Tu Guía para Utilizar Microsoft OneNote de Forma Efectiva
OneNote es como una versión digital de un cuaderno que mantienes cerca para tomar notas rápidas. Puedes usarlo para capturar tus ideas, recordar tareas futuras, organizar listas de tareas y mucho más.
Lo que hace que Microsoft OneNote sea perfecto es su versatilidad, puedes usarlo para:
- Incorporar hojas de cálculo de Excel en tus notas,
- Tomar notas en reuniones,
- Extraer texto de imágenes,
- Crear y compartir tu lista de compras.
Ya sea que seas un gerente que toma notas en reuniones, un desarrollador de software que proporciona anotaciones, un maestro de sexto grado que asigna proyectos colaborativos en el aula o un padre que prepara una lista de compras, OneNote puede facilitar las cosas para ti.
En esta guía, repasaremos las mejores prácticas de OneNote para aumentar la productividad. Entonces, ¿qué es OneNote y cómo se utiliza?
¿Qué es Microsoft OneNote?
Microsoft OneNote es una aplicación de toma de notas digital para recopilar información almacenada en la nube de Microsoft Office 365. Los usuarios de Microsoft OneNote pueden registrar notas, dibujos, comentarios de audio y recortes de pantalla en sus notas. Pueden compartir y colaborar en tiempo real con otros usuarios a través de Internet o una red.
OneNote es gratuito para todos los usuarios, independientemente de si utilizas Mac, PC, Android, iPhone o iPad. Además, Microsoft OneNote viene integrado en las últimas versiones de Microsoft 365.
¿Cuál es la función de OneNote?
OneNote funciona como una aplicación de toma de notas y un centro para todas tus notas. Te permite organizar las notas en cuadernos separados y secciones dentro de los cuadernos. Puedes adjuntar documentos multimedia en tus notas, ya que es compatible con una amplia variedad de formatos digitales.
Los formatos digitales que puedes agregar a tus notas en Microsoft OneNote incluyen:
- Imágenes,
- Diagramas,
- Videos,
- Audio.
Con Microsoft OneNote, los usuarios pueden capturar rápidamente texto, imágenes y archivos, incluso sobre la marcha. Además, la aplicación facilita la integración con otros programas de la suite Office, tanto en tu computadora como en dispositivos móviles.
Estas preguntas cubren lo básico de OneNote, pero si eres nuevo en él, también puedes preguntarte «cómo usar OneNote por primera vez». Afortunadamente, sabemos cómo utilizar Microsoft OneNote y, en unas pocas frases, también lo sabrás.
Cómo usar Microsoft OneNote
Si tienes muchas cosas que recordar, muchas tareas que seguir y ideas que surgen repentinamente, OneNote es la aplicación perfecta para tomar notas y organizarlas.
Ya sea para usar OneNote en el trabajo, la gestión de proyectos, la enseñanza o en equipos, puedes seguir los consejos de OneNote que abordaremos en la siguiente parte de este artículo.
Pero espera un momento.
Primero, debes entender cómo utilizar Microsoft OneNote con lo básico antes de aprender a utilizarlo de manera efectiva.
Sigue el siguiente tutorial sobre cómo utilizar Microsoft OneNote para empezar con el pie derecho.
1. Crear una Nota Rápida
Estás almorzando tranquilamente y de repente te das cuenta de que necesitas llamar a un cliente para programar una reunión. Las notas rápidas son ideales para situaciones como esta, cuando necesitas tomar notas para recordar tus pensamientos más tarde, a pesar de tu ajetreada agenda.
Las notas rápidas en OneNote son como los buenos y viejos post-it amarillos. Toma rápidamente notas de tus ideas y pensamientos, y OneNote las guardará como una página en la sección «Notas no archivadas» del cuaderno «Notas rápidas».
2. Crear un Cuaderno
Microsoft OneNote te permite crear varios cuadernos para diferentes temas o proyectos cuando lo desees. (Nota: estas instrucciones son para Windows, pero son similares en otros sistemas operativos y dispositivos).
- Abre la aplicación OneNote.
- Haz clic en el botón «Mostrar Cuadernos».
- A continuación, haz clic en el botón «+ Cuaderno», que se encuentra en la parte inferior de la lista que se abre.
- Ponle un nombre a tu cuaderno en el cuadro «Nombre del Cuaderno».
- Luego, haz clic en «Crear Cuaderno».
3. Abrir tus Cuadernos
Aquí tienes otra instrucción útil sobre cómo usar Microsoft OneNote: además de crear tus propios cuadernos y notas rápidas, también puedes abrir cuadernos creados por otras personas y compartidos contigo.
- Haz clic en el botón «Mostrar Cuadernos».
- A continuación, haz clic en «Más Cuadernos» cuando se abra la lista.
- Selecciona el cuaderno que deseas abrir y haz clic en «Abrir Cuaderno».
Consejo: Si no encuentras la nota que estás buscando, haz clic en «Agregar Cuenta». Inicia sesión con la cuenta en la que se compartió el cuaderno contigo.
4. Crear Secciones
Este consejo de OneNote es para aquellos que se preguntan cómo organizar OneNote. Puedes crear secciones temáticas para una mejor organización y personalización de OneNote. Las secciones ayudan a organizar las notas, por ejemplo, por temas o fechas.
Para crear una sección:
- Haz clic en «+ Agregar Sección» o «+ Sección» en la parte inferior de la lista de secciones en el lado izquierdo de la ventana.
5. Alternar entre tus Cuadernos Abiertos
Otra característica genial que OneNote permite a los usuarios es abrir varios cuadernos simultáneamente. Para alternar entre tus cuadernos abiertos:
- Haz clic en «Mostrar Cuadernos».
- Se abrirá una lista de cuadernos. Selecciona los cuadernos en los que deseas trabajar.
- Repite estos pasos para alternar entre tus cuadernos.
¿Por qué debería usar Microsoft OneNote?
OneNote te permite capturar y organizar tus ideas, lo que facilita trabajar o estudiar de manera efectiva.
Ahora que tienes respuestas claras para «¿qué es OneNote?» y «¿cómo usar Microsoft OneNote?», echemos un vistazo a las razones por las que deberías usar Microsoft OneNote en primer lugar.
Entonces, si te preguntas «por qué debería usar Microsoft OneNote», aquí tienes las razones:
Ideal para la Gestión de Proyectos
La organización de OneNote hace que la aplicación sea perfecta para la gestión de proyectos.
En lugar de crear pilas de documentos para cada reunión, como la agenda, las tareas, las notas, los informes de estado y otros detalles de la reunión, puedes almacenar toda la información en OneNote.
Lo mejor de todo es que, al poder organizar tus notas en OneNote, tu proceso de gestión de proyectos puede funcionar de manera más organizada.
Colaboración Instantánea y en Tiempo Real
Si abres tu archivo de OneNote para acceder y compartirlo con tu equipo o compañeros, ellos pueden ver tus archivos instantáneamente y colaborar.
Para notas sensibles que incluyen materiales confidenciales, puedes proteger parcial o totalmente el cuaderno con una contraseña.
Mejores y más Rápidas Anotaciones en Reuniones
Muchas personas se preguntan cómo utilizar OneNote en el trabajo.
De hecho, no hay una única respuesta para eso; ofrece casi todo lo que esperas de una aplicación de notas y te mantiene bien organizado.
Microsoft OneNote es una de las herramientas más versátiles de su tipo. Como mencionamos en «¿Qué es OneNote?», la aplicación es compatible con una variedad de tipos de documentos, lo cual es útil durante las reuniones. Puedes tomar notas rápidas, verificar los horarios de las próximas reuniones, consultar tu agenda y agregar el audio grabado en la reunión.
Interfaz Familiar
Si estás familiarizado con la interfaz de las herramientas de Microsoft Office, como Excel, Word y PowerPoint, entonces también te familiarizarás con la interfaz de OneNote.
Edición en Línea
Al igual que otras herramientas de Microsoft Office, los documentos de OneNote se pueden editar en línea en cualquier navegador.
No necesitas descargar los archivos o tener la aplicación instalada en tu dispositivo.
Mejores Prácticas para utilizar Microsoft OneNote
Como mencionamos anteriormente, OneNote puede ser útil en muchos casos, incluyendo estudios o trabajo. Pero para aprovechar al máximo esta herramienta, puedes aprovechar algunos consejos y trucos probados y aprobados de OneNote.
1. Digitaliza lo que lees
Una de las mejores prácticas de OneNote que sugerimos es digitalizar lo que lees. A muchas personas les gusta tomar notas y resaltar textos al leer libros, artículos y revistas. Cuando se trata de fuentes en línea, esto puede ser un poco difícil.
Pero simplemente puedes copiar y pegar textos en tu OneNote y luego editarlos, agregar marcadores, resaltar párrafos importantes y guardar el enlace de la fuente como desees.
2. Organízate y Reorganízate Regularmente
Si estás constantemente agregando notas y creando nuevos cuadernos, puede resultar difícil encontrar lo que estás buscando en algún momento. Por eso, es importante organizar tus notas regularmente.
Además, a veces puedes necesitar usar las notas que se han archivado en una nueva nota. En estos casos, intenta reorganizar y encontrar contenido relacionado que deba estar alineado.
Otra forma efectiva de organizar OneNote es utilizar etiquetas para priorizar y categorizar las notas.
Las etiquetas pueden ayudarte en tus futuras búsquedas. Solo tienes que hacer clic en la línea de texto que deseas etiquetar y seleccionar una etiqueta en el menú desplegable. También puedes agregar varias etiquetas a una sola nota.
3. Utiliza con los Recordatorios del Calendario de Outlook
Los calendarios son una parte inseparable de las agendas de trabajo ocupadas. Puedes capturar tus tareas o simplemente las cosas que necesitas recordar en OneNote y crear una tarea de Outlook dentro de la aplicación. Puedes establecer un recordatorio, por ejemplo, para una hora después de escribir tu nuevo artículo.
4. No Elimines, Archiva las Tareas Completadas
Nunca sabes cuándo necesitarás contenido o notas antiguas. En lugar de eliminarlas, crea una carpeta «Archivo» en OneNote y agrega las notas antiguas en esa carpeta. Si necesitas una organización adicional dentro de la carpeta de archivos, puedes crear secciones y etiquetas dentro de ella.
De esta manera, no perderás ninguna información y OneNote aún podrá buscar en estos archivos y traerte lo que necesitas. Para encontrar tus notas, solo tienes que buscarlas en todos tus cuadernos.
OneNote como un Wiki de Equipo
Las etiquetas y la capacidad de búsqueda de OneNote lo convierten en una herramienta perfecta para utilizar como un wiki de equipo.
Si planeas compartir tu cuaderno con otras personas, asegúrate de crear tu cuaderno de OneNote en OneDrive para que otros puedan acceder a él.
Si ya has creado tu cuaderno en tu computadora, entonces necesitas moverlo a OneDrive primero. El hecho de que ahora esté en OneDrive no significa que otros puedan verlo. Haz clic en «Compartir» para compartirlo con otras personas.
Para generar un enlace para compartir tu nota con otras personas:
- Pestaña Archivo > Compartir > Obtener un Enlace para Compartir.
Para cambiar la configuración de permisos de tu nota compartida:
- Ve a tu OneDrive y cambia los permisos o deja de compartir.
Los documentos de OneNote están disponibles sin conexión cuando se comparten desde OneNote o SharePoint.
6. Busca en tus Notas
Una de las mejores prácticas de OneNote es algo muy básico: usar la búsqueda.
Microsoft OneNote tiene una función de búsqueda integrada que te ayuda a encontrar tus notas donde sea que estén. Para buscar en todo tu OneNote y encontrar lo que estás buscando, selecciona la lupa o presiona Ctrl+F. Luego, escribe una palabra o frase de búsqueda.
OneNote busca:
- Texto escrito,
- Notas escritas a mano,
- Palabras mostradas en imágenes.
También puedes refinar la búsqueda. Solo tienes que seleccionar el menú desplegable y elegir una opción. OneNote resaltará la palabra o frase de búsqueda en las notas e imágenes.
7. Haz Dibujos y Anotaciones a Mano
OneNote te permite capturar rápidamente tus ideas con dibujos y anotaciones a mano. Esta funcionalidad te ahorra tiempo al tomar notas rápidas. Puedes capturar ideas complejas con un dibujo rápido y resaltar cosas importantes en una nota.
Una de las ventajas de OneNote es que puede convertir anotaciones escritas a mano en texto. Para dibujar en OneNote, selecciona la pestaña «Dibujar» en la cinta de opciones. Luego, haz clic en el tipo de bolígrafo que desees y comienza a hacer un dibujo rápido en tus notas.
8. Protege tus Notas con Contraseñas
La opción de protección con contraseña en OneNote está diseñada para mantener tus notas privadas seguras frente a miradas curiosas. Por lo tanto, ya sea que quieras mantener tus notas escolares, tareas de trabajo, contenido de un blog o información personal en OneNote, puedes protegerlas y mantenerlas privadas con contraseñas.
Cuando proteges una sección de un cuaderno de OneNote con contraseña, todas las páginas de esa sección se bloquean. No se abrirán hasta que ingreses la contraseña correcta.
Ten en cuenta que debes tener cuidado al elegir una contraseña, ya que nadie podrá abrir tu nota bloqueada si olvidas la contraseña.
9. Aprovecha las Plantillas de Páginas
Una plantilla de OneNote es un diseño de página aplicable a nuevas páginas en tu cuaderno para darles una apariencia uniforme, un fondo atractivo y un diseño consistente.
OneNote viene con varias plantillas incorporadas, como planificadores, listas de tareas y fondos de página. Puedes crear tus propias plantillas de página o personalizar una plantilla existente.
Nota: Las plantillas de página de OneNote solo se pueden aplicar a nuevas páginas sin notas, ya que las plantillas tienen contenido que debe colocarse en lugares específicos de la página.
Conclusión
Microsoft OneNote, en mi opinión, es el producto perfecto para tomar notas y mantenerlas organizadas.
Si logras utilizar el producto de manera efectiva, tendrá docenas de beneficios directos en tu vida diaria.
