Microsoft OneNoteを効果的に使うためのガイド

Microsoft OneNoteを効果的に使うためのガイド

OneNoteは、デジタル版のノートのようなものです。自分の考えを書き留めたり、今後のタスクを思い出したり、ToDoリストを整理したりと、様々な使い方ができます。

Microsoft OneNoteが完璧なのは、その多機能性にあります：

• エクセルのスプレッドシートをメモに組み込む、
• 会議のメモを取る
• 画像からテキストを抽出する、
• 買い物リストの作成と共有

会議のメモを取る管理職、注釈をつけるソフトウェア開発者、教室での共同プロジェクトを割り当てる6年生の教師、買い物リストを作成する保護者など、OneNoteを使えばどんな人でも簡単にメモを取ることができます。

このガイドでは、生産性を高めるOneNoteのベストプラクティスを紹介します。OneNoteとは何か、どのように使うのか？

Microsoft OneNoteとは？

Microsoft OneNoteは、MicrosoftのOffice 365クラウドに保存された情報を照合するためのデジタルノートアプリケーションです。Microsoft OneNoteのユーザーは、メモ、図面、音声コメント、画面の切り抜きなどをノートに記録することができます。インターネットやネットワークを介して、他のユーザーとリアルタイムでノートを共有し、共同作業を行うことができる。

OneNoteは、Mac、PC、Android、iPhone、iPadを問わず、すべてのユーザーが無料で利用できる。また、Microsoft OneNoteはMicrosoft 365の最新バージョンに統合されています。

OneNoteの機能は何ですか？

OneNoteはメモアプリとして、またすべてのメモのハブとして機能します。ノートを個別のノートブックやノートブック内のセクションに整理することができます。幅広いデジタルフォーマットに対応しているので、マルチメディアドキュメントをノートにピン留めすることができます。

Microsoft OneNoteでノートに追加できるデジタル形式には以下のものがあります：

• 画像
• 図
• ビデオ
• 音声

Microsoft OneNoteを使えば、外出先でもテキスト、画像、ファイルを素早く取り込むことができます。さらに、このアプリを使えば、コンピュータでもモバイルデバイスでも、他のOfficeスイートプログラムと簡単に併用することができます。

以上、OneNoteの基本的な使い方を説明しましたが、初めてOneNoteを使う方は、「初めてOneNoteを使うにはどうしたらいいか」という質問もあるかもしれません。幸いなことに、私たちはMicrosoft OneNoteの使い方を知っています。

Microsoft OneNoteの使い方

覚えておかなければならないことがたくさんあったり、タスクがたくさんあったり、突然アイデアが浮かんだりするなら、OneNoteはそれらを書き留めて整理するのに最適なアプリです。

OneNoteを仕事、プロジェクト管理、授業、指導、あるいはチームで使うかどうかにかかわらず、この記事の次の部分で取り上げるOneNoteのヒントに進むことができます。

でも、ちょっと待ってください。

まず、OneNoteの効果的な使い方を学ぶ前に、Microsoft OneNoteの基本的な使い方を理解する必要があります。

以下のMicrosoft OneNoteの使い方のチュートリアルに従って、正しいスタートを切りましょう。

1.クイックノートを作成する

こんな経験はよくありませんか？

のんびりランチを食べているときに、突然、打ち合わせの日程を決めるためにクライアントに電話する必要があることを思い出す。クイックノートは、忙しいスケジュールにもかかわらず、後で自分の考えを思い出すためにメモを作成する必要がある、このような状況に最適です。

OneNoteのクイックノートは、昔の黄色いメモのようなものです。アイデアや考えを素早くメモすれば、OneNoteが「クイックノート」ノートブックの「未整理ノート」セクションにページとして保存します。

2.ノートブックの作成

Microsoft OneNoteでは、テーマやプロジェクトごとに複数のノートブックを作成することができます（注：この手順はWindows用ですが、他のOSやデバイスでも同様です）。

• OneNoteアプリケーションを開きます。
• ノートブックを表示」ボタンをクリックします。
• 次に、開いたリストの一番下にある「ノートブック」ボタンをクリックします。
• ノートブック名」にノートブックの名前を付けます。
• ノートブックの作成」をクリックします。

3.ノートブックを開く

自分のノートブックやクイックノートを作成するだけでなく、他の人が作成したノートブックを開くこともできます。

• ノートブックを表示」ボタンをクリックします。
• リストが開いたら「その他のノートブック」をクリックします。
• 開きたいノートブックを選択し、「ノートブックを開く」をクリックします。

ヒント：探しているノートが見つからない場合は、「アカウントを追加」をクリックします。ノートブックが共有されたアカウントでログインします。

4.セクションの作成

このOneNoteのヒントは、OneNoteをどのように整理するか悩んでいる人のためのものです。テーマ別のセクションを作成することで、OneNoteをよりよく整理し、パーソナライズすることができます。セクションを作成すると、トピックや日付などでノートを整理できます。

セクションを作成するには

• ウィンドウの左側にあるセクションのリストの一番下にある「セクションの追加」または「セクション」をクリックします。

5.開いているノートブックの切り替え

OneNoteでは、複数のノートブックを同時に開くことができます。開いているノートブックを切り替えるには

• ノートブックを表示」をクリックします。
• ノートブックのリストが開きます。作業したいノートブックを選択します。
• ノートブックを切り替えるには、この手順を繰り返します。

なぜMicrosoft OneNoteを使う必要があるのですか？

OneNoteを使えば、アイデアを記録して整理することができ、仕事や勉強を効率的に進めることができます。

OneNoteとは何か」と「Microsoft OneNoteの使い方」に対する明確な答えがわかったところで、そもそもMicrosoft OneNoteを使うべき理由を見てみましょう。

では、「なぜMicrosoft OneNoteを使う必要があるのか」と聞かれたら、その理由は以下の通りです：

プロジェクト管理に最適

OneNoteは整理しやすいため、プロジェクト管理に最適です。

アジェンダ、タスク、メモ、ステータスレポート、その他ミーティングの詳細など、ミーティングごとに書類の山を作る代わりに、OneNoteにすべての情報を保存することができます。

さらに良いのは、OneNoteでメモを整理できるため、プロジェクト管理プロセスがより整理されたものになることです。

即座にリアルタイムでコラボレーション

OneNoteファイルを開いてアクセスし、チームや同僚と共有すれば、同僚は即座にあなたのファイルを閲覧し、共同作業を行うことができます。

社外秘の資料を含む機密性の高いノートには、部分的または全体的にパスワードで保護することができます。

会議でのメモをより良く、より速く

OneNoteを仕事で使うにはどうしたらいいか、多くの人が悩んでいます。

実際、これに対する答えは一つではありません。OneNoteは、メモアプリに期待されるほとんどすべてのことを提供し、あなたをしっかりと整理してくれます。

Microsoft OneNoteは、この種のツールの中で最も多機能なツールの1つです。OneNoteとは」で述べたように、このアプリは様々な種類のドキュメントに対応しており、会議中に重宝します。簡単なメモを作成したり、今後の会議の時間を確認したり、日記をチェックしたり、会議で録音した音声を追加したりできる。

使い慣れたインターフェース

エクセル、ワード、パワーポイントといったマイクロソフト・オフィスのツールのインターフェイスに慣れているなら、OneNoteのインターフェイスにも馴染みがあるだろう。

オンライン編集

他のMicrosoft Officeツールと同様、OneNoteの文書もブラウザからオンラインで編集できます。

ファイルをダウンロードしたり、アプリをデバイスにインストールしたりする必要はありません。

Microsoft OneNoteのベストプラクティス

先に述べたように、OneNoteは勉強や仕事など、さまざまなケースで役立ちます。しかし、このツールを最大限に活用するには、試行錯誤を重ねたOneNoteのヒントやトリックを活用しましょう。

1.読んだものをデジタル化する

OneNoteのベストプラクティスの一つは、読んだものをデジタル化することです。多くの人は、本や記事、雑誌を読むときにメモを取ったり、テキストにマーカーを引いたりします。オンラインの情報源となると、これは少し難しいかもしれません。

しかし、OneNoteにテキストをコピー＆ペーストするだけで、編集、箇条書きの追加、重要な段落のハイライト、ソースリンクの保存などが思いのままにできる。

2.定期的に整理・再編成する

常にノートを追加し、新しいノートブックを作成していると、ある時点で探しているものを見つけるのが難しくなることがあります。そのため、定期的にノートを整理することが大切です。

また、新しいノートにファイリングしたノートを使う必要がある場合もあります。このような場合は、整理し直して、揃えるべき関連コンテンツを見つけるようにしましょう。

OneNoteを整理するもうひとつの効果的な方法は、タグを使ってノートに優先順位をつけたり分類したりすることです。

タグは今後の検索に役立ちます。タグを付けたいテキストの行をクリックし、ドロップダウンメニューからタグを選択するだけです。1つのノートに複数のタグを追加することもできます。

3.Outlookカレンダーリマインダーとの併用

カレンダーは忙しい仕事のスケジュールと切っても切れない関係です。タスクや覚えておきたいことをOneNoteに取り込み、アプリ内でOutlookタスクを作成できます。例えば、新しい記事を書いた1時間後にリマインダーを設定できます。

4.完了したタスクは削除せずにアーカイブする

いつ古いコンテンツやノートが必要になるかわかりません。削除する代わりに、OneNoteに「アーカイブ」フォルダを作成し、古いノートをそのフォルダに追加しましょう。アーカイブフォルダ内でさらに整理が必要な場合は、その中にセクションやタグを作成できます。

こうすることで、情報を失うことなく、OneNoteでファイルを検索し、必要な情報を取り出すことができます。ノートを見つけるには、すべてのノートブックで検索すればよいのです。

チームWikiとしてのOneNote

OneNoteのタグと検索機能は、チームWikiとして使用するのに最適なツールです。

ノートブックを他の人と共有する場合は、OneNoteノートブックをOneDriveに作成し、他の人がアクセスできるようにしてください。

すでにノートブックをコンピュータに作成している場合は、まずOneDriveに移動する必要があります。OneDriveに移動しただけでは、他の人が見ることはできません。他の人と共有するには、共有をクリックします。

ノートを他の人と共有するためのリンクを作成するには、次の手順に従います：

• ファイル] タブ > [共有] > [共有リンクを取得]。

共有ノートの権限設定を変更するには：

• OneDriveに移動し、権限を変更するか、共有を停止します。

OneNote または SharePoint から共有された OneNote ドキュメントは、オフラインで利用できます。

6.ノートの検索

OneNoteのベストプラクティスの1つは、検索を使用するという非常に基本的なものです。

Microsoft OneNoteには検索機能が内蔵されており、ノートがどこにあっても見つけることができます。OneNote全体を検索し、探しているものを見つけるには、虫眼鏡を選択するか、Ctrl Fを押します。

OneNoteの検索

• 入力したテキスト
• 手書きのメモ
• 写真に表示された単語

検索を絞り込むこともできます。ドロップダウンリストを選択し、オプションを選択するだけです。OneNoteは、ノートや画像の検索語句をハイライト表示します。

7.手で描いて注釈を付ける

OneNoteでは、手描きのドローイングやメモでアイデアをすばやく書き留めることができます。この機能は、素早くノートを作成する際の時間節約になります。複雑なアイデアも手描きで表現でき、メモの中で重要なことを強調することもできます。

OneNoteの利点の1つは、手書きのメモをテキストに変換できることです。OneNoteで絵を描くには、リボンの「描画」タブを選択します。ペンの種類をクリックし、ノートに素早く絵を描きます。

8.パスワードでノートを保護

OneNoteのパスワード保護オプションは、あなたのプライベートなノートを覗き見から守るように設計されています。学校のノート、仕事の課題、ブログのコンテンツ、個人的な情報など、OneNoteに保管したいものが何であれ、パスワードを使って保護し、プライベートを守ることができます。

OneNoteノートブックのセクションをパスワードで保護すると、そのセクションのすべてのページがロックされます。正しいパスワードを入力するまで、ページを開くことはできません。

パスワードを紛失すると、誰もロックされたノートブックを開くことができなくなるので、パスワードの選択には注意が必要です。

9.ページテンプレートを活用する

OneNoteのテンプレートは、ノートブックの新しいページに適用できるページデザインで、統一感のある外観、魅力的な背景、一貫性のあるレイアウトを実現します。

OneNoteには、手帳、ToDoリスト、ページの背景など、いくつかのテンプレートが内蔵されています。独自のページテンプレートを作成したり、既存のテンプレートをカスタマイズすることもできます。

注：OneNoteのページテンプレートは、注釈のない新しいページにのみ適用できます。テンプレートには、ページの特定の場所に配置する必要があるコンテンツがあるからです。

結論

Microsoft OneNoteは、メモを取り、整理しておくのに最適な製品だと私は思う。

この製品を効果的に使えば、日常生活に何十もの直接的なメリットをもたらすだろう。