何十年もの間、人々は時間管理が生産性の鍵だと言われてきた。スケジュールを立て、ToDoリストを作り、できるだけ少ない時間でできるだけ多くのことを成し遂げようと教えられてきた。しかし、このやり方が実は良いことよりも悪いことをしているとしたらどうだろう？時間への執着が、実は生産性を損なっているとしたら？

生産性の専門家として、また2008年以来いくつかのビジネスを成功させてきたオーナーとして、私はかつて時間管理に執着していた。無駄な会議をなくし、週休4日制を導入するなど、時間管理をマスターした気になっていたが、それでもチームと私は過負荷に苦しんでいた。

しかし、パンデミックのさなか、驚くべきことが起こった。チームの労働時間を把握することから仕事の質を優先することにシフトしたところ、生産性が急上昇したのだ。リモートワークの問題ではなく、時間を管理しようとするのをやめたからだ。

最近オックスフォードで行った講演で、私たちは社会として、仕事の質ではなく時間で生産性を測るような仕事のモデルを無意識のうちに作り上げてきたことを話しました。効率性を重視するあまり、有効性が損なわれているのだ。今こそ、私たちを疲弊させ、不満を残すことのない、仕事への新しいアプローチが必要なのです。

時間管理の神話

時間管理の誤りは、時間は他の資源と同じように管理可能な要素であるという思い込みにある。現実には、時間は有限で、コントロールも操作もできないとらえどころのない資源である。

ペースの速いダイナミックな今日のビジネス環境では、従来の時間重視のモデルがもはや有効でないことがますます明らかになってきている。ToDoリストやポモドーロ・テクニック、マルチタスクなどの時間管理テクニックを使って、1日にできるだけ多くのタスクをはめ込もうとすると、時間をコントロールできているという誤った感覚を与えてしまう。さらに、こうしたやり方はミスを増やし、仕事の質を低下させ、生産性を低下させるという副作用もある。

時間を重視するあまり、創造性やコラボレーション、イノベーションといった他の重要な要素がおろそかになってしまうのだ。

タスク重視のアプローチ

生産性と仕事に対するタスク志向のアプローチは、より効果的な解決策となる。労働時間数を重視するのではなく、時間に対するタスクの優先順位をつけるのだ。このようにシフトすることで、仕事の量よりも質に焦点を当てる。つまり、会社の目標や価値観に沿ったタスクに労力を割き、重要でないタスクには手をつけないということだ。

しかし、タスク重視のアプローチは、時間重視のアプローチよりも質を重視するかもしれないが、重要な資源である時間を完全に無視している。時間が存在しないふりをすることはできない。

締め切りは生産性を高めるために不可欠な要素であり、チームメンバーが最も重要なタスクに集中できるよう、戦略的に使われるべきである。締め切りが明確で現実的であれば、人はタイムリーにタスクを完了させることに集中できる。

仕事と生産性の現代的モデル

従来の時間重視の週40時間労働は、過ぎ去った工場時代の名残である。この厳格なスケジュール管理モデルは、100年前に生産ラインのスピードアップのために作られましたが、現代の生産性にとって最も効果的なモデルではありません。リモートワーク、フレックスタイム制、生成的人工知能の台頭により、生産性を真に最適化するには新しいアプローチが必要とされている。

タスク志向と時間志向のアプローチを組み合わせた最新のハイブリッド・モデルを生産性のために使い始めたところ、私とチームの生産性が向上した。ビジネスをシンプルにすることができ、チーム・メンバーはそれぞれ、自分の仕事にもっと意味を見出すことができるようになった（そして利益率にも反映されるようになった）。

以下は、私がチームの生産性を即座に向上させるために使った3つの主な戦略である：

結果に集中する

重要な戦略のひとつは、時間よりも結果を優先するようにシフトしたことだ。リーダーは、労働時間（または完了したタスク）の数に焦点を当てるのではなく、望ましい結果に焦点を当てるべきである。そのためには、プロジェクトやタスクごとに明確な目標を設定する必要がある。成功のための明確な指標と提案された結果を伝えることで、ビジネスリーダーはチームに明確な目的意識と方向性を与えることができる。

時間管理から結果管理へとフォーカスを移すには、ビジネスリーダーは、単に一定の時間枠内でタスクを完了させるのではなく、結果を出すことにフォーカスがあることをチームに伝えなければならない。

成功のための明確な指標を設定し、その指標に対する進捗を追跡することで、チームメンバーは自分の仕事の影響を確認し、データに基づいた意思決定を行うことができる。成果を重視することで、成果を重視する風土が生まれ、社員が共通の目標に向かって努力し、最終的に大きな成功を収めることができるのです。

自主性の奨励

チームメンバーが自分の仕事に責任を持ち、意思決定できるようにすることも、このハイブリッド・アプローチを導入するための重要な戦略です。チームメンバーに自主性を与えることで、リーダーは時間の制約を気にすることなく、重要な仕事にじっくり取り組むことができるようになる。もはや時間との戦いではないため、彼らの注意は最も重要な仕事に集中する。

自主性を促すには、リーダーは状況の変化や新しい情報に基づいて、期限を調整したり、優先順位を変更したりすることに寛容でなければならない。仕事に対する明確なガイドラインと期待を与えつつ、チームメンバーが自主的に決断し、仕事をすることを信頼する。

自主性を促進することで、従業員が力を与えられ、仕事に取り組んでいると感じられる環境を作ることができ、それが会社の業績向上と成功につながるのです。

優先順位の伝達

成功するチームには明確なコミュニケーションが不可欠であり、優先順位の設定に関しては特にそうです。リーダーは、その四半期の目標を伝え、目標に対する進捗状況を定期的に報告する必要があります。そうすることで、全員が足並みをそろえ、同じ結果に向かって取り組むことができます。

優先順位を効果的に伝えるために、リーダーは時間的制約よりも重要性に基づいてタスクの優先順位を決める必要がある。つまり、会社全体の目標を達成するために最も重要な仕事に集中するのだ。リーダーはまた、個々の仕事が全体像にどのように貢献しているかを、全員が理解できるようにしなければならない。

優先順位を効果的に伝え、深い仕事をサポートする環境を整えることで、チームメンバーが集中力を維持し、共同目標をより効果的に達成できるようになります。これが、より良い結果と大きな成功につながるのです。

ビジネスリーダーとして重要なことは、時間は有限な資源であり、管理したりコントロールしたりすることはできないということを認識することです。その代わり、量よりも質を優先し、結果に集中することで、より大きな成功を収め、自分自身とチームにとってよりやりがいのある職場環境を作ることができる。

時間管理を見直し、タスク指向の生産性と成果重視を統合した新しい仕事へのアプローチを採用しよう。そうすれば、より成功し、より生産的で、（あなたも含めて）誰にとってもやりがいのある会社をつくることができる。

フォーブスより引用