ao invés de ficar igual um malabarista com vários softwares e serviços, poderíamos ter todas as informações em um só painel. Não só isso ajuda na economia de tempo como também na observação da performance geral dos projetos e do negócio.
No início podemos até já estar acostumados com um fluxo de trabalho, mas mudar para algo mais simples em geral fará com que novas perspectivas sobre o trabalho apareçam. De repente você consegue otimizar aqui e ali uma vez que tem uma noção mais clara de onde está gastando mais tempo ou esforços.
Quanto menos atrito entre as diferentes necessidades para o gerenciamento de projetos, maior a eficiência. Nem precisamos mencionar que isso no final das contas melhora as condições econômicas de qualquer negócio.
O objetivo desse fluxo
No final das contas o objetivo disso tudo é sermos mais produtivos e lucrarmos mais em nossos negócios como freelancer. Quanto menos tempo gastar na transição entre serviços e softwares, mais tempo temos para o que realmente importa: a criação de nossos projetos.
Um bom gerenciamento de projetos é aquele que gastamos o menor tempo possível para manter e administrar.
Naturalmente, essa é só uma parte, então agora vamos ver 7 dicas para que o gerenciamento esteja baseado em uma fundação sólida e apoiado por bons princípios da administração de recursos e necessidades.
1- Escolha o melhor software
Não é possível em um artigo amplo igual esse recomendar softwares pois varia muito dependendo do seu negócio e jeito de trabalhar. Contudo, dê preferência para soluções que apresentem o maior número de recursos que você utiliza em um só.
Isso pode incluir a criação dos projetos, análises, contagem de tempo, envio de cobranças aos clientes, atualizações ou pedidos de autorização para clientes, administrador de tarefas, armazenamento de arquivos, calendário, comunicação entre o time, etc.
Se não for possível contratar um serviço assim – seja pelo alto valor ou por não existir – busque soluções que integrem bem com outras. Um exemplo legal é o Slack e Asana. Ambos são serviços que integram com vários outros e, assim, conseguem ser competitivos até com softwares mais completos.
2- Configure fluxos de trabalho inteligentes
Todo processo de gerenciamento segue uma lógica para levar o projeto do zero à entrega. Se você não tem um processo bem definido e atualmente simplesmente “vai fazendo até acabar”, talvez seja hora de parar e organizar essa parte.
Para começar, anote o caminho que em geral você faz para a criação do seu trabalho. Isso pode incluir desde a conversa inicial do cliente até a alteração depois da entrega final que teve que fazer. Se você tem já claro qual é o procedimento necessário para cada situação, fica muito mais fácil estimar valores, esforços e tempo.
Crie fluxos que sejam não só bonitos no papel, mas que na hora de executar não apresentem atritos ou dificuldades. Se uma das etapas do seu fluxo for complicada e você perceber que está pulando, é importante atualizá-lo e cada vez mais deixá-lo simples. Não tem problema em alterar o fluxo se baseando na experiência com ele, mas é sempre legal testar antes de presumir qualquer problema.
3- Utilize ferramentas com análises
Estamos na era do analytics. Um bom software de gerenciamento de projetos precisa fornecer relatórios e análises amplos sobre a sua performance e produtividade.
Quanto mais complexo é nosso fluxo de trabalho, mais difícil é entender se estamos realmente mensurando nosso preço e tempo de acordo.
Confira se no seu trabalho você consegue medir algumas dessas:
- De onde vem a maior parte de seus clientes?
- Qual serviço ou produto que vende é melhor?
- Qual lhe dá mais lucro em comparação ao tempo que trabalha?
- Qual cliente te dá mais volume de trabalho?
- Qual é a média de tempo que você gasta para determinada parte do seu fluxo?
Essas são apenas algumas questões que precisamos estar atentos na hora de avaliar nosso negócio. Todo freelancer é o dono de sua empresa. Para performar melhor e construir uma bela carreira é bem interessante avaliar o passado para melhorar no futuro.
É claro que não adianta nada o software escolhido ter todas essas informações e você não as analisar constantemente. Então fique ligado nisso pois muitos insights importantes na hora de transformar ou expandir seu negócio vem daí.
4- Facilite a comunicação
A integração somente é completa quando você consegue se comunicar com seus clientes e parceiros de forma efetiva.
Parte da comunicação é simplesmente disponibilizar as informações necessárias para todos. Posso dizer que muitos problemas que já tive com clientes ou parceiros vieram da dificuldade de acesso a informações.
Se você gosta, por exemplo, de um serviço de chat como o WhatsApp para se comunicar, tente adicionar na descrição do grupo do projeto os links os recursos e status do projeto. Quanto mais fácil for para os envolvidos terem acesso ao que está acontecendo, melhor.
Esse é um caso que um bom software integrado pode fornecer soluções brilhantes.
5- Cobrar com atitude
Uma das partes mais complicadas para a maior parte dos freelancers é a cobrança. Nesse aspecto, contar com uma solução que automaticamente cobre seus clientes pode fazer uma diferença positiva imensa.
Busque softwares que façam esse tipo de coisa para você e que já tenham todas as informações importantes para o cliente diretamente na fatura enviada. Algumas informações que recomendo:
- Horas planejadas e gastas
- Tarefas executadas
- Formas e instruções de pagamento
- Data de vencimento
- Informações de contato
6- Amigável no mobile
Quando você escolher um software para gerenciar os seus projetos busque soluções que funcionem bem nos tables e celulares. Querendo ou não eventualmente vamos precisar de alguma informação fora de nossas mesas de trabalho e ter no bolso um aplicativo ou pelo menos um site que funciona bem nos aparelhos menores é muito importante.
Isso serve não só para o seu próprio gerenciamento mas também para a contemplação e observação dos seus clientes. Se parte do seu trabalho é enviar requisições de autorização para seus clientes, então ter um mecanismo simples que eles possam autorizar direto do celular pode ser muito bom.
7- Conecte-se com seus clientes
Já passamos por alto nesse tópico nos pontos anteriores, mas é importante deixar claro que a relação do seu trabalho com os clientes tem que ser uma das mais importantes e bem administradas.
Se você trabalha com design, por exemplo, pode ter um portal em que seus clientes acessem sem ter que fazer login ou criar uma conta. Nesse portal eles podem deixar suas opiniões sobre o que está fazendo ou mesmo fazer requisições.
Ninguém mais merece os infinitos e-mails de alterações e o vai e volta desorganizado. Quando não se tem um processo bem definido da comunicação com clientes, pode ser que problemas sérios apareçam. Quem nunca teve uma discussão em que uma das partes diz que falou algo e que era para fazer de um jeito e a outra diz que não?
Sistemas que resguardem o trabalho e esforço de ambas as partes são muito bons para facilitar o gerenciamento e andamento de qualquer projeto. No final das contas você ficará mais feliz e o cliente também.
Conclusão
Espero que essas dicas tenham um impacto positivo no seu caminho de gerenciar seus projetos como freelancer, autônomo ou mesmo agência.
Algo que é importante sempre lembrar é que o caminho segue da seguinte forma:
Criação e suposição de um fluxo > Teste > Análise > Melhora do processo > repita…
Podemos sempre melhorar o que estamos fazendo se temos como objetivo ser cada vez mais enxutos.
Divirta-se!
