Como organizar sua vida com o Notion e Pensamento Sistêmico

Você considera que sua vida está organizada? Possui os procedimentos e métodos organizados para atingir seus objetivos? Sabe onde encontrar cada informação, lembra de tudo que precisa ser feito e consegue dizer o que é prioridade em cada dia?

Ouso dizer que provavelmente essa é uma realidade um tanto quanto distante para a maior parte das pessoas.

Afinal, organizar a vida não é uma tarefa simples. Cada um de nós tem necessidades diferentes, objetivos de vida diferentes e áreas únicas. Normalmente o tempo que sobra pra pensar em organização é curto, o cansado do dia-a-dia é profundo e nem sabemos por onde começar.

O resultado é uma vida em que o estresse é constante, a decepção com nós mesmos vem com cada esquecimento e a frustração acompanha os momentos que olhamos pra trás e descobrimos que estamos andando em uma direção que não nos leva para a conclusão de nossos sonhos e objetivos.

Eu entendo bem o que é isso e nessa nova série aqui no Blog e no YouTube eu quero te ajudar um pouco com sua organização.

Pensamento Sistêmico

Muita da inspiração da maneira como hoje me organizo vem da necessidade que tive que aprender para gerir meus negócios, de consultorias, de estudos e de outras referências na área de “system thinking”.

Antes esse tipo de abordagem e estruturação da vida era mais possível apenas para corporações com poder aquisitivo para adquirir sistemas complexos e caros.

No entanto, hoje temos à nossa disposição ferramentas como o Notion, Coda e Airtable, que trazem flexibilidade e funcionalidades poderosas de forma gratuita.

Como diz uma das referências que acompanho – August Bradley -, são como “blocos de LEGO para montar” e assim podemos organizar qualquer informação ou procedimento na nossa vida pessoal ou nos nossos negócios.

Mas exatamente por serem tão flexíveis e poderosas, essas ferramentas acabam sendo difíceis para o usuário comum. Elas requerem um nível muito alto de pensamento sistêmico – Systems thinking.

A ideia principal do pensamento sistêmico é as coisas são mais complexas do que pensamos. Em geral o que temos de experiência na vida é a relação linear de causa -> efeito. Isto é, tomamos uma ação para termos um objetivo.

“Estudar mais levará a ter notas melhores.”

“Fazer exercícios vai fazer emagrecer.”

“Procurar trabalho vai fazer uma oportunidade aparecer.”

Porém, a realidade é que a vida é muito mais complexa. Emagrecimento, por exemplo, não depende apenas de um fator só. Alimentação, acesso ou poder aquisitivo, sono, estresse, condições genéticas, questões psicológicas e outros fazem parte da solução do problema e somente alinhados poderão gerar o resultado esperado.

O pensamento sistêmico também compreende que há áreas que não temos controle e áreas que podemos controlar. Isso é especialmente importante pois nos orienta a ter uma visão sincera e objetiva para criar as expectativas adequadas para cada situação e também poder priorizar o que é mais importante a cada momento.

Um outro exemplo que facilita a compreensão de sistemas é o carro.

Cada componente do carro – rodas, motor, ignição, portas, etc – por si só não definem um carro. Não funcionam como um carro e não atingem um objetivo que um carro atinge, como de nos proporcionar a locomoção do ponto A para o ponto B.

Eles por si só são sistemas e possuem dentro de si até mesmo outros sistemas, mas somente juntos eles atuam como o sistema chamado ‘carro'.

Na nossa vida, temos dezenas de sistemas funcionando paralelamente e o resultado que produzimos profissionalmente, socialmente ou internamente é derivado do quão efetivo somos em fazer esses sistemas trabalharem juntos.

Uma pessoa que não cuida do seu corpo, não anota seus compromissos, não sabe o que priorizar o que é mais importante, não estuda, não cuida bem dos seus filhos e/ou não trabalha com algo que lhe satisfaz provavelmente não consegue também olhar para suas relações interpessoais, para seu corpo ou para o resultado do seu trabalho e dizer que está satisfeito.

Somos o resultado do quão bem conseguimos gerir as diversas áreas da nossa vida.

E um termo legal aqui é “Emergência“.

Emergência é o fenômeno que ocorre quando a soma de partes individuais gera propriedades únicas que cada parte individual não possui.

Novamente, um carro só tem o resultado de nos conseguir levar longas distâncias em pouco tempo quando todas suas partes funcionam em conjunto.

Água é formada a partir de moléculas de Hidrogênio e Oxigênio (H2O), mas essas moléculas por si só não possuem a característica “molhado”; essa só emerge quando dois hidrogênios e um oxigênio funcionam em conjunto.

Dessa maneira, identificar emergências é um dos principais poderes do pensamento sistêmico e vai fazer com que possamos compreender melhor como a soma das diversas áreas de nossas vidas nos definem.

Mais especificamente, saber como criar sistemas que geram emergências ou resultados que desejamos é o grande objetivo que devemos buscar ao organizar nossa vida para termos sucesso naquilo que desejamos.

Entendendo Pensamento Sistêmico

Para começar a entender o mundo através de um pensamento sistêmico, é preciso entender o que entra no sistema, o que sai e como são as movimentações dentro do sistema.

Quais são os pontos de entrada e saída? Qual o caminho? Qual a velocidade? Há bloqueios? O que acontece nesses bloqueios?

Em seguida é preciso entender quais partes do sistema são lineares e quais são circulares. Em geral as principais partes do sistema são circulares, então entender isso ajudará a identificar e priorizar as partes circulares pois tendem a gerar os maiores resultados.

Depois, temos que identificar os padrões e as recorrências. Como o sistema funciona como um todo e como ações que se repetem podem melhorar ou piorar o sistema.

Avançando, temos que entender o que regula o sistema. O que o mantém balanceado e nos seus limites. Esses são os elementos que mantém o sistema em cheque e o controla para não se perder.

Por fim, é interessante pensar como o sistema interage com outros sistemas. Todo sistema acaba tendo uma interação com um outro sistema maior.

Legal…mas pra que tudo isso?

Bom, nosso objetivo aqui é montar um sistema que compreende a organização de diversas áreas de nossas vidas. Por isso, à medida que avançamos também vamos buscar observar todas essas características nos sistemas nos compõe.

A plataforma Notion

Se você não conhece o Notion, eu escrevi uma breve análise do sistema nesse link, mas vou explicar abaixo um pouco também.

O Notion é software online que te possibilita criar páginas e bancos de dados.

Isto é, você pode criar uma página em branco e adicionar ali o que quiser. Textos, imagens, links, galerias, etc. Pode organizar esses conteúdos em colunas e linhas para formar layouts diferentes.

Agora, o que realmente faz desse sistema algo diferente e poderoso tem a ver com os bancos de dados.

Um banco de dados nada mais é do que uma tabela, tipo do Excel ou Google Spreadsheets. Você tem linhas e colunas com dados que podem ser organizados da maneira que quiser.

No Notion, você pode criar bancos de dados isolados ou mesmo conectar vários bancos de dados para criar seus sistemas.

Por exemplo, se você quiser fazer uma página com um texto, uma imagem e um banco de dados, você pode fazer:

Essa flexibilidade é o maior benefício que temos e também exatamente o que faz com que as pessoas desistam de mexer no Notion.

Afinal, sem um direcionamento de como começar fica difícil entender o que realmente podemos fazer com isso.

É aí que entra essa série.

O projeto de organização da vida

Para tentar concretizar um pouco mais essa tal de organização da vida, vou te mostrar mais ou menos o que queremos completar.

Nesse diagrama temos a seguinte linha de raciocínio:

1. Coletamos dados externos e os organizamos em bancos de dados – Tarefas, informações que lidamos, contatos, nossas agendas, anotações, etc.
2. Criamos painéis (páginas no Notion) para mostrar esses dados de acordo com o que é importante para nós conforme nossos valores, objetivos de vida, metas, etc.
3. Registramos nossos progressos e analisamos frequentemente nossas ações
4. Tomamos ações certeiras diariamente em direção ao que desejamos intimamente fazer com nossas vidas

Como já comentei, algumas partes do sistema que proponho vem de estudos, consultorias e testes próprios do que funciona melhor e do que mais nos atrasa do que ajuda. No entanto, recentemente dei de cara com o canal do August Bradley, um especialista no assunto, e resolvi melhorar ainda mais com as sugestões que passa em seu canal.

Se você compreende Inglês, recomendo muito que acompanhe também.

A inspiração para a formatação do sistema é que possamos executar ações todos os dias que vão nos aproximar dos nossos objetivos mais importantes.

Por isso, precisamos entender com profundidade nossos princípios, pilares, valores, propósitos e por aí vai. Já li dezenas de livros de desenvolvimento pessoal e cada um deles aponta para algum elemento importante. O objetivo é alinhar vários desses elementos em rotinas produtivas, saudáveis e inspiradoras.

Os hábitos, por exemplo, fazem parte central do sistema, pois aquilo que fazemos todos os dias um pouquinho é muito mais importante para nos definir do que aquilo que só fazemos esporadicamente.

Vamos determinar os hábitos, acompanhá-los e revisá-los dentro da nossa organização.

Para dar uma ideia do caminho que vamos percorrer, veja a sequência do que precisamos:

1. Entender nossos princípios
2. Determinar os pilares da nossa vida
3. Deixar claro os objetivos que temos atualmente nas diversas áreas
4. Entender como traduzir os nossos objetivos em metas metrificadas e fáceis de acompanhar
5. Atrelar os projeto que lidamos no nosso trabalho e vida pessoal com os nosso objetivos e pilares
6. Organizar as ações por prioridade para que todos os dias seguimos na direção correta
7. Compreender quais são as informações que lidamos no dia a dia e como podemos digitalizá-las e organizá-las
8. Criar rotinas de revisão das nossas ações
9. Montar os painéis para termos clareza de todo o sistema
10. Compreender como podemos sempre melhorar

Conclusão

Eu não sei quantos textos e vídeos essa série terá, mas de pouco em pouco quero compartilhar com você esse método de organização da vida.

Eu não tenho relação com nenhum dos softwares ou indivíduos que mencionei ou vou mencionar nessa série, então meu objetivo é realmente dividir essas informações e também aproveitar do seu retorno para melhorar ainda mais meus sistemas.

A partir das minhas observações, acredito que uma introspecção assim é benéfica para que possamos ser mais felizes, tranquilos e empolgados com o que realizamos no dia a dia.

Eu espero que você curta essa nova série e aguardo seu retorno se tiver qualquer dúvida ao longo do caminho.

Divirta-se!