Calendly – Assuma o controle da sua agenda

Fazer reunião não é atividade mais produtiva, no entanto é algo necessário para grante parte dos profissionais freelancers e autônomos.

No entanto, marcar reuniões não precisa ser algo tão chato. Basta usar o Calendly.

O Calendly é uma ferramenta de agendamento de de reuniões e compromissos com outras pessoas. De maneira simples, em vez de ter que ficar pensando em um horário e bater as agendas, você simplesmente marca nas configurações quais os horários que está disponível e as outras pessoas escolhem o melhor horário direto na sua agenda.

Assim como a maior parte das ferramentas que compartilho por aqui, usar o Calendly pode ser 100% gratuito!

Já faço uso dessa ferramenta há alguns anos e foi um divisor de águas para minha organização e, principalmente, para assumir o contrle da minha agenta.

Vou te explicar a razão e como já começar nesse artigo.

Também, aproveito para te informar que esse artigo faz parte de uma série. Essas são algumas outras ferramentas legais que vale a pena dar uma olhada:

• Todoist
• Toggl

Assumindo o controle da nossa agenda com o Calendly

Existem várias versões em frases prontas do tipo:

Se não assumimos o controle da nossa agenda, viramos a agenda dos outros.

Resumindo, se não controlarmos como usamos nosso tempo, sempre vai ter alguém que vai impor seus horários e vontades em nós.

Imagine a situação:

Você está precisando marcar um horário com um cliente. Está no início da semana e ele sugere numa tarde da Terça-feira. No entanto, no início da semana é quando você está mais animado para fazer trabalhos com concentração e foco.

Como você deixou o cliente sugerir um horário, você agora pode se sentir coagido a aceitar esse horário e ter seu momento produtivo cortado por uma reunião.

No entanto, se você já tem seus horários marcados e envia para o cliente as opções, ele vai se sentir coagido a escolher um horário quando você está dedicado a ter reuniões.

Inclusive, eu mesmo só deixo meu calendário disponível para reuniões nas Quintas e Sextas pois são dias que estou mais distraído e prefiro aproveitar para agrupar várias reuniões uma atrás da outra.

Tempo limitado

Outra vantagem legal de usar o Calendly é que você cria reuniões com tempo de terminar.

Um dos maiores consumidores de “tempo que não precisava ser gasto” é com reuniões que se extendem ao infinito.

Uma conversa profissional que poderia levar 15 minutos acaba levando 2 horas.

Não tem problema querer se relacionar com clientes e parceiros, mas fazer isso “no horário de trabalho” é uma perda de tempo. Se o objetivo é criar uma conexão – que eu recomendo altamente – busque encontrar e/ou conversar com esse ou essa cliente em um horário para isso, assim você não corta seu momento de concentração.

Com o Calendly, você determina a duração de uma reunião e o cliente somente pode marcar naquele horário. Assim, todos iniciam a reunião sabendo quanto tempo tem.

Funcionalidades do Calendly

Como já descrevi acima, o Calendly é um agendador de reuniões com outras pessoas. Quando você cria uma conta, ganha um link único que pode enviar para seus clientes, amigos ou parceiros.

Quando uma pessoa abre esse link, tem a capacidade de marcar um horário com você.

Quando você conecta com seu Google Calendar ou outro de sua preferência, ele pode fazer uma atualização automática e já vai também eliminando horários se você marcou algo manualmente para um determinado momento.

O sistema é simples, mas muito efetivo.

Algumas funcionalidades do Calendly no plano gratuito:

• Criação de um tipo de reunião com um determinado tempo de duração
• Customização das perguntas que faz quando alguém quer marcar um horário com você
• Notificações e e-mails das reuniões
• Tempo de respiro customizável entre as reuniões
• Detecção automática de fuso horário

E também, algumas funionalidades do plano pago do Calendly:

• Eventos de grupo (tours, aulas, etc)
• Cobre para alguém marcar um horário
• Redirecionamento após marcação do horário
• Relatórios e métricas
• Integração com PayPal, Zoom, GoToMeeting e outros

Design do Calendly

Algo que faz o Calendly ser especial é a facilidade de marcação. Já enviei o link para marcação de reuniões para vários tipos de clientes em vários países e sempre recebi bons retornos.

Com poucos cliques a cliente ou parceira pode selecionar o melhor dia disponível e horário.

Observe que apenas os dias escolhidos ficam disponíveis.

Também, os horários são divididos no tempo que deseja e com o tempo de respiro. Nesse caso, a reunião tem duração de 20 minutos, mas tenho um tempo de respiro de 10 minutos entre os horários para garantir que não tenha imprevistos.

Por fim, peço para inserir informações sobre a reunião. Aqui você poderia já fazer perguntas para preparar para a reunião.

Preço do Calendly

O valor para iniciar com o Calendly é gratuito! Isso significa que você pode criar um tipo de evento e começar a usar de graça.

Eu sempre usei a versão gratuita, então posso dizer que funciona muito bem para a maior parte dos casos. Inclusive, reforço que esses artigos de ferramentas não são patrocinados, mas sim apenas ferramentas que gosto e uso frequentemente.

Porém, se você deseja ter as funcionalidades pagas – como a capacidade de ter mais tipos de eventos ou cobrar para alguém marcar um horário com você – terá que contratar um dos planos disponíveis por US$ 8 ou US$ 12. Sugiro dar uma olhada na página de preços deles para ver qual possui as funcionalidade desejadas.

Conclusão

O Calendly é uma ferramenta muito útil. Na próxima vez que for marcar uma reunião, troque o vai e vem de sugestões de horários por apenas um link que você controla os melhores momentos.

Assumir essa responsabilidade faz parte do nosso processo de desenvolvimento como profissionais que possuem liberdade de tempo, geográfica e financeira. Afinal, não queremos ficar atrapalhando nossos momentos de foco com reuniões e acredito que devemos dar valor a esse recurso tão importante: o tempo.

Quero saber sua opinião sobre essa ferramenta aqui nos comentários! Você já está fazendo uso de uma ferramenta assim? Tem alguma sugestão de ferramentas para profissionais autônomos e freelancers? Me conta aí!

Divirta-se!