Votre guide pour utiliser Microsoft OneNote de manière efficace
OneNote est comme une version numérique d’un cahier que vous gardez à portée de main pour des notes rapides. Vous pouvez l’utiliser pour capturer vos idées, vous rappeler des tâches futures, organiser des listes de tâches, et bien plus encore.
Ce qui rend Microsoft OneNote parfait, c’est sa polyvalence, vous pouvez l’utiliser pour :
- Incorporer des feuilles de calcul Excel dans vos notes,
- Prendre des notes lors de réunions,
- Extraire du texte à partir d’images,
- Créer et partager votre liste de courses.
Que vous soyez un gestionnaire qui prend des notes lors de réunions, un développeur de logiciels qui fournit des annotations, un enseignant de sixième année qui assigne des projets collaboratifs en classe, ou un parent qui prépare une liste de courses, OneNote peut faciliter les choses pour vous.
Dans ce guide, nous allons parcourir les meilleures pratiques de OneNote pour augmenter la productivité. Alors, qu’est-ce que OneNote et comment l’utilisez-vous ?
Qu’est-ce que Microsoft OneNote ?
Microsoft OneNote est une application de prise de notes numériques qui rassemble des informations stockées dans le cloud d’Office 365 de Microsoft. Les utilisateurs de Microsoft OneNote peuvent enregistrer des notes, des dessins, des commentaires audio et des captures d’écran dans leurs notes. Ils peuvent partager et utiliser les notes en collaboration en temps réel avec d’autres utilisateurs via Internet ou un réseau.
OneNote est gratuit pour tous les utilisateurs, que vous utilisiez un Mac, un PC, un Android, un iPhone ou un iPad. De plus, Microsoft OneNote est intégré aux versions les plus récentes de Microsoft 365.
Quelle est la fonction de OneNote ?
OneNote fonctionne comme une application de prise de notes et un hub pour toutes vos notes. Il vous permet d’organiser les notes dans des cahiers séparés et des sections à l’intérieur des cahiers. Vous pouvez épingler des documents multimédias dans vos notes, car il est compatible avec une large gamme de formats numériques.
Les formats numériques que vous pouvez ajouter à vos notes dans Microsoft OneNote incluent :
- Images
- Diagrammes
- Vidéos
- Audio
Avec Microsoft OneNote, les utilisateurs peuvent capturer rapidement du texte, des images et des fichiers, même en déplacement. De plus, l’application facilite l’utilisation avec d’autres programmes de la suite Office, aussi bien sur votre ordinateur que sur vos appareils mobiles.
Maintenant que nous avons répondu aux questions de base sur OneNote, vous pouvez également vous demander : « comment utiliser OneNote pour la première fois ». Heureusement, nous savons comment utiliser Microsoft OneNote et, d’ici quelques phrases, vous le saurez également.
Comment utiliser Microsoft OneNote
Si vous avez beaucoup de choses à retenir, de nombreuses tâches à mémoriser et des idées qui surgissent soudainement, OneNote est l’application parfaite pour les noter et les organiser.
Que vous utilisiez OneNote au travail, pour la gestion de projets, les cours, l’enseignement ou en équipe, vous pouvez passer aux astuces de OneNote que nous aborderons dans la prochaine partie de cet article.
Mais attendez un instant.
Tout d’abord, vous devez comprendre comment utiliser Microsoft OneNote avec les bases avant d’apprendre à utiliser OneNote de manière efficace.
Suivez le tutoriel ci-dessous sur la façon d’utiliser Microsoft OneNote pour commencer du bon pied.
1. réez une note rapide
Vous déjeunez tranquillement et soudain, vous vous souvenez que vous devez appeler un client pour planifier une réunion. Les notes rapides sont idéales pour des situations comme celle-ci, lorsque vous avez besoin de prendre des notes pour vous rappeler de vos pensées plus tard, malgré votre emploi du temps chargé.
Les notes rapides dans OneNote sont comme de bons vieux post-it jaunes. Prenez rapidement des notes sur vos idées et vos réflexions, et OneNote les sauvegardera en tant que page dans la section « Notes non archivées » du cahier « Notes rapides ».
2. Créez un cahier
Microsoft OneNote vous permet de créer plusieurs cahiers pour différents sujets ou projets, quand vous le souhaitez. (Remarque : ces instructions sont pour Windows, mais elles sont similaires sur d’autres systèmes d’exploitation et appareils.)
- Ouvrez l’application OneNote.
- Cliquez sur le bouton « Afficher les blocs-notes ».
- Ensuite, cliquez sur le bouton « + Cahier », qui se trouve en bas de la liste qui s’ouvre.
- Donnez un nom à votre cahier dans la boîte « Nom du cahier ».
- Ensuite, cliquez sur « Créer le cahier ».
3. Ouvrez vos cahiers
Voici une autre instruction utile sur la façon d’utiliser Microsoft OneNote : en plus de créer vos propres cahiers et notes rapides, vous pouvez également ouvrir des cahiers créés par d’autres personnes et partagés avec vous.
- Cliquez sur le bouton « Afficher les blocs-notes ».
- Ensuite, cliquez sur « Plus de blocs-notes » lorsque la liste s’ouvre.
- Sélectionnez le cahier que vous souhaitez ouvrir et cliquez sur « Ouvrir le cahier ».
Astuce : Si vous ne trouvez pas la note que vous recherchez, cliquez sur « Ajouter un compte ». Connectez-vous avec le compte sur lequel le cahier a été partagé avec vous.
4. Créez des sections
Ce conseil OneNote est pour ceux qui se demandent comment organiser OneNote. Vous pouvez créer des sections thématiques pour une meilleure organisation et personnalisation de OneNote. Les sections aident à organiser les notes, par exemple par sujets ou par dates.
Pour créer une section :
- Cliquez sur « + Ajouter une section » ou « + Section » en bas de la liste des sections à gauche de la fenêtre.
5. Basculez entre vos cahiers ouverts
Une autre fonctionnalité intéressante de OneNote est qu’il vous permet d’ouvrir plusieurs cahiers en même temps. Pour basculer entre vos cahiers ouverts :
- Cliquez sur « Afficher les blocs-notes ».
- Une liste de cahiers s’ouvrira. Sélectionnez les cahiers sur lesquels vous souhaitez travailler.
- Répétez ces étapes pour basculer entre vos cahiers.
Pourquoi devriez-vous utiliser Microsoft OneNote ?
OneNote vous permet de capturer et d’organiser vos idées, ce qui facilite le travail ou les études efficaces.
Maintenant que vous avez des réponses claires à la question « qu’est-ce que OneNote » et comment utiliser Microsoft OneNote, examinons les raisons pour lesquelles vous devriez utiliser Microsoft OneNote en premier lieu.
Donc, si vous vous demandez « pourquoi devrais-je utiliser Microsoft OneNote », voici les raisons :
Idéal pour la gestion de projets
L’organisation de OneNote en fait l’application parfaite pour la gestion de projets.
Au lieu de créer des piles de documents pour chaque réunion, tels que l’ordre du jour, les tâches, les notes, les rapports d’état et autres détails de la réunion, vous pouvez stocker toutes les informations dans OneNote.
Ce qui est encore mieux, c’est que vous pouvez organiser vos notes dans OneNote, ce qui rend votre processus de gestion de projet plus organisé.
Collaboration instantanée et en temps réel
Si vous ouvrez votre fichier OneNote pour y accéder et le partager avec votre équipe ou vos collègues, ils peuvent voir instantanément vos fichiers et collaborer.
Pour les notes sensibles qui incluent des informations confidentielles, vous pouvez protéger partiellement ou totalement le cahier avec un mot de passe.
Meilleures et plus rapides prises de notes lors des réunions
De nombreuses personnes se demandent comment utiliser OneNote au travail.
En fait, il n’y a pas de réponse unique à cela ; il offre presque tout ce que vous attendez d’une application de prise de notes et le maintient bien organisé.
Microsoft OneNote est l’un des outils les plus polyvalents de sa catégorie. Comme nous l’avons mentionné dans « Qu’est-ce que OneNote », l’application prend en charge une variété de types de documents, ce qui est utile pendant les réunions. Vous pouvez prendre des notes rapides, vérifier les horaires des prochaines réunions, consulter votre agenda et ajouter l’enregistrement audio de la réunion.
Interface familière
Si vous êtes habitué à l’interface des outils Microsoft Office tels que Excel, Word et PowerPoint, vous serez également familiarisé avec l’interface de OneNote.
Édition en ligne
Tout comme les autres outils Microsoft Office, les documents OneNote peuvent être édités en ligne dans n’importe quel navigateur.
Vous n’avez pas besoin de télécharger les fichiers ou d’avoir l’application installée sur votre appareil.
Meilleures pratiques pour utiliser Microsoft OneNote
Comme nous l’avons mentionné précédemment, OneNote peut être utile dans de nombreux cas, y compris les études ou le travail. Mais pour tirer le meilleur parti de cet outil, vous pouvez utiliser quelques conseils et astuces éprouvés de OneNote.
1. Numérisez ce que vous lisez
L’une des meilleures pratiques de OneNote que nous suggérons est de numériser ce que vous lisez. La plupart des gens aiment prendre des notes et surligner des textes lorsqu’ils lisent des livres, des articles et des magazines. Lorsqu’il s’agit de sources en ligne, cela peut être un peu difficile.
Mais vous pouvez simplement copier et coller des textes dans votre OneNote, puis les modifier, ajouter des marqueurs, surligner des paragraphes importants et également enregistrer le lien de la source comme vous le souhaitez.
2. Organisez et réorganisez régulièrement
Si vous ajoutez constamment des notes et créez de nouveaux cahiers, il peut devenir difficile de trouver ce que vous recherchez à un moment donné. C’est pourquoi il est important d’organiser régulièrement vos notes.
De plus, parfois, vous pouvez avoir besoin d’utiliser des notes qui ont été archivées dans une nouvelle note. Dans ces cas, essayez de réorganiser et de trouver du contenu connexe qui devrait être aligné.
Une autre façon efficace d’organiser OneNote est d’utiliser des balises pour prioriser et catégoriser les notes.
Les balises peuvent aider dans vos recherches futures. Il suffit de cliquer sur la ligne de texte que vous souhaitez marquer et de sélectionner une balise dans le menu déroulant. Il est également possible d’ajouter plusieurs balises à une seule note.
3. Utilisez avec les rappels du calendrier Outlook
Les calendriers font partie intégrante des agendas de travail chargés. Vous pouvez capturer vos tâches ou simplement les choses dont vous avez besoin de vous rappeler dans OneNote, puis créer une tâche Outlook à partir de l’application. Vous pouvez définir un rappel, par exemple, pour une heure après avoir écrit votre nouvel article.
4. Ne supprimez pas, archivez les tâches terminées
Vous ne savez jamais quand vous aurez besoin de contenus ou de notes anciennes. Au lieu de les supprimer, créez un dossier « Archives » dans OneNote et ajoutez les anciennes notes dans ce dossier. Si vous avez besoin d’une organisation supplémentaire à l’intérieur du dossier d’archives, vous pouvez créer des sections et des balises à l’intérieur.
De cette façon, vous ne perdrez aucune information et OneNote pourra toujours rechercher dans ces fichiers et vous apporter ce dont vous avez besoin. Pour trouver vos notes, il suffit de les rechercher dans tous vos cahiers.
OneNote comme un wiki d’équipe
Les balises et la capacité de recherche de OneNote en font un outil parfait à utiliser comme un wiki d’équipe.
Si vous prévoyez de partager votre cahier avec d’autres personnes, assurez-vous de créer votre cahier OneNote sur OneDrive afin que d’autres personnes puissent y accéder.
Si vous avez déjà créé votre cahier sur votre ordinateur, vous devez alors le déplacer vers OneDrive d’abord. Le fait qu’il soit maintenant sur OneDrive ne signifie pas que les autres peuvent le voir. Cliquez sur partager pour le partager avec d’autres personnes.
Pour générer un lien pour partager votre note avec d’autres personnes :
- Onglet Fichier>Partager>Obtenir un lien de partage.
Pour modifier les paramètres de permission de votre note partagée :
- Accédez à votre OneDrive et modifiez les autorisations ou arrêtez de partager.
Les documents OneNote sont disponibles hors ligne lorsqu’ils sont partagés à partir de OneNote ou SharePoint.
6. Recherchez dans vos notes
L’une des meilleures pratiques de OneNote est une pratique très basique ; utilisez la recherche.
Microsoft OneNote dispose d’une fonction de recherche intégrée qui vous aide à trouver vos notes où qu’elles soient. Pour rechercher dans tout votre OneNote et trouver ce que vous recherchez, sélectionnez la loupe ou appuyez sur Ctrl+F. Ensuite, saisissez un mot ou une phrase de recherche.
OneNote recherche :
- Le texte tapé
- Les notes écrites à la main
- Les mots affichés dans les images
Il est également possible d’affiner la recherche. Il suffit de sélectionner la liste déroulante et de choisir une option. OneNote met en évidence le mot ou la phrase de recherche dans les notes et les images.
7. Faites des dessins et des annotations à la main
OneNote vous permet de capturer rapidement vos idées avec des dessins et des annotations à la main. Cette fonctionnalité vous fait gagner du temps lors de prises de notes rapides. Vous pouvez capturer des idées complexes avec un dessin rapide et mettre en évidence des choses importantes dans une note.
L’un des avantages de OneNote est qu’il peut convertir les annotations manuscrites en texte. Pour dessiner dans OneNote, sélectionnez l’onglet « Dessiner » dans le ruban. Ensuite, cliquez sur le type de stylo souhaité et commencez à faire un dessin rapide dans vos notes.
8. Protégez vos notes par des mots de passe
L’option de protection par mot de passe dans OneNote est conçue pour garder vos notes privées en sécurité contre les regards indiscrets. Ainsi, que vous souhaitiez garder vos notes scolaires, vos tâches professionnelles, votre contenu de blog ou vos informations personnelles dans OneNote, vous pouvez les protéger et les garder privées par des mots de passe.
Lorsque vous protégez une section d’un cahier OneNote par un mot de passe, toutes les pages de cette section seront verrouillées. Elles ne seront pas ouvertes tant que vous n’aurez pas saisi le bon mot de passe.
Veuillez noter que vous devez être prudent dans le choix d’un mot de passe, car personne ne pourra ouvrir votre note verrouillée si vous perdez le mot de passe.
9. Profitez des modèles de pages
Un modèle de OneNote est une conception de page applicable aux nouvelles pages de votre cahier pour leur donner une apparence uniforme, un arrière-plan attrayant et une mise en page cohérente.
OneNote est livré avec plusieurs modèles intégrés, tels que des planificateurs, des listes de tâches et des arrière-plans de page. Vous pouvez créer vos propres modèles de page ou personnaliser un modèle existant.
Remarque : Les modèles de page de OneNote ne peuvent être appliqués qu’aux nouvelles pages sans notes, car les modèles contiennent du contenu qui doit être placé à des endroits spécifiques de la page.
Conclusion
Microsoft OneNote, à mon avis, est le produit parfait pour prendre des notes et les organiser.
Si vous parvenez à utiliser le produit de manière efficace, il aura des dizaines d’avantages directs dans votre vie quotidienne.
