Mesmo que existam vários modos de comunicação, o e-mail ainda é considerado o modo de comunicação mais confiável e formal. Ao contrário das plataformas de mídia social ou aplicativos de bate-papo, o e-mail é universal. Isso faz do e-mail uma das ferramentas de comunicação preferidas para o trabalho. Com cada vez mais organizações se adaptando ao modo híbrido, onde alguns funcionários trabalham em escritórios remotos distribuídos e alguns dos funcionários trabalham de suas casas, as conversas por e-mail aumentaram muito. Enquanto o bate-papo, os comentários no software de colaboração em equipe podem ser pontuais e um pouco informais, o e-mail comercial ainda é considerado formal e elaborado. É um dos mais importantes modos assíncronos de comunicação. Os destinatários podem receber o e-mail, lê-lo, entendê-lo e, em seguida, responder ao e-mail.
Um e-mail bem redigido com uma estrutura limpa fornece ao leitor uma compreensão do que você está tentando transmitir e os detalhes com os quais ele precisa responder. Embora escrever um e-mail seja uma arte, ele pode ser aperfeiçoado com a prática. Algumas das melhores práticas na elaboração de um e-mail perfeito – aquele que o destinatário não perde entre a pilha – estão listadas abaixo:
- Usar um endereço de e-mail profissional
- Tenha um assunto simples e claro
- Comece com uma saudação positiva
- Indique os antecedentes
- Forneça o propósito em um ponto crucial
- Mencione o CTA
- Adicionar comentários finais
- Usar assinaturas profissionais
- Executar uma verificação ortográfica/gramatical/sanidade
- Use CC / Cco com sabedoria
- Formate seu e-mail de forma consistente
- Agende seu e-mail
- Configurar lembretes para acompanhamentos
1. Use um endereço de e-mail profissional
Imagine que você é um gerente de contratação e recebe os seguintes dois e-mails –
De: [email protected] &
Desde: [email protected]
Qual e-mail você tem mais probabilidade de abrir e ler e qual pessoa você consideraria contratar? Obviamente a segunda pessoa, dado que todos os outros parâmetros são os mesmos. Certifique-se de enviar e-mails não pessoais de um endereço de e-mail profissional. Se você está se candidatando a uma nova vaga ou apenas entrando em contato com uma equipe de suporte para obter respostas às suas perguntas, o endereço de e-mail que você usa ajuda você a ganhar a confiança de um novo destinatário.
É altamente recomendável usar um endereço de e-mail personalizado baseado em domínio ao enviar comunicações oficiais ou enviar e-mails para seus contatos comerciais. No entanto, se você não tiver um, certifique-se de que seu endereço de e-mail é profissional, com seu nome ou com o nome da sua empresa.
2. Tenha um assunto simples e claro
O assunto do e-mail é a primeira coisa que alguém lê (vê?) em qualquer e-mail e muitas vezes é um dos fatores que influenciam o destinatário a abrir e ler os e-mails. Seja o que for dito, a maioria dos leitores “julga” o e-mail pela linha “Assunto”.
Na verdade, muitos destinatários decidem se abrem um e-mail ou não, com base no assunto – quando recebem e-mails de não contatos ou estranhos. É o conteúdo mais preciso do e-mail, e a maioria das relações comerciais começou com ótimas linhas de assunto. Sua linha de assunto deve ser um pequeno resumo do e-mail e também pode definir uma expectativa sobre a chamada para ação necessária a partir do e-mail. Em suma, seu assunto deve ser capaz de chamar a atenção do destinatário, o suficiente para clicar no e-mail e lê-lo.
Exemplos:
Assunto: Relatório trimestral de receitas | Inclui análise
Assunto: Nosso encontro @ <evento> | Vamos recuperar o atraso!
Assunto: Solicite sua presença no <evento>
3. Comece com uma saudação positiva
Inicie o e-mail com uma nota positiva. Forneça uma saudação relevante para o destinatário, com base na região de origem, na época do ano em que recebe este e-mail ou apenas um simples “Bom dia de…”.
Quando o e-mail se transforma em um tópico de e-mail ou conversas com muitas respostas, você pode soltar a saudação. No entanto, quando você está enviando um e-mail para alguém pela primeira vez, a saudação dá uma vibração positiva para o leitor e você pode ter certeza de uma resposta em um tom positivo.
Exemplos:
Obrigado pelos ótimos insights sobre <tópico de discussão> em <nome do evento>
Foi um prazer conhecê-lo no <>.
4. Indique os antecedentes
Se você estiver enviando um e-mail para alguém pela primeira vez, apresente-se e indique o plano de fundo do e-mail. Você precisa declarar como conhece o destinatário e por que está enviando um e-mail para a pessoa. Por exemplo, quando você estiver enviando um e-mail para alguém que conheceu em um evento ou enviando um e-mail para um contato apresentado por um amigo, certifique-se de mencionar o nome do evento ou o nome do seu amigo, juntamente com os detalhes sobre como você conhece o destinatário.
Exemplos:
Foi ótimo discutir com você sobre <>.
Estou enviando um e-mail para você para levá<> adiante.
Estou chegando até vocês sobre <>.
5. Forneça o propósito em um ponto crucial
Esta é a parte principal do e-mail onde você menciona o conteúdo principal ou a finalidade do e-mail. Certifique-se de escrever o conteúdo principal do e-mail em frases curtas e claras. Evite jargões indesejados, ou termos muito técnicos/específicos do setor no primeiro e-mail, quando você não tiver certeza sobre o conhecimento do destinatário nessas áreas. Se você está entrando em contato, com base em pesquisas ou se alguém recomendou esse contato, certifique-se de mencionar isso no e-mail. Isso ajudará o leitor a entender melhor o contexto do e-mail. Se você tem muito a dizer, seria melhor comunicar os itens principais e importantes no primeiro e-mail e guardar o resto para depois.
E-mails muito longos podem ser ignorados e você pode não obter a resposta tão necessária da outra pessoa.
6. Mencione o CTA
Cada e-mail é essencialmente uma lista de tarefas para alguém. Ele espera uma resposta com alguns detalhes ou ação do destinatário. Em alguns casos, o destinatário pode ter que conectá-lo com alguém que possa agir no email. Em qualquer caso, mencione a ação esperada do destinatário claramente no e-mail. Isso deve ser imediatamente após o e-mail principal, onde você declara a finalidade do e-mail.
Exemplos:
Responda ao e-mail com os seguintes detalhes.
Podemos nos reunir para um café e discutir mais.
Deixe-me saber um horário adequado e detalhes de contato, para agendar uma chamada sobre isso.
7. Adicione observações finais
Além do CTA, adicione comentários finais para dar aquele toque final ao seu e-mail. Use frases simples como no exemplo abaixo, sem ser muito insistente.
Exemplos:
“Esperando sua resposta positiva, para levá-la adiante”.
“Ansioso para trabalhar com você nisso”.
‘Feel free to call me on ######, if you need more details'.
8. Use assinaturas profissionais
Não se esqueça de adicionar uma assinatura profissional ao final do seu e-mail. Sua assinatura ajuda você a estabelecer sua autenticidade, seu papel, sua marca, juntamente com as informações de contato necessárias.
Quando você estiver enviando um e-mail para alguém pela primeira vez, use uma assinatura de email que especifique seu nome completo, sua função e a empresa ou marca à qual você está associado. Além disso, você pode incluir o site da sua empresa e links para identificadores de mídia social. No entanto, certifique-se de usar assinaturas simples quando o e-mail se transformar em uma longa conversa – ou configure uma assinatura mais simples para respostas/encaminhamentos.
Assine o e-mail com um “Atenciosamente” ou “Atenciosamente” ou “Melhores cumprimentos”
Se você estiver enviando um e-mail interno, poderá incluir seu departamento e função, mas ignore o site da empresa e os identificadores de mídia social. Você pode salvar 2 ou 3 modelos de assinatura e incluir os relevantes nos e-mails enviados.
Exemplos:
Atenciosamente,Rebecca Thomson,Gerente de Marketing,Zylker
Inc.Atenciosamente,Rebecca
Thomson
Tel: +1 234 234 2345
Email: [email protected]
Website: www.zylker.com
9. Execute uma verificação ortográfica / gramática / sanidade
Depois de concluir a escrita do seu e-mail, leia o e-mail novamente da perspectiva do destinatário e certifique-se de que faz sentido. Adicione anexos, se necessário. Use uma verificação ortográfica/gramatical para dar ao e-mail uma verificação rápida de ortografia/gramática/fraseado. Você pode se surpreender com a forma como até mesmo os especialistas se beneficiam das verificações ortográficas e de sanidade em seus e-mails. Certifique-se de identificar o erro devido a palavras comumente confusas, que também podem causar erros embaraçosos no e-mail.
10. Use CC / Cco com sabedoria
Você pode incluir outros contatos relevantes no e-mail cc / bcc para tê-los no loop. Por exemplo, quando você envia um e-mail para alguém, que foi apresentado por outro amigo comum, é bom copiar esse amigo comum no cc do e-mail, agradecê-lo pela introdução e continuar o e-mail.
Em geral, não é uma boa prática colocar alguém sem que o destinatário real saiba, a menos que você pense que conversas futuras são irrelevantes para ele. Em alguns casos, talvez seja necessário adicionar um endereço de e-mail de conformidade no BCC para arquivar os e-mails separadamente.
11. Formate seu e-mail de forma consistente
Um e-mail mal formatado não só coloca o remetente em pouca luz, mas também afeta a legibilidade do e-mail. Certifique-se de que seu e-mail tenha uma face de fonte e uma família de fontes consistentes. Use uma fonte “profissional” e “legível” para seus e-mails. Você pode usar a formatação ‘Negrito' ou ‘Sublinhado' para realçar partes do conteúdo do e-mail. A maioria dos serviços de e-mail fornece ‘Editores de rich text' com várias opções de formatação. Em alguns casos, o uso de tabelas em e-mails pode ajudar a reduzir muito conteúdo inchado indesejado no e-mail.
Para garantir que você possa escolher ‘predefinições' para a família de fontes padrão e tamanho, que corresponde às suas configurações de assinatura. Com isso, você pode ter certeza de que seus e-mails estão bem formatados e apresentados aos destinatários.
12. Agende seu e-mail
Se você é um notívago ou trabalha com pessoas em fusos horários, o recurso de agendamento em seu e-mail garantirá que seu e-mail chegue aos destinatários no momento certo e chame a atenção deles. Embora as pessoas acordem para seus e-mails, é principalmente para verificar se há algo urgente ou muito importante que está esperando por eles. A maioria das pessoas responde aos e-mails apenas mais tarde, quando chegam às suas mesas de trabalho. Assim, agendar um e-mail, para chegar ao destinatário durante seu horário de pico de trabalho, aumenta a chance de ele responder imediatamente.
Faça uma pequena lição de casa para verificar o fuso horário do destinatário e programe o e-mail a ser enviado no horário certo, que corresponda à localização e ao fuso horário do destinatário.
13. Configurar lembretes para acompanhamentos
Mesmo depois de todo o trabalho árduo, o destinatário pode ter lido o e-mail e perdido ou, às vezes, até mesmo perdido a leitura do seu e-mail. Portanto, configure lembretes para os e-mails, para notificá-lo quando não houver resposta do destinatário dentro de um ou dois dias após o envio do e-mail.
Um e-mail de acompanhamento genuíno, lembrando o destinatário às vezes pode fazer maravilhas. Muitas pessoas que perdem o primeiro e-mail ou intencionalmente o ignoram, muitas vezes respondem ao e-mail de acompanhamento na mesma conversa em vez de um novo e-mail sobre o mesmo tópico. O e-mail de acompanhamento pode ser simples e direto ao ponto.
Exemplo:
Olá!
Você teve a chance de revisitar meu e-mail anterior? Por favor, deixe-me saber se você precisar de mais informações para levar isso adiante.
A comunicação por e-mail é essencial para estabelecer contatos e construir relacionamentos. Escrever um e-mail pode ser muito fácil quando você garante que você o mantenha simples, direto ao ponto, e siga as regras de etiqueta de e-mail.
