Por décadas, as pessoas têm sido informadas de que a gestão do tempo é a chave para a produtividade. Fomos ensinados a criar horários, fazer listas de tarefas e tentar realizar o máximo possível em pouco tempo. Mas e se essa abordagem estiver na verdade causando mais malefícios do que benefícios? E se a nossa obsessão com o tempo estiver realmente prejudicando nossa produtividade?

Como especialista em produtividade e proprietário de vários negócios bem-sucedidos desde 2008, costumava ser obcecado pela gestão do tempo. Eu sentia que tinha dominado a arte de gerenciar o tempo – havia eliminado reuniões desnecessárias e até introduzido uma semana de trabalho de quatro dias, mas minha equipe e eu ainda lutávamos contra a sobrecarga.

No entanto, em meio à pandemia, algo notável aconteceu. Quando mudei meu foco de acompanhar as horas da minha equipe e priorizei a qualidade do trabalho, nossa produtividade disparou. Não se tratava de trabalhar remotamente; era porque parei de tentar gerenciar o tempo.

Na minha recente palestra em Oxford, compartilho como, como sociedade, criamos inconscientemente modelos de trabalho em que medimos a produtividade pelo tempo, não pela qualidade do trabalho. Temos nos concentrado na eficiência em detrimento da efetividade. É hora de uma nova abordagem ao trabalho que não nos deixe exaustos e insatisfeitos.

O mito da gestão do tempo

A falácia da gestão do tempo reside na crença de que o tempo é um fator controlável que pode ser gerenciado como qualquer outro recurso. Na realidade, o tempo é um recurso finito e elusivo que não pode ser controlado ou manipulado.

No ambiente empresarial atual, rápido e dinâmico, está se tornando cada vez mais claro que os modelos tradicionais orientados pelo tempo já não são eficazes. Tentar encaixar o máximo de tarefas possível em um dia, utilizando técnicas de gestão do tempo como listas de afazeres, a Técnica Pomodoro ou multitarefa, dá uma falsa sensação de controle sobre o tempo; elas não abordam o problema fundamental de o tempo ser um recurso finito. Além disso, essas práticas têm o efeito colateral de criar mais erros e resultar em trabalhos de menor qualidade, tornando você menos produtivo.

Ao focarmos principalmente no tempo, acabamos negligenciando outros fatores importantes, como criatividade, colaboração e inovação.

Uma abordagem orientada para tarefas

Uma abordagem orientada para tarefas em relação à produtividade e ao trabalho pode ser uma solução mais eficaz. Em vez de focar no número de horas trabalhadas, priorizamos as tarefas ao longo do tempo. Ao fazer essa mudança, colocamos o foco na qualidade em vez da quantidade de trabalho realizado. Isso significa que dedicamos mais esforço às tarefas que estão alinhadas com os objetivos e valores da empresa, em vez de nos envolvermos em tarefas sem importância.

No entanto, embora uma abordagem orientada para tarefas possa estar mais focada na qualidade do que uma abordagem orientada para o tempo, ela ignora completamente um recurso-chave: o tempo. Não podemos fingir que o tempo não existe.

Prazos são componentes essenciais da produtividade e devem ser usados estrategicamente para ajudar os membros da equipe a se concentrarem nas tarefas mais importantes. Quando os prazos são claros e realistas, as pessoas são capazes de se concentrar melhor em concluir as tarefas de forma oportuna.

Um Modelo Moderno para Trabalho e Produtividade

A tradicional semana de trabalho de 40 horas focada no tempo é um vestígio dos dias de fábrica que já passaram. Esse modelo rígido de agendamento foi criado há 100 anos para acelerar as linhas de produção, mas não é o modelo mais eficaz para a produtividade moderna. Com o aumento do trabalho remoto, horários flexíveis e inteligência artificial generativa, é necessário um novo enfoque para otimizar verdadeiramente a produtividade.

Quando comecei a utilizar um modelo híbrido moderno para a produtividade, combinando abordagens orientadas para tarefas e para o tempo, minha equipe e eu nos tornamos mais produtivos. Isso nos ajudou a simplificar o negócio e cada membro da equipe encontrou mais significado em nosso trabalho (e nossa margem de lucro refletiu isso).

Aqui estão as três principais estratégias que utilizei para ver um aumento imediato na produtividade da minha equipe:

Foco nos Resultados

Uma das principais estratégias é a mudança para priorizar os resultados em vez do tempo. Em vez de se concentrar no número de horas trabalhadas (ou tarefas concluídas), os líderes devem focar nos resultados desejados. Isso requer estabelecer metas claras para cada projeto ou tarefa. Ao comunicar métricas claras para o sucesso e resultados propostos, os líderes empresariais podem fornecer à equipe um senso claro de propósito e direção.

Para mudar o foco da gestão do tempo para a gestão dos resultados, os líderes empresariais devem comunicar à equipe que o foco está em alcançar resultados, em vez de simplesmente concluir tarefas dentro de um determinado prazo.

Ao estabelecer métricas claras para o sucesso e acompanhar o progresso em relação a essas métricas, isso permite que os membros da equipe vejam o impacto de seu trabalho e tomem decisões orientadas por dados. Ao focar nos resultados, você cria uma cultura orientada para os resultados, permitindo que seus funcionários trabalhem em prol de metas compartilhadas e, em última análise, alcancem um maior sucesso.

Estimule a Autonomia

Empoderar os membros da equipe para que assumam a responsabilidade por seu trabalho e tomem decisões é outra estratégia fundamental para implementar essa abordagem híbrida. Ao dar autonomia aos membros da equipe, os líderes permitem que trabalhem com mais profundidade em tarefas importantes, em vez de se preocuparem com restrições de tempo. Como eles não estão mais correndo contra o relógio, sua atenção se concentra nas tarefas mais importantes.

Para incentivar a autonomia, os líderes devem estar abertos a ajustar prazos ou alterar prioridades com base em circunstâncias em mudança ou novas informações. Forneça diretrizes claras e expectativas para as tarefas, mas confie nos membros da equipe para tomar decisões e trabalhar de forma independente.

Ao promover a autonomia, você pode criar um ambiente em que os funcionários se sintam empoderados e engajados, o que pode levar a melhores resultados e maior sucesso para sua empresa.

Comunicação de Prioridades

A comunicação clara é essencial para qualquer equipe de sucesso, e isso é especialmente verdadeiro quando se trata de estabelecer prioridades. Os líderes devem comunicar os objetivos do trimestre e fornecer atualizações regulares sobre o progresso em relação a essas metas. Isso ajuda a garantir que todos estejam alinhados e trabalhando em direção aos mesmos resultados.

Para comunicar as prioridades de forma eficaz, os líderes precisam priorizar as tarefas com base na importância, em vez de em restrições de tempo. Isso significa focar nas tarefas mais críticas para alcançar os objetivos gerais da empresa. Os líderes também devem garantir que todos entendam como suas tarefas individuais contribuem para o quadro geral.

Ao comunicar as prioridades de forma eficaz e criar um ambiente que apoie o trabalho profundo, você pode ajudar os membros da equipe a manter o foco e alcançar metas colaborativas com mais eficácia. Isso pode levar a resultados melhores e maior sucesso.

Como líder empresarial, é importante reconhecer que o tempo é um recurso finito que não pode ser gerenciado ou controlado. Em vez disso, ao priorizar a qualidade em vez da quantidade e focar nos resultados, podemos alcançar um sucesso maior e criar um ambiente de trabalho mais gratificante para nós mesmos e para nossa equipe.

Vamos repensar a gestão do tempo e adotar uma nova abordagem para o trabalho que integra produtividade orientada para tarefas com um foco nos resultados. Juntos, podemos construir empresas mais bem-sucedidas, mais produtivas e mais gratificantes para todos (incluindo você).

Com referências da Forbes.