Organização – Série Desafios da Autonomia

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Mais cedo ou mais tarde, nossa organização vai ou nos bloquear ou, esperançosamente, nos potencializar.

Mas o que significa ter organização?

Vejo a organização como uma série de estruturas que criamos para ter previsibilidade, clareza e objetividade nas ações do dia a dia.

Organização não é algo que funciona igual para todos, mas em – em sua maior parte – deve reproduzir a forma como nós mesmos compreendemos o mundo.

Se de um lado uma boa organização agiliza nosso trabalho, nos coloca tranquilos para trabalhar e nos deixa tranquilos quanto o futuro, por outro uma má organização (ou a falta dela) nos deixa ansiosos, com o sentimento de incapacidade e vulneráveis.

Esse artigo é parte da série Desafios da Autonomia. Se você não conhece, segue alguns dos temas que já abordamos:

Como identificar uma boa organização

Por algum motivo, muitas pessoas quando me conhecem acham que eu tenho uma boa organização. Já quando entram no meu quarto ou escritório e veem uma certa ‘bagunça’, rapidamente questionam esse primeiro julgamento.

Na verdade, determinar se uma pessoa é organizada ou não a partir de como ela monta seus ambientes físicos ou online é muito difícil. Afinal, a boa organização para uma pessoa pode ser uma má organização para outra. Cada um tem um jeito de ver a vida, de priorizar, de entender o que é sucesso, etc.

Naturalmente, há inúmeras metodologias e maneiras de gerar clareza, previsibilidade e tranquilidade que podemos fazer uso para ajudar a montar nossa organização. Nesse artigo vou comentar sobre algumas e também mostrar como tenho resolvido esse desafio da organização.

Como profissionais autônomos e freelancers, temos que lidar com uma infinidade de tarefas totalmente diferentes todos os dias. Falta de organização complica – e muito – lidar com essa variedade de ações.

Por isso, acho que vale a pena dar uma parada pelo menos uma vez ao mês para dar atenção exclusiva à organização das coisas pessoas e também profissionais.

Tudo que vou passar aqui faz parte do que aprendi nos últimos 10 anos de tratar a organização como um hobby. Adoro me organizar, buscar novos softwares, testar métodos e testar não só em mim quanto também em amigos, familiares, parceiros e conhecidos.

Estou sempre em busca de me desenvolver nesse sentido, então estou bem aberto para sugestões e críticas caso considere que alguma das sugestões não contribua para a resolução de seus problemas de se organizar.

Processo de organização

Gosto de pensar que existe um processo de organização que vai mais ou menos assim:

  1. Descarga mental
  2. Entender qual o escopo
  3. Categorização
  4. Organização
  5. Avaliação
  6. Repete

Vou destrinchar cada um dos pontos em mais detalhe.

Descarga mental

Eu sempre gosto de começar o processo de organização com uma descarga mental. Esse termo é traduzido do termo “brain dump” do Inglês, que é muito utilizado.

Na minha opinião, essa é a técnica é das mais importantes do processo todo. Aqui você separa um bom tempo – de 20 minutos a 1 hora em média – para tirar tudo que está na sua cabeça.

Tarefas, ideias, histórias, lembretes, objetivos ou qualquer outra coisa que esteja na sua mente. Tudo tem que ser anotado ou num papel ou num bloco de notas no seu aparelho digital – seja lá qual for.

A ideia por trás disso é que uma boa parte do que nos coloca num estado de desorganização, ansiedade ou falta de clareza tem a ver com o tanto que enchemos nossas cabeças com um monte de coisa. Não conseguimos pensar direito com esse tanto de informação, então acaba que precisamos descarregar tudo isso em um local para compreender melhor nossa situação.

Entender o escopo

Não faz sentido organizar algo sem entender exatamente o que deseja organizar. Quer organizar as finanças? Projetos? Trabalho? Viagens? Casa?

Frequentemente começamos a organizar algo e desviamos nossa atenção para outras áreas para aproveitar ou por simplesmente não termos claro qual o escopo do que queremos organizar.

Raras serão as vezes que você vai “organizar sua vida inteira” de uma vez só. Em geral, delimitamos uma área de atuação para não ser muito complexo.

Então, olhe para tudo que adicionou na sua descarga mental e compreenda qual área deseja organizar.

Categorização

Dentro do escopo escolhido, é bem possível que ainda possua algumas partes distintas que o compõe.

Dentro da área financeira, por exemplo, podemos ter gastos, compras, planos, receitas, orçamentos, ferramentas, contas, etc. Cada uma dessas sub-áreas são categorias desse escopo.

Nesse momento de categorização eu costumo até lembrar de outras coisas que estavam na minha cabeça e não tinha previamente acessado. Pode sempre ir adicionando mais coisa quando aparecer.

Organização

Agora sim chegamos na parte de pôr a mão na massa de fato. Montar a organização.

Quando temos tudo já categorizado e estruturado na nossa cabeça, é muito mais fácil pensar em maneiras de colocar tudo sobre um escopo de forma que possamos rapidamente consultar e desfrutar.

Ainda na organização financeira, podemos criar as planilhas de gastos e receitas, fazer as fórmulas de planejamento para os próximos meses, determinar quanto vamos nos permitir gastar em cada orçamento, instalar e alimentar os apps ou softwares que vão nos ajudar, etc.

Normalmente quando vamos organizar algo partimos já para esse ponto. No entanto, acho importante passar pelas etapas anteriores pois será muito mais fácil entender o que realmente é importante fazer para que tenha uma estrutura organizada. É um trabalhinho a mais que vai te poupar muito retrabalho, desânimo e, naturalmente, desorganização no futuro.

Avaliação

Como comentei acima, estamos em constante mudança. Aprendemos coisas novas, nos desenvolvemos, mudamos de opinião, criamos novos projetos, etc.

Ainda mais como profissionais autônomos e freelancers, o tempo todo temos novas oportunidades de melhorar nosso negócio.

De tempos em tempos eu sugiro avaliar sua organização para ver se ainda faz sentido. Algumas categorias podem não estar sendo muito úteis, outras planilhas estão faltando coisa. Normalmente há sempre uma maneira de melhorar nossa organização.

Repete

Agora que já se organizou uma vez e entendeu quais são os pontos de possíveis melhoras, está na hora de repetir o processo.

Seja para outro escopo ou até para o mesmo, vale a pena desenvolver o hábito de se organizar.

Softwares para organização

Softwares nos ajudam a organizar pois fazem o trabalho duro que antes precisaríamos de muito papel, tempo e cabeça para executar.

Tabelas, documentos, painéis, listas, etc.

Tem aplicativo para tudo e devo dizer que testar softwares assim sempre foi um hobby meu. Adoro acessar produtos novos e entender como eles estão fazendo para solucionar meus desafios de organização.

Algo que eu tenho feito ultimamente é buscado organizar todas as áreas da minha vida em um só local.

Uma tarefa um tanto quanto complicada.

Contudo, já vou recomendar um dos melhores softwares de organização: O Notion.

Não vou entrar em muitos detalhes aqui, mas tenho usado o Notion para estruturar todas as áreas da minha vida pessoal, espiritual e profissional.

Além dele, alguns que sugiro darem uma olhada:

Conclusão

Nesse artigo passei por alguns dos métodos e processos que utilizo hoje para me organizar e também expliquei porque acredito que uma boa organização nos ajuda.

Quero saber se o texto fez sentido para você e também como hoje faz para se organizar. Deixa abaixo nos comentários e continuamos a conversa por lá.

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