Durante décadas se nos ha dicho que la gestión del tiempo es la clave de la productividad. Nos han enseñado a crear horarios, hacer listas de tareas pendientes y tratar de lograr lo máximo en el menor tiempo posible. Pero, ¿y si este enfoque en realidad está haciendo más mal que bien? ¿Y si nuestra obsesión por el tiempo está perjudicando nuestra productividad?
Como experto en productividad y propietario de varias empresas de éxito desde 2008, solía estar obsesionado con la gestión del tiempo. Sentía que había dominado el arte de la gestión del tiempo: había eliminado reuniones innecesarias e incluso había introducido una semana laboral de cuatro días, pero mi equipo y yo seguíamos luchando contra la sobrecarga.
Sin embargo, en medio de la pandemia, ocurrió algo extraordinario. Cuando dejé de centrarme en el control de horas de mi equipo y di prioridad a la calidad del trabajo, nuestra productividad se disparó. No fue por trabajar a distancia; fue porque dejé de intentar gestionar el tiempo.
En mi reciente charla en Oxford, compartí cómo, como sociedad, hemos creado inconscientemente modelos de trabajo en los que medimos la productividad por el tiempo, no por la calidad del trabajo. Nos hemos centrado en la eficiencia en detrimento de la eficacia. Es hora de adoptar un nuevo enfoque del trabajo que no nos deje exhaustos e insatisfechos.
El mito de la gestión del tiempo
La falacia de la gestión del tiempo reside en la creencia de que el tiempo es un factor controlable que puede gestionarse como cualquier otro recurso. En realidad, el tiempo es un recurso finito y escurridizo que no se puede controlar ni manipular.
En el acelerado y dinámico entorno empresarial actual, cada vez está más claro que los modelos tradicionales orientados al tiempo ya no son eficaces. Intentar encajar tantas tareas como sea posible en un día, utilizando técnicas de gestión del tiempo como las listas de tareas pendientes, la Técnica Pomodoro o la multitarea, da una falsa sensación de control sobre el tiempo; no abordan el problema fundamental de que el tiempo es un recurso finito. Es más, estas prácticas tienen el efecto secundario de crear más errores y dar lugar a un trabajo de menor calidad, lo que nos hace menos productivos.
Al centrarnos principalmente en el tiempo, acabamos descuidando otros factores importantes, como la creatividad, la colaboración y la innovación.
Un enfoque orientado a las tareas
Un enfoque de la productividad y el trabajo orientado a las tareas puede ser una solución más eficaz. En lugar de centrarnos en el número de horas trabajadas, priorizamos las tareas en función del tiempo. Al hacer este cambio, nos centramos en la calidad más que en la cantidad de trabajo realizado. Esto significa que dedicamos más esfuerzo a las tareas que están alineadas con los objetivos y valores de la empresa, en lugar de implicarnos en tareas sin importancia.
Sin embargo, aunque un enfoque orientado a las tareas puede estar más centrado en la calidad que uno orientado al tiempo, ignora por completo un recurso clave: el tiempo. No podemos fingir que el tiempo no existe.
Los plazos son componentes esenciales de la productividad y deben utilizarse estratégicamente para ayudar a los miembros del equipo a centrarse en las tareas más importantes. Cuando los plazos son claros y realistas, las personas son más capaces de concentrarse en completar las tareas a tiempo.
Un modelo moderno de trabajo y productividad
La tradicional semana laboral de 40 horas centrada en el tiempo es un vestigio de épocas pasadas de las fábricas. Este modelo de horario rígido se creó hace 100 años para acelerar las líneas de producción, pero no es el más eficaz para la productividad moderna. Con el auge del trabajo a distancia, los horarios flexibles y la inteligencia artificial generativa, se necesita un nuevo enfoque para optimizar realmente la productividad.
Cuando empecé a utilizar un modelo híbrido moderno para la productividad, combinando enfoques orientados a las tareas y orientados al tiempo, mi equipo y yo nos volvimos más productivos. Nos ayudó a simplificar el negocio y cada miembro del equipo encontró más sentido a nuestro trabajo (y nuestro margen de beneficios lo reflejó).
Estas son las tres estrategias principales que utilicé para ver un aumento inmediato de la productividad de mi equipo:
Centrarse en los resultados
Una de las estrategias clave es dar prioridad a los resultados frente al tiempo. En lugar de centrarse en el número de horas trabajadas (o tareas completadas), los líderes deben centrarse en los resultados deseados. Para ello hay que fijar objetivos claros para cada proyecto o tarea. Al comunicar métricas claras para el éxito y los resultados propuestos, los líderes empresariales pueden proporcionar al equipo un sentido claro de propósito y dirección.
Para cambiar el enfoque de la gestión del tiempo a la gestión de los resultados, los directivos deben comunicar al equipo que la atención se centra en la consecución de resultados, y no simplemente en completar las tareas dentro de un plazo determinado.
El establecimiento de parámetros de éxito claros y el seguimiento de los progresos en función de los mismos permite a los miembros del equipo ver el impacto de su trabajo y tomar decisiones basadas en datos. Al centrarse en los resultados, se crea una cultura orientada a los resultados, lo que permite a los empleados trabajar en pos de objetivos compartidos y, en última instancia, lograr un mayor éxito.
Fomentar la autonomía
Facultar a los miembros del equipo para que asuman la responsabilidad de su trabajo y tomen decisiones es otra estrategia clave para aplicar este enfoque híbrido. Al dar autonomía a los miembros del equipo, los líderes les permiten trabajar más a fondo en tareas importantes en lugar de preocuparse por las limitaciones de tiempo. Como ya no van contrarreloj, su atención se centra en las tareas más importantes.
Para fomentar la autonomía, los líderes deben estar abiertos a ajustar los plazos o cambiar las prioridades en función de las circunstancias cambiantes o de nueva información. Proporcione directrices y expectativas claras para las tareas, pero confíe en que los miembros del equipo tomen decisiones y trabajen de forma independiente.
Al fomentar la autonomía, puede crear un entorno en el que los empleados se sientan capacitados y comprometidos, lo que puede dar lugar a mejores resultados y un mayor éxito para su empresa.
Comunicar las prioridades
La comunicación clara es esencial para cualquier equipo de éxito, y esto es especialmente cierto cuando se trata de establecer prioridades. Los líderes deben comunicar los objetivos para el trimestre y proporcionar actualizaciones periódicas sobre el progreso en relación con estos objetivos. Esto ayuda a garantizar que todo el mundo está alineado y trabaja por los mismos resultados.
Para comunicar las prioridades con eficacia, los directivos deben priorizar las tareas en función de su importancia y no de las limitaciones de tiempo. Esto significa centrarse en las tareas más críticas para alcanzar los objetivos generales de la empresa. Los directivos también deben asegurarse de que todo el mundo entiende cómo sus tareas individuales contribuyen a la visión de conjunto.
Comunicando las prioridades con eficacia y creando un entorno que apoye el trabajo en profundidad, puede ayudar a los miembros del equipo a mantenerse centrados y alcanzar los objetivos de colaboración con mayor eficacia. Esto puede conducir a mejores resultados y a un mayor éxito.
Como líder empresarial, es importante reconocer que el tiempo es un recurso finito que no se puede gestionar ni controlar. En cambio, si priorizamos la calidad sobre la cantidad y nos centramos en los resultados, podemos lograr un mayor éxito y crear un entorno de trabajo más gratificante para nosotros y nuestro equipo.
Replanteémonos la gestión del tiempo y adoptemos un nuevo enfoque del trabajo que integre la productividad orientada a las tareas con la atención a los resultados. Juntos, podemos construir empresas más exitosas, más productivas y más gratificantes para todos (incluido usted).
Con referencias de Forbes.
