メールシーケンス：メールシーケンスとは何か？

企業や専門家は、顧客や同僚とのコミュニケーションに電子メールを利用している。多くの場合、メッセージのやり取りを伴います。このような場合、Eメールクライアントは、EメールシーケンスまたはEメールチェーンと呼ばれる1つのシーケンスに会話をグループ化することがよくあります。

Eメールシーケンスは、やり取りを簡素化し、複数のEメールの一貫性を保つのに最適な方法です。参加者はメールの履歴を素早く追跡でき、全員がループに入ることで透明性が保たれ、最も重要なことは、受信トレイの混乱を最小限に抑えることです。

メールスレッドはビジネスコミュニケーションの整理整頓に役立ちますが、欠点もあります。まず、会話が長引く可能性がある。このような場合、参加者は一連のメールの中から特定のメールを探すのに苦労します。第二に、参加者は自分にとって重要でないメールを受信してしまい、受信トレイがいっぱいになってしまう可能性がある。これは多くの人にとって迷惑なことです。

Eメールシーケンスを最大限に活用するためには、参加者全員と協力し、シーケンスをより有意義なものにすることが重要です。この記事では、メールスレッドについて詳しく説明し、会話をより効率的にするために活用できる5つのベストプラクティスをご紹介します。

メールシーケンスとは？

メールシーケンスとは、一連のメッセージと返信を含む1つのメール会話のことです。すべてのメールを個別に表示するのではなく、スレッドにまとめて表示します。メールスレッドは自動的に時系列に整理され、最新の返信が一番上に表示されます。

メールスレッドでは、すべての返信がすべての受信者に表示されます。ただし、”すべて返信 “ではなく、”返信 “機能を使用することで、特定の時間に誰かを除外することが可能です。メールスレッドでは、あなたとグループ内の他の人との間で行われている会話全体を追跡することができます。そのため、プロジェクトやクライアントとのやりとりの際に、以前のディスカッションを簡単に参照することができます。

スレッドを使用する場合、すべてのメールクライアントがサポートしているわけではないことに注意する必要があります。つまり、あなたや他の人のメールサーバーがスレッドに対応していない場合、あなたは一連の返信を新しいメールとして受信トレイに受け取ることになります。しかし、Gmail、Zoho Mail、Outlookなど、最も広く使われているメールクライアントはスレッドをサポートしています。LLCやスタートアップなど、自分の会社を立ち上げる際には、メールのスレッドをサポートしているクライアントを選びましょう。

このことを念頭に置いて、あなたのメールシーケンスを価値あるものにする方法をいくつか探ってみましょう。

メールシーケンス5つのベストプラクティス

メールシークエンスは、コミュニケーションやマーケティングをシンプルにするのに役立ちます。参加者が受信者ごとに受信ボックスを埋める必要がなく、全員が元のメッセージに返信できるようになります。これにより、トラッキングとアカウンタビリティが容易になります。

しかし、会話に参加する人が多すぎたり、メッセージのやり取りが多すぎたりすると、コミュニケーション環境は混乱しやすくなります。これは受信箱の過負荷や生産性の低下につながる可能性がある。このような事態を避けるには、健全なメールでの会話を促進するためのルールを確立し、戦略を実行することが重要です。

まずは以下の5つの実践から始めてみましょう：

• 順序を短くする
• 適切な順序でメールを送る
• フォーマルであること
• 適切なメールマナーを守る
• メールを構造化する

1. シークエンスを短くする

メールシーケンスの管理方法を知らないと、管理しきれなくなってしまいます。終わりのない無意味なループに陥ってしまうこともあります。メールスレッドが長くなりすぎるのは、曖昧な人がいることと、スレッドを唯一のコミュニケーションチャネルとして利用している人がいることの2つが原因です。

スレッドを短く保つために、全員にメールでできるだけ多くの情報を提供するよう促しましょう。そうすることで、質問を解決しやすくなり、他の参加者が質問をしすぎて会話が長引くのを防ぐことができます。あなたのメールは、受信者が即座に決断できるようなものでなければなりません。

例えば、説明を求めるのであれば、「はい」か「いいえ」で答えるようにしましょう。受信者が必要とするすべての情報を提供しましょう。そうすることで、相手が再度説明を求める手紙を書く必要がなくなります。

あなたが説明を求める側の場合、3～4通の異なるメールを送るのではなく、1通のメールであなたの懸念事項をすべて説明するようにしてください。そうすることで、相手は1通のメールであなたの質問にすべて答えることになります。たしかにメールは長くなるかもしれないが、少なくともシーケンスや受信トレイに負荷をかける必要はない。

最後に、すべてをEメールにする必要はない。すべてを記録に残したいかもしれませんが、すべてを記録に残す必要はありません。どのような情報を記録してほしいか、他の参加者と話し合ってください。人によっては、形式的な手続きやお礼の言葉、「近況報告ありがとう」という終わりのないメールを省略しても構わない人もいる。

2.関連した順序でメールを続ける（話題を逸らさない）。

終わりのないEメールのスレッドはやる気をなくさせ、不要なEメールと同じくらい疲れるものです。その主な原因のひとつは、本来の件名から外れてしまうことです。その結果、関連性のないメールばかりになり、有益な情報を見つけるのが難しくなります。最終的には、参加者が説明を求めるたびに同じ質問をしたり、すでに終了したディスカッションを復活させたりすることになる。

これを避ける唯一の方法は、最初からルールを決めておくことです。シークエンスを作成したらすぐに、参加者にはメールのテーマに関連した情報のみを議論するよう伝えましょう。トピックに関係のない他の問題がある場合は、新しいスレッドを作成するか、別のコミュニケーションチャネルを通じてその問題をフォローアップする必要があります。

顧客に対応する際にも、同じ戦略を適用する必要がある。おそらく、あなたと顧客が支払いや配送、保証について話し合うメールのスレッドがあるでしょう。その会話が終わり、フィードバックのフォローアップが必要になったら、新しいシーケンスを開始するのがベストです。新しいメールでは、受信者の気分をリフレッシュさせるために、導入部に以前のディスカッションの要約を記載します。

このように、Eメール・シークエンスを適切かつ効率的で有益なものに保つには、シークエンスを途切れさせないようにすることが大切です。

3.フォーマルであること

メールのやり取りは、ビジネスにおいて欠かせないコミュニケーションチャネルです。もしあなたがプロフェッショナルとしてメールに参加し、自分のメールを読んでもらい、信頼されたいのであれば、フォーマルなメールにする必要があります。最初のステップは、Eメールの会話に関連性を持たせることですが、それだけにとどまりません。

シークエンスのフォーマルさを保つには、最初から最後までプロフェッショナルな口調を保つことです。これは、正しい挨拶、別れの挨拶、適切なメール署名を使うことを意味します。しかし、最も重要なのは、内容がフォーマルであることです。感情的なメールは避けましょう。

例えば、怒りに満ちたメールを送ると、受信者は軽蔑されていると感じ、問題に対処する代わりに報復することに集中するかもしれません。また、非常に興奮している場合は、お祝いのメッセージばかりを並べたシークエンスになりかねません。どちらの場合も、関連する情報がシークエンスの中で抜け落ちてしまうことになる。

シークエンスの中でプロフェッショナルな状態を保つもう一つの方法は、”CC “と “CCO “フィールドを正しく使うことです。メッセージは必要な人にだけ転送しましょう。

最後に、メールは要点を簡潔にまとめましょう。これは、略語や頭字語を乱用するという意味ではありません。わかりやすい言葉を使い、参加者全員が理解できるように書きましょう。財務部のジョンとの内輪ネタは？それは避けましょう。

4.適切なEメールエチケットを使う

メールのスレッドには、他のコミュニケーションと同じように、健全な会話をするために参加者全員が守らなければならないガイドラインがあります。これらのルールを尊重することで、一連の流れが手に負えなくなるのを防ぐことができます。

シークエンスで実践すべき電子メールのエチケットには、次のようなものがあります：

リクエストに応える：複数の受信者がいて、誰かが確認やフィードバックを要求してきた場合、できるだけ早く返答するのがベストです。そうすることで、相手はあなたの返事を求めて新たにメールを書く必要がなくなります。すぐに返答ができない場合でも、いつ更新されるかを知らせておきましょう。

受信者に新着情報を知らせる：これは、どのようなシークエンスに参加する際にも覚えておくべき一般的な礼儀です。時折、新しい人を会話に加える必要があるかもしれません。そんなときは、受信者に知らせましょう。メールの冒頭でその旨を伝えましょう。

明確な指示を出す：受信者がメールを読んで行動を起こすことを期待する場合は、そのことを明確に伝えましょう。これは特にビジネスには欠かせません。顧客を転換させたり誘導したりするためには、明確で直接的なメッセージを使う必要があります。明確な指示を出すことで、不必要な会話を減らすことができます。

5.メールを適切に構成する

個人的なものであれ、仕事上のものであれ、Eメールを書くときは、受信者が読みやすく、スクロールしやすいものにする必要があります。明確で魅力的なメールにしたいものです。これは、メールを適切に構成することで初めて可能になります。

適切なメールの流れは、注目を集める件名、挨拶、メール本文、別れの挨拶、署名です。これらの5つのパートを段落に分け、たとえ一文であってもメールの内容を理解しやすくする必要があります。

メールの段落は短くし、最も役に立つ情報から始めることを意識しましょう。詳細なメールを書く場合は、箇条書きや番号付きリストを使うことも検討しましょう。そうすることで、読み手は簡単にメールをスクロールすることができ、あなたのビジョンをより理解しやすくなります。

最後に、メールを送信する前に、そのメールが理解しやすく、間違いのないものであることを確認してください。

メールシークエンスを使いやすくする

Eメールシークエンスは、会話を円滑に進めるための強力な方法です。しかし、本来の目的から外れてしまいがちです。特に、一語一句の返信でシーケンスをチャットにしてしまうと、本来の目的から外れてしまいます。しかし、ルールを決め、関連性を持たせ、礼儀を守ることで、メールスレッドを有益なものにすることができます。

メール・シークエンスを最大限に活用するには、参加者全員が協力し合うことが必要です。全員が同じ意見になるまで、より柔軟に対応する必要があるでしょう。

最後に、メールクライアントやメールマーケティングツールが提供するすべての機能を活用することを検討してください。そうすることで、会話をグループ化し、ノイズをフィルタリングして受信トレイをすっきりさせることができます。

メールのスレッドを上手に使い、整理するためのヒントはいかがでしたか？コメントで教えてください。

楽しんでください！