Em todo o mundo, mais de 300 e-mails são enviados e recebidos por dia, em média. São 300 oportunidades para comercializar a si mesmo e ao seu negócio nesses e-mails individuais que você envia.
Muitas pessoas tratam suas assinaturas de e-mail como uma reflexão tardia, o que é uma grande oportunidade perdida. Essas assinaturas são uma chance para você deixar claro quem você é, facilitar o contato das pessoas com você e dar às pessoas um lugar para ir para descobrir mais – seja sobre você, sobre seu negócio ou sobre algo em que você está trabalhando.
Portanto, se você está apenas colocando seu nome e um ou dois pontos de informações de contato em sua assinatura, você não está aproveitando ao máximo a oportunidade de se conectar e interagir com as pessoas que está enviando por e-mail. Então, o que exatamente deve ir na sua assinatura?
O que incluir em uma assinatura de e-mail
- Nome e Sobrenome
- Informações de afiliação (como cargo e departamento)
- Informações de contato secundárias
- Ícones de perfil social
- Apelo à ação
- Links de Reserva
- Isenção de responsabilidade do setor ou requisitos legais
- Foto ou logotipo
- Pronomes
1. Nome e Sobrenome
Assim como na correspondência por correio, seu nome deve sempre ser incluído para que o destinatário de sua mensagem saiba de quem ela foi. Isso se manifesta na assinatura do email, geralmente como a primeira linha de texto.
2. Informações de afiliação (como cargo e departamento)
Acompanhando de perto seu nome devem estar suas informações de afiliação. Suas afiliações podem incluir seu cargo, sua empresa ou organização e/ou até mesmo seu departamento. Seu nome deve eventualmente ser seu próprio desenho, é claro, à medida que você constrói um relacionamento com o destinatário, mas fornecer essas informações fornece mais contexto sobre a conversa e seu papel nela.
Além disso, afiliar-se a uma organização maior lhe dá mais credibilidade, especialmente se for uma organização reconhecível. Isso ajuda você a chamar a atenção de seus leitores para que eles levem sua mensagem a sério.
3. Informações de contato secundárias
Informações de contato secundárias também são importantes, para que o destinatário saiba como entrar em contato com você. As informações secundárias podem incluir telefone, fax ou qualquer outro método de comunicação que você queira enfatizar. Em situações em que você não quer tossir sua linha direta, você pode aproveitar esta oportunidade para promover seu site pessoal – uma maneira passiva de abrir as linhas de comunicação sem inundar-se de alcance se você não quiser.
4. Ícones de perfil social
Sua presença nas redes sociais é uma parte importante de sua marca pessoal, pois ajuda você a ganhar seguidores em seu espaço e mostra às pessoas o que você gosta. Você pode dizer muito sobre uma pessoa pelo que ela posta e como ela se retrata.
É por isso que é uma ótima ideia incluir links para suas páginas de mídia social em sua assinatura de e-mail. Ele não apenas reforça sua marca pessoal, mas também ajuda as pessoas a encontrar novas maneiras de entrar em contato e segui-lo.
Melhor ainda? Ele pode ajudar a direcionar o tráfego para seu conteúdo on-line se você estiver postando links para esse conteúdo nas mídias sociais. Portanto, se você incluir ícones sociais em sua assinatura, certifique-se de manter seus perfis sociais atualizados e repletos de conteúdo interessante e relevante. (Em outras palavras, se você não tuitou em seis meses, talvez queira deixar o Twitter de fora.)
Por que usar ícones de mídia social em vez de simplesmente links de texto? Porque os ícones são mais facilmente reconhecíveis para as pessoas que ignoram sua assinatura – e eles se destacarão do resto do texto lá. De acordo com uma pesquisa da NeoMam Studios, os visuais mostrados em cores aumentam em 80% a disposição de uma pessoa para ler o restante do conteúdo. Isso é uma grande vantagem. Além disso, os ícones são grandes economizadores de espaço em um lugar onde você pode estar empacotando muitas informações.
Mesmo que você tenha uma presença em muitos sites de mídia social, no entanto, tente limitar o número de ícones para cinco ou seis. Concentre-se nas contas que mais importam para o crescimento do seu negócio ou para a construção da sua marca pessoal.
Se você incluir muitos ícones de mídia social, pelo menos tente cortar o outro conteúdo, se possível, para que seu design não fique muito ocupado. Confira o exemplo abaixo, feito usando o Gerador de Assinatura de E-mail da HubSpot.
5. Apelo à ação
Uma das coisas mais inteligentes que você pode fazer em sua assinatura de e-mail é incluir uma chamada para ação. Os melhores CTAs de assinatura de e-mail são simples, atualizados, não agressivos e alinhados com seu estilo de e-mail, fazendo com que pareçam mais como pós-script e menos como um discurso de vendas.
Escolha um CTA que se alinhe com uma de suas metas de negócios atuais e atualize-o quando essas metas forem alteradas. Aqui está um exemplo de uma assinatura de e-mail da Hubspotter que inclui um CTA para a HubSpot Podcast Network:
6. Links de reserva
Se você estiver enviando e-mails para colegas e clientes que desejam agendar reuniões com você, facilite para eles incluindo um link para reservar seu calendário diretamente em sua assinatura de e-mail. Aqui está um exemplo do nosso próprio Bryan Lowry, abaixo.
Existem muitas ferramentas que ajudarão as pessoas a marcar consultas. Se você for um cliente de vendas da HubSpot, poderá compartilhar seu link de reunião personalizado com qualquer pessoa com quem você deseja agendar uma reunião e permitir que eles escolham entre seus horários disponíveis. Se desejar, você pode fazer com que o HubSpot CRM crie automaticamente um novo registro de contato para qualquer pessoa que marque uma reunião, caso ainda não exista.
Se você não é um cliente da HubSpot, uma ótima ferramenta de reunião é o Calendly, que é gratuito para o Basic e permite integrar seu calendário do Google ou do Office 365. Se você está procurando uma alternativa Calendly, YouCanBook.me é outra ferramenta de reserva que sai por US $ 7 por calendário por mês.
7. Isenção de responsabilidade ou requisitos legais da indústria
Alguns setores, como jurídico, financeiro e de seguros, têm diretrizes específicas sobre o uso de e-mail e etiqueta para proteger informações privadas de serem transmitidas. Por esse motivo, você pode querer analisar quais regulamentações seu setor tem em vigor e incluir um aviso de isenção de responsabilidade em sua assinatura sobre transmissões de e-mail. Mail-Signatures oferece uma série de exemplos de isenção de responsabilidade por e-mail, incluindo este:
“O conteúdo deste e-mail é confidencial e destina-se apenas ao destinatário especificado na mensagem. É estritamente proibido compartilhar qualquer parte desta mensagem com terceiros, sem o consentimento por escrito do remetente. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, responda a esta mensagem e siga com sua exclusão, para que possamos garantir que tal erro não ocorra no futuro.”
8. Foto ou logotipo
Uma imagem é uma ótima opção para apimentar sua assinatura de e-mail. Se você quiser um toque pessoal para que destinatários que você nunca conheceu possam associar seu nome ao seu rosto, considere usar uma foto profissional em sua assinatura. Como alternativa, você pode usar o logotipo da empresa para adicionar mais reconhecimento da marca ao e-mail.
9. Pronomes
Embora não seja tão comum em assinaturas de e-mail e certamente não seja necessário, adicionar seus pronomes preferidos à sua assinatura é útil, especialmente ao enviar e-mails para pessoas que você nunca conheceu. Também tira a ambiguidade se você tem um nome percebido como de gênero neutro.
Agora que você já sabe os elementos que deve incluir, como é uma ótima assinatura de e-mail? Aqui estão algumas dicas para criar assinaturas que são úteis e profissionais, incluindo alguns ótimos exemplos.
Como fazer uma assinatura de e-mail
- Enfatize seu nome, afiliação e informações de contato secundárias.
- Mantenha as cores simples e consistentes.
- Use hierarquia de design.
- Tornar os links rastreáveis.
- Use divisórias de espaço.
- Inclua um prefixo internacional no seu número de contato.
- Torne o seu design compatível com dispositivos móveis.
- Use um gerador de assinatura de e-mail.
- Verifique a qualidade da sua nova assinatura de e-mail.
1. Enfatize seu nome, afiliação e informações de contato secundárias.
Como você deve imaginar, seu nome vem em primeiro lugar. Seguir de perto seu nome, no entanto, deve ser sua afiliação e onde mais as pessoas podem alcançá-lo.
Sua afiliação pode significar seu cargo, sua empresa, sua escola ou uma organização semelhante que você considere importante para seus destinatários. Seu nome deve eventualmente ser seu próprio desenho, é claro, mas usar um nome de marca mais popular – e até mesmo seu logotipo – garante que você chame a atenção de seus leitores e eles levem sua mensagem a sério.
Informações de contato secundárias também são importantes. Você pode não querer endossar seu número de telefone pessoal, mas você pode aproveitar esta oportunidade para promover seu site pessoal – uma maneira passiva de abrir as linhas de comunicação sem inundar-se com o alcance que você não quer.
Aqui está um exemplo de assinatura de e-mail que atinge bem todas as três coisas descritas acima. O nome e sobrenome de Kevin são acompanhados por sua afiliação com a Universidade de Connecticut. Ele também promove seu site pessoal para que seus destinatários tenham outra saída para ver seu trabalho e contatá-lo para obter mais informações.
Quer criar uma assinatura como a abaixo? Use o Gerador de Assinatura de E-mail da HubSpot.
2. Mantenha as cores simples e consistentes.
A identidade visual é mais eficaz quando é consistente — e isso inclui sua assinatura de e-mail. Adicionar cor à sua assinatura de e-mail é um toque agradável que a ajudará a se destacar do resto do seu e-mail. Mas se você optar por usar cores, certifique-se de manter uma ou duas, além do texto escuro.
Use destaques sutis para combinar com seu logotipo ou marca, como Brittany Hodak faz em sua assinatura de e-mail, abaixo. Observe como seus ícones de mídia social são a mesma tonalidade azul do logotipo ZinePak.
3. Use hierarquia de design.
Um bom design tem tudo a ver com apresentar suas informações de uma maneira facilmente digerível. Como sua assinatura de e-mail provavelmente é mais uma lista de informações do que uma história convincente, convém usar a hierarquia para direcionar os olhos dos leitores para o que eles devem ler primeiro.
Escale seu nome para uma fonte maior para que ele atraia mais atenção, como você faria em um currículo. Em seguida, escolha as informações em negrito e cores com base na importância para que você possa ajudar a guiar os olhos das pessoas logicamente através do design.
4. Tornar os links rastreáveis.
Assim, você coloca alguns links em sua assinatura de e-mail, incluindo seu CTA e seus ícones de mídia social. Mas alguém está realmente clicando neles?
Para descobrir se os links em sua assinatura estão realmente atraindo cliques e causando impacto, você vai querer tornar esses links rastreáveis – assim como faria com qualquer outro link em seus e-mails.
Siga estas instruções para criar facilmente um link de rastreamento que o ajude a atribuir o tráfego do seu site à sua assinatura de e-mail. De tempos em tempos, você pode alternar o formato da sua assinatura ou o texto dentro da sua assinatura para ver o que gera mais cliques.
5. Use divisórias de espaço.
Embora você nunca queira empacotar sua assinatura de e-mail para obter muitas informações, há maneiras de encaixar muito texto em uma área compacta como esta sem comprometer o design.
Isso é útil para dividir diferentes tipos de informações, como seu nome e informações de contato, seu logotipo, qualquer chamada para ação que você tenha ou até mesmo um aviso legal.
Usar divisórias de espaço dentro do seu design, como no exemplo abaixo, é uma ótima maneira de fazer isso. Você também pode usar divisores de glifos, que é o símbolo da barra vertical (ou seja, |.)
6. Inclua um prefixo internacional no seu número de contato.
Se você trabalha com pessoas ao redor do mundo, não se esqueça do prefixo do código do seu país ao listar seu número de telefone de contato. Muitas pessoas ignoram isso se não estão acostumadas a discar prefixos internacionais, mas é realmente útil para seus colegas e clientes internacionais tê-lo ali mesmo. Aqui está uma lista de códigos de país se você não souber o seu.
Aqui está um exemplo de Kit Smith, ex-Brandwatch, uma empresa que tem escritórios nos Estados Unidos e na Europa e trabalha com clientes internacionais. Incluir o código de país dos EUA torna mais fácil para as pessoas em outros países entrar em contato com ele por telefone.
7. Faça o seu design mobile-friendly.
De acordo com a Truelist, mais de um terço dos profissionais abrem e-mails em seu telefone, tornando-o um método privilegiado de comunicação para assuntos comerciais e profissionais.
Quanto mais pessoas lerem e-mails em dispositivos móveis, mais você desejará manter os usuários móveis em primeiro lugar quando estiver escrevendo e-mails, incluindo sua assinatura de email.
Uma maneira importante de tornar sua assinatura de e-mail compatível com dispositivos móveis é tornar o design da sua assinatura fácil de ler e clicável para usuários móveis. É aqui que a escala se torna realmente importante. Certifique-se de que seu texto seja grande o suficiente para ser lido em telas pequenas de dispositivos móveis e que seus links e botões sejam grandes o suficiente — e espaçados o suficiente — para que as pessoas toquem com os dedos.
Confira o exemplo abaixo e observe quanto espaço há entre diferentes elementos clicáveis, como os ícones de mídia social. Eles são ótimos para tocar com o dedo na tela de um celular para que os usuários não toquem acidentalmente no ícone do Facebook quando pretendem ir para o Twitter.
8. Use um gerador de assinatura de e-mail.
Se você tentou todas essas etapas e ainda não está satisfeito com o resultado da sua assinatura de e-mail, não se preocupe. Essas aprovações digitais podem ser complicadas de serem perfeitas. Experimente um gerador de assinatura de e-mail gratuito para fazer o trabalho pesado para você.
Em vez de escolher as cores, fontes e layout sozinho, este gerador oferece várias combinações para você escolher. Basta adicionar suas informações, fotos e links. Em seguida, escolha suas cores. Quando estiver satisfeito com sua assinatura de e-mail, você poderá adicioná-la à sua conta de e-mail imediatamente.
9. Verifique a qualidade da sua nova assinatura de e-mail.
Finalmente, como acontece com qualquer parte de um e-mail, certifique-se de que sua assinatura pareça tão boa quanto você acha que parece, testando-a com vários clientes de e-mail. O Microsoft Outlook não reconhece imagens de fundo, por exemplo, então evite usá-las. Outros clientes de e-mail não carregam imagens por padrão.
Exemplos de assinatura de e-mail profissional
Agora que você já sabe como criar uma assinatura de e-mail, é hora de se inspirar. Aqui estão alguns dos nossos exemplos favoritos.
1. Exemplo de assinatura de e-mail vertical
Se você quiser que sua assinatura de e-mail seja de baixo esforço e alto impacto ao chamar a atenção para uma chamada para ação, não procure mais do que este exemplo de assinatura de email. Definido em um layout vertical, ele não só inclui links sociais para o proprietário, mas usa o espaço de forma eficaz para puxar o olho do espectador para o botão CTA na parte inferior.
Devido à sua largura estreita, esta assinatura de e-mail é ideal se muitos dos seus destinatários abrirem o seu e-mail num dispositivo móvel (o que é mais do que garantido, uma vez que a maioria de nós verifica o nosso e-mail nos nossos telefones). A melhor parte? Você pode criar sua própria assinatura usando exatamente o mesmo layout usando nosso gerador de assinatura de e-mail gratuito.
2. Exemplo de assinatura de e-mail profissional bege
Este belo exemplo de assinatura de e-mail é baseado em imagem e, embora não recomendemos o uso de arquivos de imagem para sua assinatura, ele ainda merece um lugar nesta lista. Disponível como um modelo de imagem no Canva, este exemplo chamou nossa atenção devido ao seu layout encantador, fontes e cores.
O principal benefício de usar uma imagem como assinatura de e-mail é que as fontes não mudam, permitindo que você crie uma história de marca mais forte. Lembre-se: a fonte é determinada pelo cliente de e-mail do destinatário, não por você. Se você está preocupado com isso, considere usar uma imagem como esta. Na parte inferior, ou no texto alternativo, você pode incluir suas informações de contato em texto sem formatação.
3. Exemplo de assinatura de e-mail taquigráfico
Este exemplo simples de assinatura de e-mail, criado pela equipe da mysignature.io, usa taquigrafia para identificar cada parte das informações de contato do remetente. O e-mail e o celular do proprietário são designados com as letras e e m, respectivamente.
Esse movimento moderno pode diferenciar sua assinatura de e-mail das demais; Recomendamos se você estiver especificamente em um setor mais informal ou casual. A única coisa que podemos desaconselhar é usar uma fonte tão clara e cor de ícone, o que pode ser mais difícil para os espectadores daltônicos lerem.
4. Exemplo de assinatura de e-mail do professor
Adoramos este exemplo moderno e atraente de assinatura de e-mail para um professor, que apresenta um CTA, uma linha de botões de mídia social e um parágrafo de linguagem clichê do GDPR — que é fundamental em setores onde você pode exigir dados privados dos destinatários.
Ao fazer uma pesquisa para este post, encontramos inúmeros exemplos de assinatura de e-mail para professores e trabalhadores na academia. Este, de longe, ganha o prêmio em termos de design, profissionalismo e utilidade.
5. Exemplo de assinatura de e-mail do influenciador do Instagram
Seja você um influenciador no Instagram, YouTube ou TikTok, é essencial ainda ter uma assinatura de e-mail profissional — especialmente se você costuma buscar parcerias e negócios corporativos. Este exemplo de assinatura de e-mail fornece o nome, o título e as informações de contato da pessoa, bem como um prompt inteligente para que o destinatário baixe seu kit de mídia.
Ainda mais importante, inclui um botão na parte inferior para “Curtir ela no Instagram” — o que é essencial para profissionais cujos principais indicadores de desempenho são as métricas de engajamento.
6. Exemplo de assinatura de e-mail simples
Na dúvida, mantenha a simplicidade. Este exemplo de assinatura de e-mail, disponível como um modelo em nosso gerador de assinatura gratuito, inclui todas as informações essenciais com muito espaço entre elas. Sua assinatura não precisa estar lotada e embalada em apenas algumas linhas. É a última oportunidade que você tem de causar impacto, então é lógico que você pode tomar seu tempo.
Na parte inferior, a assinatura inclui seus links sociais para aqueles que gostariam de saber mais sobre você ou sua empresa. E se você editá-lo usando o gerador de assinatura de e-mail gratuito da HubSpot, descobrirá que pode adicionar uma foto sua, um botão CTA e muito mais.
7. Exemplo de assinatura de e-mail formal da academia
Se alguma vez precisar de uma assinatura de e-mail formal, procure inspiração neste exemplo. Criado pela Universidade de Illinois como orientação para seus funcionários, este exemplo de assinatura de e-mail é eficaz, simples e sem frescuras.
Para uma assinatura de e-mail acadêmico mais “divertida”, veja o outro exemplo de um professor nesta lista. Mas se você trabalha em uma indústria tradicional, este é um ótimo exemplo a ser seguido. Gostamos que ele inclua uma divulgação de privacidade na parte inferior, o que é especialmente importante incluir se você planeja compartilhar seus e-mails com alguém.
8. Exemplo de assinatura de e-mail imobiliário
Este exemplo de assinatura de e-mail imobiliário nos fez desejar que trabalhássemos no setor imobiliário. Mas você sempre pode ajustá-lo às suas necessidades usando a ferramenta mysignature.io. A foto de perfil inclui um efeito de sombreamento moderno e legal, e os botões sociais na parte inferior são mais proeminentes, tornando isso um ajuste fantástico se você quiser chamar mais atenção para suas contas sociais.
A única peça que reconsideraríamos com este exemplo, se você for usá-lo como inspiração, é que o CTA está muito próximo dos outros dois botões sociais. Se você quiser que sua chamada para ação tenha toda a atenção do destinatário, considere usar pequenos botões sociais.
9. Exemplo de assinatura de e-mail profissional do professor da escola
Com ou sem a imagem, este exemplo de assinatura de e-mail é um vencedor. Ele usa texto em negrito e normal para criar uma sensação de estrutura e inclui linguagem clichê sobre a confidencialidade do e-mail. Gostamos que a linguagem na parte inferior esteja em uma fonte mais clara, mantendo a atenção fora dela.
Este exemplo é ótimo para seguir se você não precisar ter um CTA em sua assinatura de email. A maioria dos profissionais que não estão em vendas não precisa de um – embora seja sempre bom deixar seu destinatário com uma ação que ele precisa tomar.
10. Exemplo de assinatura de e-mail horizontal
Tome este exemplo de assinatura de e-mail espaçoso como inspiração se você quiser incluir muitas informações – ao mesmo tempo em que mantém a atenção em seu CTA até a direita. Disponível como um modelo no gerador de assinatura de e-mail da HubSpot, este exemplo também tem espaço à esquerda para você incluir links sociais.
Nós gostamos dele por sua simplicidade e personalização. E se você preferir controlar os visuais da assinatura até a fonte, você sempre pode fazer uma captura de tela e usá-la como uma imagem — lembre-se de incluir texto alternativo.
Melhor assinatura de e-mail profissional
A melhor assinatura de e-mail profissional será fiel a quem você é dentro e fora do local de trabalho. Depois de incluir as informações básicas de contato, o resto da sua assinatura de e-mail é uma tela em branco para você compartilhar um pouco de personalidade com cada e-mail profissional que enviar.
Armado com essas práticas recomendadas de assinatura de e-mail, você pode criar sua própria assinatura que se alinha com sua marca e dá aos seus e-mails um pouco mais de umph.
