Hay muchas aplicaciones de listas de tareas. Probarlas todas sería una tarea ingente, y lo sé porque lo he hecho.
¿Por qué hay tantas aplicaciones para algo que se hace fácilmente en notas adhesivas? Porque la gestión de tareas es algo intensamente personal. La gente rechazará cualquier cosa que no le parezca adecuada. Es un buen instinto, pero dificulta encontrar la aplicación adecuada.
Para ello, hemos trabajado duro investigando las mejores aplicaciones de tareas, tratando de encontrar las adecuadas para diversos casos de uso. La investigación para estos artículos ha sido exhaustiva. Empezamos buscando las mejores aplicaciones para cada plataforma: Android, Windows, macOS y iPhone/iPad. Después probamos las aplicaciones mejor valoradas en cada tienda de aplicaciones y pasamos mucho tiempo migrando nuestras listas de tareas personales de una aplicación a otra.
Y ahora te ofrezco lo que creo que es lo mejor de lo mejor. Busques lo que busques, una de estas aplicaciones será la adecuada para ti. Haz clic en cualquiera de ellas para saber por qué la he elegido o sigue leyendo para conocer más detalles sobre las aplicaciones de listas de tareas.
Las mejores aplicaciones de listas de tareas
- Todoist para equilibrar potencia y simplicidad
- TickTick para calendarios y temporizadores integrados
- Microsoft To Do para usuarios avanzados de Microsoft (y refugiados de Wunderlist)
- Things para un diseño elegante
- OmniFocus para sistemas de organización específicos
- Habitica para hacer las cosas divertidas
- GoogleTasks para usuarios avanzados de Google
- Any. do para quienes olvidan utilizar aplicaciones de tareas
- Otras opciones, como software de gestión de proyectos, aplicaciones para tomar notas y otras herramientas que pueden hacer el trabajo
¿Cuál es la mejor aplicación de listas de tareas?
Llevo escribiendo sobre tecnología en general, y productividad en particular, desde 2009. En ese tiempo, he probado personalmente prácticamente todas las aplicaciones de listas de tareas que han salido al mercado, y suelo depender de al menos una de ellas para que funcione.
Por supuesto, cuando se trata de gestionar una lista de tareas en línea, cada uno tiene criterios diferentes. He tenido esto en cuenta durante las pruebas y me he dado cuenta de algunas características que hacen que algunas aplicaciones destaquen.
Las mejores aplicaciones de listas de tareas:
- Agilizanla adición y organización de tareas. Lo ideal es que las tareas se añadan y clasifiquen en unos pocos toques o pulsaciones.
- Ofrecen varias formas de organizar las tareas. Las etiquetas, las listas, los proyectos y las fechas de vencimiento son útiles, y las mejores aplicaciones de tareas ofrecen al menos algunas categorías de este tipo.
- Recordarte los plazos que te has impuesto. Notificaciones, widgets, correos electrónicos… Si utilizas una lista de tareas en línea, debe ayudarte a mantenerte al tanto de lo que tienes que hacer y cuándo.
- Ofrecer interfaces de usuario limpias. La mejor aplicación de tareas se adapta a tu flujo de trabajo para que puedas volver a lo que deberías estar haciendo.
- Sincronice todas las plataformas que utiliza. Las plataformas dependerán de lo que utilices personalmente, pero no he considerado ninguna que no se sincronice entre el escritorio y el móvil.
He intentado encontrar aplicaciones de listas de tareas que equilibren estos aspectos de varias maneras. Ninguna de estas opciones es adecuada para todo el mundo, pero espero que alguna de ellas lo sea para ti. Vamos a ello.
Las mejores aplicaciones de listas de tareas de un vistazo
| Ideal para | Funciones destacadas | Precios | |
|---|---|---|---|
| Todoist | Equilibrio entre potencia y sencillez | Procesamiento de lenguaje natural para crear tareas rápidamente | Versión gratuita disponible; versión de pago desde $4/mes |
| TickTick | Calendarios y temporizadores integrados | Temporizador Pomodoro incluido | Versión gratuita disponible; versión de pago desde 2,40 $/mes |
| Microsoft to do | Usuarios avanzados de Microsoft | Profunda integración con el ecosistema Microsoft | Gratis |
| Cosas | Diseño elegante | Interfaz de usuario limpia e intuitiva | 49,99 $ para macOS, 19,99 $ para iPad, 9,99 $ para iPhone |
| OmniFocus | Sistemas de organización específicos | Altamente flexible | Desde 99,99 $/año para plan recurrente, 49,99 $ como compra única |
| Habitica | Hacer las cosas divertidas | Gamificación de la gestión de tareas | Versión gratuita disponible; versión de pago a partir de 5 $/mes |
| Tareas de Google | Usuarios avanzados de Google | Profunda integración con Gmail y Google Calendar | Gratis |
| Any.do | Personas que olvidan utilizar las aplicaciones de tareas | Función diaria «Planificar mi día» para programar tareas | Versión gratuita disponible; versión de pago a partir de 2,99 $/mes |
La mejor app de listas de tareas para equilibrar potencia y sencillez
Todoist (Web, Windows, macOS, Android, iPhone, iPad)
Todoist no es la aplicación de listas de tareas más potente que existe. Tampoco es la más sencilla. Esa es la cuestión: esta aplicación equilibra la potencia con la simplicidad, y lo hace funcionando en prácticamente todas las plataformas existentes. Ese es un punto fuerte de venta – y es probablemente la razón por la que Todoist es una de las listas de tareas más populares del momento.
Añadir tareas fue rápido en todas las plataformas en mis pruebas, gracias en parte al procesamiento del lenguaje natural (escribe «comprar leche el lunes» y la tarea «comprar leche» se añadirá con el próximo lunes como fecha de vencimiento). Puedes poner nuevas tareas en tu bandeja de entrada y luego moverlas a los proyectos pertinentes; también puedes establecer fechas de vencimiento. Los usuarios de pago pueden crear filtros y etiquetas personalizados, y también hay algunas funciones básicas de colaboración.
Todoist es lo suficientemente flexible como para adaptarse a la mayoría de los flujos de trabajo, pero no tan complicado como para abrumar. Y añade nuevas funciones con regularidad: puedes visualizar proyectos como un tablero Kanban, por ejemplo, y navegar por la aplicación a través del teclado es mucho más fluido tras las últimas actualizaciones. En general, es una gran aplicación para probar, especialmente si no sabes por dónde empezar.
Todoist también se integra con Zapier, lo que significa que puedes crear tareas automáticamente en Todoist cada vez que algo ocurre en una de tus apps favoritas. Aquí tienes algunos ejemplos.
Precio de Todoist: Versión gratuita disponible; versión de pago desde 4 $ / mes.
Mejor aplicación de listas de tareas con calendarios y temporizadores integrados
TickTick (Web, Android, Windows, macOS, iPhone y iPad)
TickTick es una aplicación de listas de tareas pendientes de rápido crecimiento que ofrece una amplia gama de funciones en prácticamente todas las plataformas que puedas imaginar. Añadir tareas es rápido gracias al procesamiento del lenguaje natural. También ofrece un atajo de teclado universal en las versiones de escritorio y notificaciones y widgets anclados a los móviles, lo que permite añadir rápidamente una tarea antes de volver a lo que se está haciendo. Las tareas pueden organizarse mediante listas, etiquetas y fechas de finalización, y también existe la posibilidad de añadir subtareas a cualquier tarea.
TickTick ofrece todo esto con aplicaciones que parecen nativas: la versión para macOS es distinta de la de Windows, por ejemplo, en formas que tienen sentido dadas las diferencias entre estos dos sistemas. TickTick también ofrece algunas características que están por encima y más allá de lo que otras aplicaciones ofrecen.
En primer lugar, incorpora un temporizador Pomodoro, que te permite iniciar una sesión de trabajo de 25 minutos para cualquiera de tus tareas (con numerosas opciones de ruido blanco, si lo deseas). En segundo lugar, se integra con varios calendarios de terceros, lo que te permite ver tus tareas y citas en un solo lugar, e incluso bloquear el tiempo. También hay una herramienta integrada de seguimiento de hábitos, que te permite revisar cuántos días has cumplido o no tus compromisos de ejercicio y dieta. Y la visualización de la Matriz de Eisenhower te permite priorizar tus tareas en función de lo que es urgente y lo que es importante. Es una gran colección de funciones, como ninguna otra del mercado.
Con la integración Zapier de TickTick, puedes conectar TickTick a las demás herramientas de tu pila tecnológica para crear tareas automáticamente cada vez que recibas nuevos clientes potenciales, ofertas o correos electrónicos.
Precio de TickTick: versión gratuita disponible; versión de pago a partir de 2,40 $/mes.
Mejor aplicación de listas de tareas para usuarios avanzados de Microsoft (y refugiados de Wunderlist)
MicrosoftTo Do (Web, Android, Windows, iPhone y iPad)
En 2015, Microsoft compró Wunderlist y puso a ese equipo a trabajar en una nueva app de listas de tareas. La interfaz principal es limpia y amigable, añadir tareas es rápido, pero hay mucha flexibilidad bajo la superficie.
Pero lo más destacado aquí es la profunda integración con el ecosistema de Microsoft. Cualquier correo electrónico marcado en Outlook, por ejemplo, aparece como una tarea. Los usuarios de Outlook también pueden sincronizar sus tareas desde esta aplicación con Microsoft To Do, lo que significa que por fin hay una forma de sincronizar las tareas de Outlook con los dispositivos móviles. Los usuarios de Windows pueden añadir tareas utilizando Cortana o escribiendo en el menú Inicio. Por ejemplo, puedes escribir «añadir arroz a mi lista de la compra» y el arroz se añadirá a una lista llamada «compras». Si eres usuario de Windows y de Outlook, esta es tu aplicación.
En mi opinión, también es la aplicación de listas de tareas más atractiva del mercado. Puedes establecer imágenes de fondo personalizadas para cada una de tus listas, lo que te permite saber de un vistazo qué lista estás viendo. Si te pasas el día mirando tu lista de tareas pendientes, puede que tenga buena pinta.
Microsoft To Do se integra con Zapier, lo que significa que puedes estar seguro de que Microsoft To Do está hablando con todas las demás aplicaciones que utilizas, no sólo con las de Microsoft. Aquí tienes algunos ejemplos para empezar.
Precio de Microsoft To Do: Gratis
La mejor aplicación de listas de tareas con un diseño elegante
Cosas (macOS, iPhone, iPad)
Las apps de listas de tareas tienden a caer en dos categorías: las complejas y las minimalistas.
Ese es el mayor elogio que puedo hacerle a una app de listas de tareas. Esta es una aplicación a la que no le faltan funciones, y sin embargo siempre parece sencilla de usar. Añadir tareas es rápido y organizarlas también, pero las formas de organizarlas parecen no tener fin. Las áreas pueden contener tareas o proyectos; los proyectos pueden contener tareas o cabeceras que también pueden contener tareas; y las tareas pueden contener subtareas si lo deseas. Suena confuso, pero no lo es, lo que realmente habla de lo bien diseñadas que están las cosas.
Otras aplicaciones ofrecen estas características, pero Things lo hace de una manera que nunca se siente desordenada, lo que significa que puedes terminar rápidamente de ver tu lista de tareas pendientes y volver a lo que estés haciendo. Combina esta mezcla de funcionalidad y belleza con características como una herramienta para todo el sistema para añadir tareas rápidamente, integración con tu calendario para que puedas ver tus citas mientras planificas tu día, atajos de teclado intuitivos, recordatorios con notificaciones nativas y sincronización con una aplicación para iPhone y iPad.
El único inconveniente es la ausencia total de versiones para Windows y Android, aunque esta decisión probablemente sea parte de lo que permite al equipo concentrarse en hacer un producto tan limpio. Si eres usuario de Apple, tienes que probar Things.
Puedes añadir automáticamente tareas a Things desde tus otras apps con las integraciones de Things en zapier.
Precio: 49,99 € para macOS (15 días de prueba gratuita), 19,99 € para iPad, 9,99 € para iPhone.
Mejor app de listas de tareas para usuarios con un sistema de organización muy específico
OmniFocus (Web, macOS, iPhone, iPad)
OmniFocus es de todo menos flexible. Esta aplicación exclusiva de Apple se basa en la filosofía Getting Things Done (GTD), marca registrada de David Allen, pero una serie de características significa que se puede utilizar para casi cualquier sistema de organización que se pueda imaginar. Por ejemplo, hay tres tipos diferentes de proyectos, dependiendo de si necesitas hacer las tareas en un orden específico o no. Hay seis vistas principales por defecto, que permiten organizar las tareas por elementos como la fecha de finalización, los proyectos y las etiquetas. Incluso puedes añadir más vistas, suponiendo que tengas la versión Pro.
Entiende la idea. OmniFocus es el sueño de cualquier usuario avanzado, con más funciones de las que cualquiera puede incorporar a un flujo de trabajo, que es de lo que se trata: si hay una función que quieras, OmniFocus la tiene, para que puedas organizar tus tareas básicamente de cualquier forma que puedas imaginar.
La sincronización sólo se ofrece entre dispositivos Apple. Existe una versión web pensada para un uso ocasional fuera de los equipos Apple, pero los usuarios que no sean de Apple probablemente deberían buscar en otra parte.
Puede conectar OmniFocus a sus otras aplicaciones favoritas con la integración OmniFocus de Zapier. Cada vez que ocurra algo en otra aplicación que quieras seguir en OmniFocus, Zapier lo enviará automáticamente allí.
Precio de OmniFocus: Desde 99,99 $ al año para el plan recurrente, que incluye todas las aplicaciones y la versión web. También disponible como compra única desde 49,99 $ (14 días de prueba gratuita).
Mejor aplicación de listas de tareas para hacer las cosas divertidas
Habitica (Web, Android, iPhone y iPad)
Los juegos son fantásticos para motivar las actividades mundanas: ¿de qué otra forma se puede explicar todo el tiempo que has pasado buscando cosas sin sentido? Habitica, antes conocida como HabitRPG, trata de utilizar los principios del diseño de juegos para motivarte a hacer cosas, y es extraordinariamente eficaz. Puedes añadir tareas, actividades diarias y hábitos a una lista. También tienes un personaje, que sube de nivel cuando haces cosas y sufre daños cuando las pospones. También puedes ganar dinero del juego para comprar recompensas fuera de línea, como un tentempié, u objetos del juego, como armas o incluso sombreros ridículos.
Esto es aún mejor cuando te reúnes con algunos amigos y empezáis una fiesta. Podéis luchar todos juntos contra los jefes, pero ten cuidado: si no terminas algunas tareas a tiempo, tus amigos sufrirán daños. Si esto no te motiva, nada lo hará.
¿Cuál es el inconveniente? Habitica no es una gran lista de tareas para gestionar proyectos a largo plazo, así que puede que necesites algo más para eso. Pero si tu problema es la motivación, merece la pena darle una vuelta.
Precio de Habitica: Versión gratuita disponible; versión de pago a partir de 5 $ / mes.
Mejor aplicación de listas de tareas para usuarios avanzados de Google
Google Tasks (Web, Android, iPhone y iPad)
Si vives en Gmail y Google Calendar, Google Tasks es una aplicación gratuita de listas de tareas pendientes obvia para probar. Esto se debe a que se encuentra justo en la barra lateral de estas dos aplicaciones y ofrece más de unas pocas integraciones. Además, hay una aplicación móvil dedicada.
La aplicación en sí es espartana. Añadir tareas es rápido, sobre todo si pasas mucho tiempo en Gmail, pero no hay muchas opciones de organización. Hay fechas de vencimiento, listas, descripciones, subtareas y la posibilidad de «marcar con una estrella» las tareas. No hay mucho más, lo cual está bien. En el escritorio, la integración con Gmail es un punto de venta clave. Por ejemplo, puedes arrastrar un correo electrónico a Google Tasks para convertirlo en una tarea. También puedes ver tus tareas en Google Calendar, si lo deseas.
La mejor aplicación de tareas es la que está siempre a mano. Si eres de los que siempre tiene Gmail abierto en el ordenador, es difícil que haya una aplicación más útil que Tareas de Google. Las versiones móviles permiten acceder a estas tareas desde cualquier lugar.
Puedes mover información automáticamente entre Google Tasks y tus otras aplicaciones con la integración de Google Tasks con Zapier . Estos son algunos ejemplos de flujos de trabajo que puedes automatizar, para que dejes de mover manualmente tus tareas.
Precio de Google Tasks: Gratis
La mejor aplicación de listas de tareas para quienes se olvidan de usarlas
Any.do (Web, Android, iPhone y iPad)
Any.do ofrece una aplicación móvil realmente ágil que permite añadir tareas, organizarlas en listas y añadir fechas de finalización. Pero donde realmente brilla es con su función diaria «Planificar mi día», que te obliga a programar cuándo vas a hacer las distintas tareas, para que te acuerdes de hacerlas. Any.do también se integra bien con los calendarios de Google y Outlook, permitiéndote ver tus citas y tareas en un solo lugar. Esto es exactamente lo que necesitas si eres el tipo de persona que añade cosas a una lista y se olvida de ellas.
La versión de escritorio no es tan fluida como la versión móvil: parece desordenada y es más que un poco confusa. Aún así, la versión móvil de Any.do por sí sola es una razón de peso para darle una oportunidad, especialmente si es ahí donde realizas la mayor parte de tu gestión de tareas.
Any.do se integra con Zapier, por lo que puedes añadir automáticamente tareas a Any.do cada vez que haya un nuevo evento, nota o tarea de calendario en tus otras aplicaciones.
Precio de Any.do: versión gratuita disponible; versión de pago a partir de 2,99 $ / mes.
Otras opciones de listas de tareas
En este resumen nos hemos centrado en las aplicaciones dedicadas a las listas de tareas, pero hay muchos otros programas que pueden cumplir la misma función. Aquí tienes algunas ideas, si ninguna de las opciones anteriores se ajusta a lo que buscas:
- Las aplicaciones de gestión de proyectos como Trello y Asana pueden utilizarse como listas de tareas pendientes, sobre todo si ya las utilizas para gestionar otras tareas.
- Las aplicaciones de toma de notas como Evernote, OneNote y Google Keep también tienen funciones de lista de tareas, si quieres combinar tus listas de tareas y notas.
- Puedes utilizar Notion como lista de tareas si es ahí donde pasas la mayor parte de tu tiempo, y las distintas alternativas a Notion funcionan muy bien.
- Las aplicaciones de bloqueo de tiempo son otra buena opción. Combinan una lista de tareas con tu calendario, animándote a decidir cuándo vas a hacer qué.
- Google Sheets puede ser tu lista de tareas. El CEO de Zapier incluso utiliza Gmail como lista de tareas.
- Las aplicaciones de notas adhesivas también pueden servir. También un trozo de papel. No le des demasiadas vueltas
Encontrar el sistema de gestión de tareas adecuado es difícil porque es algo muy personal. Por eso, si crees que me he olvidado de algo, dímelo.
