Depuis des décennies, on nous dit que la gestion du temps est la clé de la productivité. On nous a appris à créer des emplois du temps, à dresser des listes de choses à faire et à essayer d’accomplir le plus de choses possible en un minimum de temps. Et si cette approche faisait plus de mal que de bien ? Et si notre obsession du temps nuisait en fait à notre productivité ?
En tant qu’expert en productivité et propriétaire de plusieurs entreprises prospères depuis 2008, j’étais obsédé par la gestion du temps. J’avais l’impression de maîtriser l’art de la gestion du temps – j’avais éliminé les réunions inutiles et même instauré une semaine de travail de quatre jours, mais mon équipe et moi-même étions toujours aux prises avec une surcharge de travail.
Cependant, au milieu de la pandémie, quelque chose de remarquable s’est produit. Lorsque j’ai cessé de surveiller les heures de travail de mon équipe et que j’ai donné la priorité à la qualité du travail, notre productivité est montée en flèche. Ce n’était pas dû au fait de travailler à distance, mais au fait que j’ai cessé d’essayer de gérer le temps.
Lors de ma récente conférence à Oxford, j’ai expliqué comment, en tant que société, nous avons inconsciemment créé des modèles de travail dans lesquels nous mesurons la productivité en fonction du temps et non de la qualité du travail. Nous nous sommes concentrés sur l’efficacité au détriment de l’efficience. Il est temps d’adopter une nouvelle approche du travail qui ne nous laisse pas épuisés et insatisfaits.
Le mythe de la gestion du temps
Le mythe de la gestion du temps réside dans la croyance que le temps est un facteur contrôlable qui peut être géré comme n’importe quelle autre ressource. En réalité, le temps est une ressource limitée et insaisissable qui ne peut être contrôlée ou manipulée.
Dans l’environnement professionnel rapide et dynamique d’aujourd’hui, il devient de plus en plus évident que les modèles traditionnels axés sur le temps ne sont plus efficaces. Essayer de faire entrer autant de tâches que possible dans une journée, en utilisant des techniques de gestion du temps telles que les listes de choses à faire, la technique Pomodoro ou le multitâche, donne un faux sentiment de contrôle sur le temps ; cela ne résout pas le problème fondamental que le temps est une ressource limitée. De plus, ces pratiques ont pour effet secondaire de créer davantage d’erreurs et d’aboutir à un travail de moindre qualité, ce qui vous rend moins productif.
En se concentrant principalement sur le temps, on finit par négliger d’autres facteurs importants, tels que la créativité, la collaboration et l’innovation.
Une approche axée sur les tâches
Une approche de la productivité et du travail axée sur les tâches peut constituer une solution plus efficace. Au lieu de se concentrer sur le nombre d’heures travaillées, nous donnons la priorité aux tâches dans le temps. En procédant à ce changement, nous nous concentrons sur la qualité plutôt que sur la quantité de travail effectué. Cela signifie que nous consacrons plus d’efforts aux tâches qui correspondent aux objectifs et aux valeurs de l’entreprise, plutôt que de nous impliquer dans des tâches sans importance.
Cependant, si une approche axée sur les tâches peut être plus axée sur la qualité qu’une approche axée sur le temps, elle ignore complètement une ressource clé : le temps. Nous ne pouvons pas faire comme si le temps n’existait pas.
Les délais sont des éléments essentiels de la productivité et doivent être utilisés de manière stratégique pour aider les membres de l’équipe à se concentrer sur les tâches les plus importantes. Lorsque les délais sont clairs et réalistes, les gens sont mieux à même de se concentrer sur l’accomplissement des tâches dans les délais impartis.
Un modèle moderne de travail et de productivité
La semaine de travail traditionnelle de 40 heures, axée sur le temps, est un vestige de l’époque révolue des usines. Ce modèle d’horaire rigide a été créé il y a 100 ans pour accélérer les chaînes de production, mais ce n’est pas le modèle le plus efficace pour la productivité moderne. Avec l’essor du travail à distance, des horaires flexibles et de l’intelligence artificielle générative, une nouvelle approche est nécessaire pour véritablement optimiser la productivité.
Lorsque j’ai commencé à utiliser un modèle de productivité hybride moderne, combinant des approches axées sur les tâches et sur le temps, mon équipe et moi-même sommes devenus plus productifs. Cela nous a aidés à simplifier l’entreprise et chaque membre de l’équipe a trouvé plus de sens à son travail (et notre marge bénéficiaire s’en est ressentie).
Voici les trois principales stratégies que j’ai utilisées pour constater une augmentation immédiate de la productivité de mon équipe :
Se concentrer sur les résultats
L’une des principales stratégies consiste à donner la priorité aux résultats plutôt qu’au temps. Au lieu de se concentrer sur le nombre d’heures travaillées (ou de tâches accomplies), les dirigeants devraient se concentrer sur les résultats souhaités. Pour ce faire, il faut fixer des objectifs clairs pour chaque projet ou tâche. En communiquant des paramètres clairs pour la réussite et les résultats proposés, les chefs d’entreprise peuvent donner à l’équipe un but et une orientation clairs.
Pour passer de la gestion du temps à la gestion des résultats, les chefs d’entreprise doivent faire comprendre à l’équipe qu’il s’agit d’obtenir des résultats plutôt que de simplement accomplir des tâches dans un certain délai.
En établissant des critères de réussite clairs et en suivant les progrès réalisés par rapport à ces critères, les membres de l’équipe peuvent constater l’impact de leur travail et prendre des décisions fondées sur des données. En mettant l’accent sur les résultats, vous créez une culture axée sur les résultats, ce qui permet à vos employés de travailler à la réalisation d’objectifs communs et, en fin de compte, d’obtenir de meilleurs résultats.
Encourager l’autonomie
Donner aux membres de l’équipe les moyens d’assumer la responsabilité de leur travail et de prendre des décisions est une autre stratégie clé pour mettre en œuvre cette approche hybride. En donnant de l’autonomie aux membres de l’équipe, les dirigeants leur permettent de travailler plus en profondeur sur des tâches importantes au lieu de se préoccuper des contraintes de temps. Comme ils ne sont plus soumis à une course contre la montre, leur attention se concentre sur les tâches les plus importantes.
Pour encourager l’autonomie, les dirigeants doivent être disposés à ajuster les délais ou à modifier les priorités en fonction de l’évolution des circonstances ou de nouvelles informations. Fournissez des lignes directrices et des attentes claires concernant les tâches, mais faites confiance aux membres de l’équipe pour prendre des décisions et travailler de manière indépendante.
En encourageant l’autonomie, vous pouvez créer un environnement dans lequel les employés se sentent responsabilisés et engagés, ce qui peut conduire à de meilleurs résultats et à une plus grande réussite pour votre entreprise.
Communiquer les priorités
Une communication claire est essentielle à la réussite d’une équipe, et c’est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de fixer des priorités. Les dirigeants doivent communiquer les objectifs du trimestre et fournir des mises à jour régulières sur les progrès réalisés par rapport à ces objectifs. Cela permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et travaille aux mêmes résultats.
Pour communiquer efficacement les priorités, les dirigeants doivent hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance plutôt que des contraintes de temps. Cela signifie qu’ils doivent se concentrer sur les tâches les plus critiques pour atteindre les objectifs globaux de l’entreprise. Les dirigeants doivent également veiller à ce que chacun comprenne comment ses tâches individuelles contribuent à l’ensemble du tableau.
En communiquant efficacement les priorités et en créant un environnement propice au travail en profondeur, vous pouvez aider les membres de l’équipe à rester concentrés et à atteindre plus efficacement les objectifs de collaboration. Cela peut conduire à de meilleurs résultats et à une plus grande réussite.
En tant que chef d’entreprise, il est important de reconnaître que le temps est une ressource limitée qui ne peut être gérée ou contrôlée. En revanche, en privilégiant la qualité à la quantité et en se concentrant sur les résultats, nous pouvons obtenir de meilleurs résultats et créer un environnement de travail plus gratifiant pour nous-mêmes et pour notre équipe.
Repensons la gestion du temps et adoptons une nouvelle approche du travail qui intègre la productivité axée sur les tâches et la focalisation sur les résultats. Ensemble, nous pouvons bâtir des entreprises plus prospères, plus productives et plus gratifiantes pour tout le monde (y compris pour vous).
Avec des références de Forbes.
